Документальное оформление операций по учету расчетов

Все хозяйственные операции, проводимые ОАО "Липецкэнерго" оформляются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утвержден приказом генерального директора № 47 от 10.01.2007 г. по согласованию с главным бухгалтером ОАО "Липецкэнерго".

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

В соответствии с нормативным законодательством и учетной политикой в ОАО "Липецкэнерго" для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы составляются на компьютере. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Существует определенный порядок составления и обработки документов, а также их изъятие, продажа и гибель.

В ОАО "Липецкэнерго" документы составляются на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполняются, то свободное место прочёркивают. Поступившие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Папки с документами переплетаются. Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчётов и других материалов определены приказом.

Для осуществления расчетов наличными деньгами ОАО "Липецкэнерго" имеет кассу, и кассир Т.И. Семенова ведет кассовую книгу по установленной форме. Все операции по поступлению и расходованию денежных средств Т.И. Семенова записывает в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в ней заверено подписями генерального директора и главного бухгалтера ОАО "Липецкэнерго".

Операции с наличными средствами оформляются с помощью приходных кассовых и расходных кассовых ордеров. Прием наличных денег, поступающих в кассу организации производится по приходным кассовым ордерам формы №КО-1, который выписывает бухгалтер Е.С. Яковлева и подписывает главный бухгалтер Н.М. Новикова.

Так, 23.12.2007 г. в оплату за согласование подключения к электросетям железной дороги от В.А. Копыловой было принято 2186,53 руб. (приложение 15). В ОАО "Липецкэнерго" был выписан приходный кассовый ордер №25/58, в котором были указаны все необходимые реквизиты, включая основание для выписки ордера (квитанция и заявление). Данный приходный ордер был подписан главным бухгалтером Н.М. Новиковой и в нем содержится роспись кассира Т.И. Семеновой, свидетельствующая о поступлении денег в кассу. Лицу, внесшему деньги - В.А. Копыловой, была выдана квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера Н.М. Новиковой и кассира Т.И. Семеновой, заверенная печатью.

Приходными кассовыми ордерами в исследуемой организации оформляется поступление выручки от юридических лиц и частных предпринимателей. При поступлении наличных денежных средств от населения расчеты оформляются с помощью контрольно-кассовой машины: выбивается чек, который отдается покупателю, а дублирование суммы производится на кассовой ленте в ККМ. Затем в конце дня составляется один приходный ордер, в котором фиксируется вся сумма выручки за день, выбитая кассиром-операционистом согласно Z-отчету.

За 15 минут до окончания рабочего дня (в 17 часов 45 минут) ежедневно выручка из кассы ОАО "Липецкэнерго" забирается инкассаторами ОАО "Липецккомбанка". На следующий день выручка зачисляется на расчетный счет.

Для принятия денег от населения ОАО "Липецкэнерго" имеется одна ККМ, соответствующим образом зарегистрированная в налоговой инспекции. По окончании рабочего дня кассир-операционист составляет отчет и сдает выручку в кассу организации. Для этого выписывается приходный кассовый ордер. Так, за 23.12.2007г. в кассу ОАО "Липецкэнерго" поступила выручка в сумме 5098,64 руб.

Следует отметить, что в настоящее время, в связи с введением Закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", стало обязательно применение ККМ и при расчетах с юридическими лицами. Поэтому в ОАО "Липецкэнерго" выпиской приходных ордеров занимается два человека: бухгалтер, ведущий учет товаров и их реализации и кассир, принимающий деньги от кассиров-операционистов (журнал кассира - операциониста). Для того чтобы не было путаницы в регистрации Книгу регистрации приходных кассовых ордеров ведет кассир, он же вписывает в нее ПКО, выписанные бухгалтером, присваивая им второй порядковый номер. Выписка приходных и расходных кассовых ордеров в организации ведется автоматизировано, с использованием программы "1 С Бухгалтерия".

Выдача наличных денег из кассы ОАО "Липецкэнерго" производится по расходным кассовым ордерам формы №КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям). Автоматически в программе задаются реквизиты и исходные данные. После стоит только выбрать необходимые данные из справочника и проставить в полях заполнения.

В ОАО "Липецкэнерго" 20.10.2007 г. РКО №12/44 из кассы организации сметчику Т.И. Колыхаловой была выдана сумма 2 500 (Две тысячи пятьсот) рублей для участия в семинаре (приложение 16).

Также с помощью расходного кассового ордера выдаются наличные деньги на внесение на расчетный счет организации. Для этого делается расходный кассовый ордер на имя кассира ОАО "Липецкэнерго". После заполняется объявление на взнос наличными, в котором проставляются все реквизиты ОАО "Липецкэнерго", ставится сумма и подпись бухгалтера Е.С. Яковлевой, который будет делать взнос. Далее вносителю возвращается корешок от объявления, который ответственное лицо приколет к расходному кассовому ордеру как основание для выдачи денег.

После оформления кассовых документов бухгалтер делает записи в кассовой книге. Второй экземпляр кассовой книги называется отчётом кассира, к нему прикладываются все первичные документы в порядке их следования (приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера). На основании отчёта кассира составляются учётные регистры. Для учёта наличия и движения денежных средств в организации используется активный счёт 50 "Касса", сальдо счёта указывает на наличие свободных денег организации на начало и конец месяца. Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации. По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств из кассы.

Таким образом, все операции наличными средствами оформляются в строго установленном порядке приходными и расходными кассовыми ордерами, в отдельных случаях расход наличных денежных средств оформляется ведомостями. Для отражения в учете движений с наличными денежными средствами в ОАО "Липецкэнерго" служит счет 50 "Касса", по дебету которого отражается поступление денежных средств, а по кредиту - их расходование.

ОАО "Липецкэнерго" имеет 2 расчетных счета. На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка и прочие начисления. С расчетного счета производятся почти все платежи ОАО "Липецкэнерго": оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, Фонду социального страхования, получение денег в кассу для выдачи материальной помощи, премий и т.п.

Рассмотрим порядок документального оформления основных форм безналичных расчетов, используемых ОАО "Липецкэнерго". Безналичные расчеты осуществляются в соответствии с Положением ЦБ РФ "О безналичных расчетах в РФ" [16].

Так, платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, если это установлено договором банковского счета.

Платежными поручениями в ОАО "Липецкэнерго" производятся:

1) перечисления денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги (платежное поручение №15 от 18.07.2007 г);

2) перечисления денежных средств в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды (платежное поручение №280 от 15.12.2007 г);

3) перечисления денежных средств в целях возврата/размещения кредитов (займов) /депозитов и уплаты процентов по ним (платежное поручение №44 от 14.03.2007 г);

4) перечисления по распоряжениям физических лиц или в пользу физических лиц (в том числе без открытия счета);

5) перечисления денежных средств в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

Все платежные поручения составляются на бланке формы 0401060.

Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете ОАО "Липецкэнерго".

В ОАО "Липецкэнерго" 15.12.2007 г. платежными поручениями №280, 282, 283, 284 были сделаны перечисления авансовых платежей по налогам в ФСС, ФОМС, ПФР. Платежные поручения были выписаны в 2-х экземплярах. Платежное поручение регистрируется в специальном журнале регистраций, затем печатается на компьютере. В платежном поручении сначала указывается наименование плательщика (его полное название, или принятое сокращение), номер его расчетного счета, банк, в котором находится его расчетный счет и город, в котором находится банк, корреспондентский счет банка, и БИК. Все эти реквизиты необходимы для убыстрения процедуры расчетов. Далее указывают аналогичные реквизиты получателя и его банка. Сумму пишут сначала цифрами, а затем прописью с целью избежания неправильной трактовки.

Право подписывать расчетные документы имеют генеральный директор и главный бухгалтер ОАО "Липецкэнерго", их подписи подтверждены в "карточке с образцами подписей и оттиска печати". Каждый расчетный документ, поступающий в банк для оплаты или получения денег с расчетного счета, оператор банка проверяет на соответствие подписей и печати образцам, заявленным в карточке.

Удостоверившись в правильности заполнения платежного поручения и сверив подписи, банковский работник на экземпляре ОАО "Липецкэнерго" ставит штамп, свидетельствующий об оплате и отдает этот экземпляр бухгалтеру ОАО "Липецэнерго". После обработки платежных поручений и проведения всех операций внутри банка, бухгалтеру выдается выписка с расчетного счета, в которой отражена сумма, указанная в платежном поручении.

Расчеты платежными поручениями имеют ряд достоинств по сравнению с другими формами расчетов: относительно простой и быстрый документооборот, ускорение движения денежных средств, возможность плательщика предварительной проверки качества оплачиваемых товаров или услуг, возможность использовать данную форму расчетов при нетоварных платежах, что делает расчеты платежными поручениями наиболее перспективной формой расчетов.

Далее рассмотрим порядок документального оформления расчетных операций платежными требованиями.

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором.

Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Без акцепта плательщика расчеты платежными требованиями осуществляются в случаях: установленных законодательством; предусмотренных сторонами по основному договору при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.

Платежное требование составляется на бланке формы 0401061.

Кроме реквизитов, которые оговариваются в платежном поручении и уже были перечислены выше, в платежном требовании указываются:

1) условие оплаты;

2) срок для акцепта;

3) дата отсылки (вручения) плательщику предусмотренных договором документов в случае, если эти документы были отосланы (вручены) им плательщику;

4) наименование товара (выполненных работ, оказанных услуг), номер и дата договора, номера документов, подтверждающих поставку товара (выполнение работ, оказание услуг), дата поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), способ поставки товара и другие реквизиты - в поле "Назначение платежа".

Расчеты платежными требованиями могут осуществляться с акцептом плательщиков и без их акцепта. При осуществлении расчетов платежными требованиями без акцепта плательщика в платежном требовании на безакцептное списание денежных средств со счетов плательщиков на основании законодательства в поле "Условие оплаты" получатель средств проставляет "без акцепта", а также делает ссылку на закон (с указанием его номера, даты принятия), на основании которого осуществляется взыскание. В поле "Назначение платежа" взыскателем в установленных случаях указываются показания измерительных приборов и действующие тарифы.

При отсутствии указания "без акцепта" платежные требования подлежат оплате плательщиком в порядке предварительного акцепта со сроком для акцепта три рабочих дня. Банки не рассматривают по существу возражений плательщиков по списанию денежных средств с их счетов в безакцептном порядке. Ответственность за обоснованность выставления платежного требования на безакцептное списание денежных средств несет получатель средств.

В своей деятельности ОАО "Липецкэнерго" также используют чеки. Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является лицо (юридическое или физическое), имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - лицо (юридическое или физическое), в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.

Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя. Чекодатель не вправе отозвать чек до истечения установленного срока для его предъявления к оплате. Представление чека в банк, обслуживающий чекодержателя, для получения платежа считается предъявлением чека к оплате. Плательщик по чеку обязан удостовериться всеми доступными ему способами в подлинности чека.

Так, 20.12.2007 г. по чеку №Е9876543 в ОАО "Липецккомбанке" было получено 3 600 (Три тысячи шестьсот) рублей для выдачи на командировочные расходы инженеру ПТО Л.И. Голиковой.

Обобщение операций по счетам в банке производится в выписке с расчетного или иного счета, в которой содержится перечень произведенных организацией за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены и списаны средства, а также документы, выписанные предприятием. Выписка из расчетного счета - второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ему банком. Она заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей.

Существуют и другие формы безналичных расчетов: инкассо, аккредитив, вексель. В практике ОАО "Липецкэнерго" эти формы не применяются, но, тем не менее, их необходимо перечислить.

Инкассо - это банковская операция, посредством которой банк по поручению своего клиента получает причитающиеся ему денежные средства от других предприятий и организаций на основе расчетных, товарных и денежных документов. При инкассовой услуге банк поставщика сам пересылает платежные требования-поручения в банк плательщика через органы связи специальной почтой. При взаимной договоренности между поставщиком и покупателем и их банками в целях ускорения расчетов почтовая пересылка документов из банка поставщика в банк плательщика заменяется передачей их содержания по телетайпу или телефаксу. Инкассовые услуги банка поставщика предоставляются клиенту за комиссионное вознаграждение.

Аккредитив - это поручение банка покупателя банку поставщика об оплате поставщику товаров и услуг на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя против представленных поставщиком соответствующих документов. Аккредитивная форма расчетов используется только в иногороднем обороте. Аккредитив может быть предназначен для расчетов только с одним поставщиком. Срок действия аккредитива банковскими правилами не регламентируется, а устанавливается в договоре между поставщиком и покупателем. При данной форме расчетов платеж совершается по месту нахождения поставщика. В отличие от других форм безналичных расчетов аккредитивная форма гарантирует платеж поставщику либо за счет собственных средств покупателя, либо за счет средств его банка.

Аккредитивы могут открываться двух видов: покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные). Покрытым считается аккредитив, при котором плательщик предварительно депонирует средства для расчетов с поставщиком. Непокрытый - это аккредитив, по которому платежи поставщику гарантирует банк. В этом случае плательщик обращается в свой банк с ходатайством выставить для него гарантированный аккредитив.

Вексельная форма расчетов представляет собой расчеты между поставщиком и плательщиком за товары или услуги с отсрочкой платежа (коммерческий кредит) на основе специального документа - векселя.

Вексель - это безусловное письменное долговое обязательство строго установленной формы, дающее его владельцу (векселедержателю) бесспорное право по наступлении срока требовать от должника уплаты, обозначенной в векселе денежной суммы. Закон различает два основных вида векселей: простые и переводные. Простой - выписываемый заемщиком с обязательством уплатить долг кредитору. Переводной - вексель трата - это требование кредитора к заемщику уплатить указанную сумму третьему лицу, которое называется ремитентом.

Из параграфа следует, что документальное оформление строго четкое. Контроль за исполнением лежит на директоре и главном бухгалтере. Исполнять обязаны все работники без исключения. Образцы документов стандартные и не подлежат изменению со стороны организации. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Для ускорения выполнения расчетных операций и уменьшения документарной бумажной массы в работе бухгалтерии необходимо внедрение в банковскую систему программного комплекса "Банк-Клиент", который применяется для осуществления электронных расчетов. Ускорение достигается за счет возможности быстрой передачи платежных документов по каналам связи, а также полной автоматизации обработки электронных платежных документов.