Учёт и инвентаризация производственных запасов на складе и в бухгалтерии

 

Порядок учета материально-производственных запасов на складе и в бухгалтерии зависит от метода их учета.

Существуют следующие методы учета производственных запасов:

- количественно-суммовой;

- с помощью отчетов материально ответственных лиц;

- оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский. Он предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов и осуществляется в «карточках складского учета материалов» (ф. М-17). Карточки открывает бухгалтерия на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом.

По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает «Приходный ордер» и регистрирует его в «Карточке учета материалов» в графе «Приход».

На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований) в карточке регистрируется расход материала.

В карточке после каждой записи выводится остаток.

Кладовщик в установленные графиком сроки сдает в бухгалтерию первичные документы и составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся.

По состоянию на первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в «Ведомость учета остатков материалов» (ф. М-14).

Эта ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца.

Работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на карточках.

Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода учета следующие:

- оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек учета материалов, которые полу ген материально ответственными лицами;

- истематический контроль работниками бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов данным текущего складскою учета;

- осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии вычислительной установки - также в разрезе номенклатурных номеров;

- систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета /40 - 12/.

Существует несколько способов аналитического учета материалов в бухгалтерии: сортовой, способ учета по номенклатурным номерам и оперативно-бухгалтерский (сальдовый) способ.

Сортовой способ. На каждый вид и сорт материалов бухгалтерия открывает карточки количественно-суммового учета, в которых на основании первичных документов фиксируются операции поступления и расхода материалов по количеству и сумме. Аналитический учет в бухгалтерии дублирует складской учет на карточках учета материалов. По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги по приходу и расходу за месяц и определяют остатки материалов. По этим данным составляют оборотные ведомости аналитического учета, открываемые по материально-ответственным лицам. Итоговые данные по всем оборотным ведомостям аналитического учета должны совпадать с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах/48 - 32/.

Способ учета по номенклатурным номерам. Первичные документы по приходу и расходу материалов поступают в бухгалтерию, здесь их группируют по номенклатурным номерам, а в конце месяца подсчитывают итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материала и записывают в оборотные ведомости в натуральном и денежном выражении ПО каждому складу в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов /48 - 35/.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов. При этом методе не реже одного раза в неделю работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках /48 - 36/.

В конце месяца заведующий складом переносит количественные данные об остатках на первое число по каждому номенклатурному номеру материалов. Из карточек учета материалов в «Ведомости учета остатков материалов» (Сальдовые ведомости).

В бухгалтерии остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По данным картотеки документов составляются групповые оборотные ведомости в суммовом выражении по каждому складу.

Данные этих ведомостей сверяются со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные) составляются на машинах.

Основным регистром учета движения материалов является ведомость № 10 «Движение материальных ценностей (в денежном выражении)». Ведомость состоит из трех разделов:

1) «Движение на общезаводских складах (по учетным ценам)»;

2) «Поступило на общезаводские склады и остаток по предприятию на начало месяца (по синтетическим счетам и учетным группам)»;

3) «Расход и остаток на конец месяца». Ведомость № 10 позволяет осуществлять:

- контроль сохранности материалов по местам их хранения;

- учет поступления и остатков материалов в разрезе синтетических счетов и групп материалов (по учетным ценам и фактической себестоимости);

- учет фактической себестоимости окончательного расхода материалов.

Ведомость № 10 заполняется на основании реестров сдачи документов, документов по движению материалов, производственных отчетов цехов.

Синтетический учет наличия и движения материальных ресурсов ведут на счете 10 «Материалы». Счет активный, сальдовый, инвентарный.

Остатки материальных ценностей и их приход записывают по дебету счета 10, расход и отпуск - по кредиту счета в суммах фактической себестоимости.

В дебет счета 10 относят все затраты по их приобретению (покупная стоимость материалов, наценки снабженческих организаций, транспортные услуги, таможенные пошлины и др.) с кредита счетов по учету расчетов.

Поступление материалов на предприятие может происходить по различным причинам и отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:

- приобретены у поставщиков

Д10К60 - на покупную стоимость,

Д19К60 - на сумму НДС;

- от учредителей в счет вклада в уставный капитал Д10К75/1 - по согласованной стоимости;

- безвозмездно от других организаций

Д10К98/2, субсчет «Безвозмездное поступление» - по рыночной стоимости.

При использовании МПЗ на производственные нужды (Д20, 23, 25, 26, 08 Кт 10) одновременно в состав внереализационных доходов включает стоимость израсходованных материалов и в учете отражается проводкой Д98/2К91/1;

- отходы от брака

Д10К28;

- отходы от ликвидации основных средств

Д10К91/1.

Отпуск материалов со склада производится на различные цели и отражается следующими проводками:

- на изготовление продукции

Д20, 23К10;

- на строительство объектов основных средств

Д08К10;

- на ремонт основных средств

Д25, 26К10;

- продажа на сторону.

Учет продажи материалов ведут на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Счет активно-пассивный, сальдо не имеет, операционно-результативный.

По дебету счета 91 отражается:

- фактическая себестоимость реализованных материалов

Д91/2 К10;

сумма НДС, начисленная на реализованные материалы,

Д91/2 К68;

- расходы по продаже материалов

Д91/2 К70, 69, 76.

По кредиту отражается

- выручка от продажи по отпускным цепям, включая НДС

Д51К91/1.

Сопоставлением оборотов на счете 91 определяют финансовый результат от продажи.

Если оборот дебетовый больше оборота кредитового (сальдо дебетовое) - получаем убыток. Его списывают на счет 99 «Прибыли и убытки» проводкой Д99К91/9.

Если оборот дебетовый меньше оборота кредитового (сальдо кредитовое) - списывают проводкой Д91/9К99.

Фактическую себестоимость израсходованных материалов записывают в журналах-ордерах 10, 10/1 в корреспонденции Д20, 23, 25, 26, 08, 91, 90К 10.

Сохранность и правильное оформление операций по движению материально-производственных запасов подтверждаются результатами периодически проводимой инвентаризации.

Согласно п. 2 ст. 12 Закона «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризации обязательно:

- при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия, сдаче имущества в аренду, продаже или выкупе;

- при смене материально-ответственного лица;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при установлении фактов хищения, злоупотребления или порчи запасов;

- в случае форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и т.п.);

- при реорганизации и ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных действующим законодательством (по заданию правоохранительных и иных органов и пр.) /1 - 13/.

Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении.

По объему проверки инвентаризации подразделяются на сплошные и выборочные, а по времени - на плановые и внезапные.

В процессе инвентаризации проверяются сохранность товарно-материальных ценностей; правильность их хранения, отпуска, состояния весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель, организации или его заместитель, или главный бухгалтер. Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, которая назначается приказом руководителя организации

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам (форма № инв-3). Складские операции в этот период не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточки учета материалов и сданы в бухгалтерию организации.

Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, в которой предусмотрены специальные графы для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей.

Во всех случаях расхождения, выявленных в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются посредством составления сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с уменьшением общехозяйственных расходов (Д10 К26). Недостача ценностей списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с уменьшением их стоимости и количества по счетам материальных ценностей (кредит счета 10) /24 - 75/.

По решению руководителя организации сумма недостачи в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства: Д 25, 26, 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи сверх норм естественной убыли (по розничным ценам) относятся на материально ответственных лиц: Д73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - в сумме фактической стоимости и кредит 98/4 - в сумме превышения розничной цены над фактической.

Некомпенсируемые потери материальных ценностей от стихийных бедствий относятся на результаты хозяйственной деятельности организации: Дебет 99 «Прибыли и убытки» Кредит 10 «Материалы».

Когда конкретные виновники не установлены, недостачи относятся в состав прочих расходов (Д91 К94).