Методика проведения ревизии и проверок материально-производственных запасов

На мой взгляд, одним из мероприятий позволяющим, оценить качество учета на предприятии является проведение внутренней ревизии с привлечением ревизора, не работающего на предприятии. Ревизия должна охватывать максимальный объем и на основе ее итогов должны быть разработаны меры по улучшению качества учета, а так же предотвращение различных нарушений в технологии производства. Ревизий на предприятии общественного питания в силу особенностей производственного процесса является так же необходимой из соображений улучшения качества реализуемой продукции.

Ревизия - метод заключительного (ретроспективного) контроля, который дает возможность произвести всестороннюю оценку производственной и финансово-хозяйственной деятельности объединения, предприятия и других объектов предпринимательской деятельности относительно выполнения производственных и финансовых планов, расходования материальных и трудовых ресурсов, результатов коммерческой деятельности за обревизованный период, обеспечения сохранности собственности, обнаружения резервов повышения эффективности производства и совершенствования качества продукции, ее конкурентоспособности на внутреннем и мировом рынках /48 - 54/.

Одним из наиболее важных и ответственных участков ревизионной работы на предприятии ИП Соболь Л.С является проверка операций движения и использования производственных запасов.

Поскольку затраты на материалы составляют основную часть издержек производства, поэтому следует уделять особенно большое внимание их ревизии.

Основными задачами ревизии на ИП Соболь Л.С является проверка сохранности и правильности использования производственных запасов. Особое внимание обращается на проверку состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей, правильность планирования материально-технического снабжения, законность и целесообразность операций, связанных с заготовлением материалов. Проверяется соблюдение норм запасов материальных ценностей, реализация излишних и ненужных материалов. Большое внимание уделяется проверке правильности использования материалов в производстве, экономному их расходованию в соответствии с прогрессивными нормами.

Осуществляя ревизию производственных запасов ИП Соболь Л.С, ревизор должен использовать имеющиеся на предприятии плановые технико-экономические нормативы и нормы их расхода на производство, а также планы материально-технического снабжения; договоры с поставщиками и первичные документы поставщиков (счета, товарно-транспортные накладные, накладные на отпуск материалов на сторону, платежные требования и другие); первичные документы транспортных организаций по оформлению операций по перевозке приобретенных производственных запасов или отпущенных сторонним организациям и погрузочно-разгрузочным работам; первичные документы по оформлению приема и отпуска производственных запасов; журналы учета поступающих грузов и выданных доверенностей; данные первичных производственно-технических отчетов об использовании материальных ценностей, а также складского, аналитического учета материальных ценностей; акты - внезапных проверок, производившихся в ревизуемом периоде другими контролирующими органами, администрацией ревизуемого предприятия и его группой народного контроля; инвентаризационные и сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризаций материальных ценностей, учетные регистры (ведомости № 10, журналы-ордера, табуляграммы), отчетные формы и т. д.

Ревизор должен проверить прогрессивность и экономичность норм расхода материалов. Далее ревизор должен проверить удельный вес применяемых на предприятии научно обоснованных норм и нормативов. При этом необходимо иметь в виду, что научно обоснованными являются лишь те нормативы и нормы, которые разработаны расчетно-аналитическим и опытным (опытно-производственным и опытно-лабораторным) методами. Отчетно-статистические нормативы и нормы, наименее точны и их применение допускается лишь в случае, если не представляется возможным сделать расчеты другими методами /48 - 57/.

Принятые при составлении плана материально-техническою снабжения нормативы и нормы расхода производственных запасов целесообразно затем сопоставить с фактически применяемыми в ревизуемом периоде, а также с фактически достигнутым уровнем расхода в предшествующем ревизии периоде с учетом планируемой их экономии от осуществления организационно-технических мероприятий или с нормативами и нормами, действующими на других предприятиях на аналогичную продукцию (с учетом особенностей в организации производства на сравниваемых предприятиях).

Закончив проверку нормативов и норм расхода предметов труда и правильности расчета потребности в них на производственные нужды, ревизор приступает к определению правильности запланированного производственного запаса материальных ресурсов. Последнее влияет на использование не только материальных ресурсов, но и финансовых ресурсов предприятий, покрывающих эти запасы. Размер производственных запасов материальных ценностей должен устанавливаться с таким расчетом, чтобы в наличии было минимальное, но достаточное для бесперебойной работы предприятия количество материалов.

Потребность, в материальных ресурсах на предприятии ИП Соболь Л.С рассчитывается администратором совместно с главным бухгалтером, и результаты расчетов сводят в общую таблицу, следует использовать форму №20-ТП «План Материально-технического снабжения» (сводная таблица). В этом плане по видам материалов в натуральном и денежном выражении показывается потребность в материальных ценностях и источники ее покрытия. Источниками покрытия плановой потребности в материальных ресурсах являются: ожидаемые остатки на начало планируемого периода.

В соответствии с планом материально-технического снабжения, утвержденного директором и главным бухгалтером, составляются документы служащие основанием для заключения договоров поставки, в которых указываются: ассортимент, комплектность, количество, качество и стоимость приобретаемых материальных ценностей; общий срок действия договора и сроки поставки; порядок расчетов и санкции за нарушение условий договора; платежные и почтовые реквизиты поставщика и покупателя, а также отгрузочные реквизиты покупателя, если он является получателем продукции.

Проверяя выполнение плана материально-технического снабжения, нужно иметь в виду, что предприятие-получатель имеет право передавать другим предприятиям и организациям фонды для изготовления по договорам необходимой ему продукции. Естественно, что на эту величину будет иметь место недопоступление материальных ценностей. Поэтому до начала проверки нужно выяснить, по каким, материальным ценностям и в каком, количестве были, переданы фонды, получена ли предприятием изготовленная из них продукция, полуфабрикаты и другие предметы. При обнаружении случаев передачи части фондов, и неполучения взамен необходимой продукции ревизор обязан выяснить причины такого положения и установить, какие меры приняты предприятием для возврата переданных фондовых материальных ценностей или получения продукции, подлежавшей изготовлению из них.

Предприятие ИП Соболь Л.С. должно следить, чтобы выделяемые им материалы соответствовали их потребности в пределах минимального запаса, необходимого для бесперебойного обеспечения производственных и хозяйственных нужд кафе. В случаях выделения излишних и ненужных производственных запасов они имеют право отказаться от них, сообщив об этом поставщику.

Выполнение плана материально-технического снабжения ревизор проверяет сначала в целом по источникам покрытия, а затем конкретизирует по отдельным видам производственных запасов. При этом в первую очередь проверяются поставки по тем материалам, из-за несвоевременного поступления которых или их низкого качества вызывались перебои в производстве. Установив подобные факты, ревизор выясняет, использовало ли предприятие свои права в соответствии с постановлением «О материальной ответственности предприятий и организации за невыполнение заданий и обязательств», согласно которому предприятия-поставщики возмещают предприятиям-покупателям материальным ущерб, понесенный последними в результате нарушения договоров поставки.

Выполнение плана материально-технического снабжения ревизор изучает по данным картотеки последовательности отгрузки и поступления предметов труда, претензионным письмам, исковым заявлениям на уплату неустоек за нарушение договоров поставки и т.д.

Закупка ненужных и излишних производственных запасов ведет к ухудшению финансового положения предприятия, замедлению оборачиваемости оборотных средств, вызывает дополнительную плату в бюджет. Кроме того, приобретение материалов «в запас» лишает возможности другие предприятия обеспечить свои потребности в них. При обнаружении таких случаев необходимо установить, какие предметы труда приобретены с избытком против норм запаса и на какую сумму, сколько времени они находятся без движения, кто дал распоряжение их приобрести, какой осуществляется контроль за соблюдением нормативов запаса материальных ценностей.

Особенно внимательно нужно проверить себестоимость заготовленных материалов. Следует учесть, что значительная часть удорожания себестоимости промышленном продукции по затратам производственных запасов, как показывает практика, образуется на стадии их заготовления. Ревизор проверяет правильность отнесения на себестоимость заготовленных материалов топлива и других произведенных расходов.

Транспортно-заготовительные расходы планируются по группам или видам производственных запасов, поэтому фактический их уровень проверяется, по номенклатуре, принятой при планировании. Основанием для проверки фактических расходов служат сметы транспортно-заготовительных расходов, первичные документы по оформлению указанных расходов, разработочные таблицы, ведомости № 10, 7, 8 и другие, журналы-ордера № 6, 7, 8, 10 и другие или соответствующие им по содержанию табуляграммы.

Обеспечение сохранности собственности — одна из основных задач документальной ревизии на ИП Соболь Л.С. В процессе ревизии сохранности производственных запасов проверяется состояние складского хозяйства, подбор и расстановка кадров материально ответственных лиц, организация пропускной системы, контроля за своевременным проведением инвентаризации и выполнением плана внезапных проверок наличия производственных запасов.

Прежде всего, ревизор устанавливает степень обеспеченности предприятия складскими помещениями, в пределах, необходимых для надлежащего хранения производственных запасов, а также, не хранятся ли материальные ценности в неприспособленных помещениях, под открытым небом. Проверяя складские помещения, ревизор обращает внимание на их пригодность для хранения производственных запасов.

Особое внимание на предприятиях общественного питания следует обратить на своевременность отпуска материалов в производство, что бы избежать порчи продуктов питания. Так же ревизор должен отследить те схемы по которым предприятие определяет срок хранения материалов и полуфабрикатов.

Сохранность производственных запасов зависит не только от состояния складских помещений, но и от соблюдения правил хранения. В местах хранения материалы должны быть размещены таким образом, чтобы к ним в любое время был доступ, обеспечивающий складирование вновь поступающих ценностей, отпуск ценностей, проверку нормативного запаса и их наличия. При ревизии нужно выяснить, не было ли случаев порчи материальных ценностей из-за нарушений правил хранения; имеются ли на местах хранения материалов ярлыки (по форме № М-16), полностью ли они заполнены и, в частности, указан ли в них номенклатурный номер, наименование и норма запаса данного вида материальных ценностей; обеспечена ли противопожарная защита и установлены ли надежные запоры и сигнализация.

Ревизор должен проверить весовое хозяйство и другие контрольно-измерительные приборы, выяснить время клеймения и выверки приборов, а также сроки дератизации (уничтожения грызунов) и дезинфекции (уничтожения насекомых) в складских помещениях.

Правильность показаний весов устанавливается путем взвешивания гирь на десятичных весах и одинаковых, по весу предметов на разных весах. Результаты такой проверки отражаются в промежуточном акте. В случае выявления расхождений в весах или показаниях других измерительных приборов необходимо потребовать объяснение у материально ответственного лица.

Обеспечение сохранности собственности во многом зависит от подбора и расстановки кадров материально ответственных лиц. В отделе кадров нужно проверить наличие обязательств о материальной ответственности, есть ли виза главного бухгалтера, разрешающая зачислить данного работника на должность, связанную с материальной ответственностью. Отсутствие такой визы означает либо несогласие главного бухгалтера на прием на paбoтy данного материально ответственного лица, либо несоблюдение правил оформления документов из-за халатности.

В бухгалтерии предприятия нужно проверить правильность оформления передачи складов (кладовых) при смене материально ответственных лиц, их болезни или уходе в отпуск и отражения выявленных при этом расхождений в бухгалтерском учете.

Важным условием обеспечения сохранности собственности на ИП Соболь Л.С является четко организованная охрана производственных запасов и пропускная система. Внезапной проверкой на месте ревизор может установить, как организован контроль за вывозом материальных ценностей на предприятии.

Действенным методом проверки сохранности производственных запасов является проведение внезапной полной или выборочной их инвентаризации в период производства документальной ревизии, а также проверка своевременности, полноты и правильности проведенных инвентаризаций предприятием.

В процессе ревизии следует установить: полностью ли были охвачены инвентаризацией производственные запасы, соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации, установленные действующим Положением о бухгалтерских отчетах и балансах, правильно ли были оформлены инвентаризационные описи и сличительные ведомости. Одновременно нужно выяснить, своевременно ли подводились итоги инвентаризации (результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее окончания), правильно ли были приняты решения по выявленным инвентаризацией фактам недостач и излишков и, в частности, не было ли случаев сокрытия недостач под видом пересортицы (путем перекрытия недостач одних видов материальных ценностей излишками по другим видам ценностей), не допускались ли необоснованные решения о списании недостач на издержки производства или отнесении их на убытки прошлых лет и на другие счета вместо взыскания сумм недостач с виновных лиц и т. д. Для ревизии используются решения инвентаризационных комиссий, зафиксированные в приветствующих протоколах заседаний, и записи по счетам бухгалтерского учета в журналах-ордерах или табуляграммах.

В акте инвентаризационной комиссии должно быть указано, что списанные производственные запасы и уничтожены и полученные при этом отходы сданы на склад, а в решении инвентаризационной комиссии отмечается, за чей счет нужно списать эти материалы. Правильность отнесения материального ущерба на виновных лиц или списания их за счет производства ревизор провернет по записям в журнале-ордере № 10/1 и другим учетным регистрам.

Одной из задач ревизии сохранности производственных запасов является проверка организации контроля за деятельностью материально ответственных лиц. Такой контроль проводится работниками бухгалтерии предприятия.