Описание организации как объекта управления.

 

Любая организация как объект управления, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, число и состав которых зависит от целей этого описания. Самое общее представление об организации как объекте управления можно получить, имея информацию о ее назначении, правовой основе, месте нахождения, ресурсах, истории создания и развития, имидже в деловых кругах и у потребителей. Эти параметры прямо или косвенно отражают черты и организацию управления компанией, используемые ею методы управления и систему взаимоотношений как внутри системы организации, так и с другими организациями деловой среды.

Параметры, используемые при характеристике организации, могут быть следующими (в нашем случае именно они будут использованы для описания торговой компании):

 

1. Полное и сокращенное наименование организации

2. Юридический и почтовый адрес организации

3. Телефон, факс

4. Основной вид деятельности

5. Размер уставного капитала

6. Распределение уставного капитала между акционерами

7. Доля государства в уставном капитале организации

8. Общая численность работников организации

9. Фонд оплаты труда, средняя заработная плата

10. Состав основного и вспомогательного производства

11. Основные виды выпускаемой продукции

12. Потребители выпускаемой продукции

13. Объем годового производства

14. Плановая мощность по основным видам выпускаемой продукции

15. Загрузка производственных мощностей (% от плановой мощности)

16. Особенности технологии производства (ГОСТ, ОСТ)

17. Изобретения, патенты, авторские права

18. Научно-исследовательские и опытно конструкторские разработки

19. Общая площадь, занимаемая организацией

20. Площадь, занимаемая основными подразделениями

21. Площадь, занимаемая вспомогательными подразделениями

22. Годовая выручка от реализации продукции

23. Годовой объем экспорта выпускаемой продукции (абсолютное выражение, % от годового объема производства)

24. Внутренние транспортные линии (ж/д, и т.д.)

25. Объекты социальной сферы, находящиеся на балансе организации

26. Объем затрат на содержание мобилизационных мощностей и государственных резервов

27. Объем незавершенного строительства

28. Список дочерних и зависимых компаний, филиалов, представительств организации

29. Наличие и объем собственного капитала организации

30. Объем собственных средств и заемных (краткосрочные, долгосрочные кредиты и т.д.)

31. Структура себестоимости по видам выпускаемой продукции

32. Характеристика рынков, на которые ориентирована продукция

 

Далее приводится анкета описываемой организации с примерными характеристиками:

 

 

Таблица Анкета организации, демонстрирующая правовые и финансово-экономические характеристики

1. Полное и сокращенное наименование организации	Закрытое акционерное общество «Торговая компания»; ЗАО «Торговая компания»
2. Юридический и почтовый адрес организации
3. Телефон, факс
4. Основной вид деятельности
5. Размер уставного капитала
6. Распределение уставного капитала между акционерами
7. Доля государства в уставном капитале организации
8. Общая численность работников организации
9. Фонд оплаты труда, средняя заработная плата
10. Состав основного и вспомогательного производства
11. Основные виды выпускаемой продукции
12. Потребители выпускаемой продукции
13. Объем годового производства
14. Плановая мощность по основным видам выпускаемой продукции
15. Загрузка производственных мощностей (% от плановой мощности)
16. Особенности технологии производства (ГОСТ, ОСТ)
17. Изобретения, патенты, авторские права
18. Научно-исследовательские и опытно конструкторские разработки
19. Общая площадь, занимаемая организацией
20. Площадь, занимаемая основными подразделениями
21. Площадь, занимаемая вспомогательными подразделениями
22. Годовая выручка от реализации продукции
23. Годовой объем экспорта выпускаемой продукции (абсолютное выражение, % от годового объема производства)
24. Внутренние транспортные линии (ж/д, и т.д.)
25. Объекты социальной сферы, находящиеся на балансе организации
26. Объем затрат на содержание мобилизационных мощностей и государственных резервов
27. Объем незавершенного строительства
28. Список дочерних и зависимых компаний, филиалов, представительств организации
29. Наличие и объем собственного капитала организации
30. Объем собственных средств и заемных (краткосрочные, долгосрочные кредиты и т.д.)
31. Структура себестоимости по видам выпускаемой продукции
32. Характеристика рынков, на которые ориентирована продукция

 

Условия практикума.

 

Для полного рассмотрения практического применения метода инжиниринга бизнес-процессов, основанного на стандарте IDEF, мы предпримем попытку изучения процесса на примере созданной специально для этого торговой компании.

Итак, что в деталях представляет собой взятая для примера торговая компания.

 

Первое условие.

Торговая компания учреждена физическими лицами и обладает минимальным уставным капиталом. Сфера деятельности – торговля продуктами питания. Область деятельности (регион) – Москва и Московская область. Продажа и доставка продуктов питания по магазинам, названного выше региона.

 

Второе условие.

Организационная структура торговой компании выглядит в нашем случае следующим образом.

1. Департамент закупок.

Включает в себя: 1. Отдел маркетинга; 2. Отдел закупок.

Функции, осуществляемые департаментом:

- анализ конъюнктуры рынка продуктов питания и сопутствующих товаров;

- исследование существующих цен на рынке;

- определение ассортиментной матрицы розничной сети;

- заключение договоров на поставки продукции;

- осуществление закупки товаров и продуктов питания;

- анализ конкурентов;

- формирование ценовой политики;

- формирование общего плана закупки на следующий период;

- разработка бюджета продаж и закупок;

- разработка инструкций и других внутренних нормативных документов.

Количество работников – 5 человек.

2. Департамент логистики.

Включает в себя: 1. Транспортный отдел; 2. Таможенный отдел.

Функции, осуществляемые департаментом:

- осуществление контроля за товарными запасами: текущий товарный запас; товар, находящийся в пути; сформированные заказы поставщику; план закупок;

- осуществление контроля за избыточным товарным запасом;

- обеспечение оптимальных размеров поставки на РЦ;

- анализ поставщиков определенной товарной группы;

- анализ текущего сбыта: динамика сбыта, статистическая информация;

- формирование заказов поставщикам;

- составление спецификаций на товары;

- контроль за поставками товаров;

- ведение общего графика поставок;

Количество работников – 8 человек.

 

3. Правовой департамент.

Включает в себя: 1. Договорной отдел; 2. Претензионный отдел.

Функции, осуществляемые департаментом:

- составление и визирование договоров;

- анализ представляемых договоров на предмет соответствия их действующему законодательству;

- корректировка договоров;

- составление официальных писем и их визирование;

- осуществление работы с учредительными документами компании;

- анализ действующего законодательства, касающегося основной деятельности компании.

Количество работников – 2 человека.

 

4. Департамент продаж.

Включает в себя: 1. Отдел по работе с магазинами.

Функции, осуществляемые департаментом:

- Оптовые продажи товаров ассортимента компании - Поддержание и развитие нормальных коммерческих отношений с партнерами - Поиск и работа с потенциальными и новыми партнерами в целях расширения дистрибьютерской сети, каналов сбыта. - Внедрение и продвижение новых товаров и марок на рынок. - Поиск и сбор оперативной информации по рынку. Первичный анализ. - Контроль за поступлениями от реализиции товаров ассортимента. - Консультации, обучение (по различным направлениям) персонала партнеров.

Количество работников – 6 человек.

 

5. Департамент по работе с персоналом.

Функции, осуществляемые департаментом:

- подбор и расстановка персонала в ХОЛДИНГЕ;

- составление и визирование штатного расписания;

- ведение кадрового учета ХОЛДИНГА;

- разработка планов и организация мероприятий по профессиональному обучению работников ХОЛДИНГА;

- составление инструкций по технике безопасности;

Количество работников – 3 человека.

 

6. Административно-хозяйственная служба.

Функции, осуществляемые департаментом:

- организация и обеспечение рабочих мест сотрудников компании.

- техническое сопровождение взаимодействия с клиентами и партнерами.

Количество работников – 3 человека.

 

7. Финансовый департамент.

Включает в себя: 1. Бухгалтерия; 2. Финансово-аналитический отдел.

Функции, осуществляемые департаментом:

- проведение инвентаризации и ревизии всех компаний ХОЛДИНГА;

- планирование доходной и расходной частей ХОЛДИНГА;

- анализ потоков денежных средств;

- отслеживание всех платежей;

- расчет заработной платы персонала ХОЛДИНГА;

- организация и проведение налогового планирования.

Количество работников – 6 человек.

 

8. Складское хозяйство.

Функции, осуществляемые департаментом:

- организация и ведение складского учета.

Количество работников – 15 человек.

 

Третье условие.

Торговая компания обеспечена собственными финансовыми ресурсами на 50%, а также заемными финансовыми ресурсами на 50%.

Для осуществления ежедневного процесса доставки грузов у компании имеется в наличии три грузовых автомобиля, а также два электрокара на складской территории.

В компании поставлен только бухгалтерский учет.

 

Описание бизнес-процесса торговой компании «как есть» (“as is”).

 

На данном этапе осуществляется систематизация процессов организации. Ключевые вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе:

1. Каковы главные процессы в деятельности организации?

2. Как эти процессы соотносятся с процессами потребителей и поставщиков?

3. Каковы перспективные бизнес-процессы организации?

4. Какие бизнес-процессы должны быть изменены и в какой срок?

Принципиально важно выявить запросы потребителей, запланировать мероприятия, необходимые для их учета. И главное – обосновать целесообразность конкретных организационных изменений, непосредственно ориентированных на удовлетворение потребительского спроса. На этом этапе решается также задача моделирования организационных процессов и выявления последствий изменений, определения факторов, способных помешать успешной работе, а также затрат и ожидаемых результатов.

Должны определяться издержки по каждому виду деятельности, объем и периодичность выполнения функций процесса. Полученная информация используется для ориентировочных расчетов годовых затрат по отдельным функциям процесса, а также их удельный вес в общих издержках бизнес-процесса организации.

Необходимо взвесить реинжениринг с позиции его воздействия на поставленную цель. Выявляются приоритеты и рассчитывается необходимость в потребляемых ресурсах. Для установления приоритетов используется многосторонний подход, учитывающий время, затраты, трудности и риски в ходе реорганизационных процессов. Когда приоритеты установлены, планируются этапы реализации каждого организационного решения.

Для определения методов, используемых при сборе данных для анализа модели бизнес-процесса ниже нами приводится сводная таблица.

 

Задачи	Используемые методы
Выявление текущих и перспективных интересов потребителей	Моделирование поведения потребителей
Планирование и измерение необходимых мероприятий	Метод измерений и оценок Анализ временных циклов
Выбор субъектов и объектов	Моделирование процессов
Разработка модели текущего состояния организации	Моделирование процессов
Выявление видов деятельности организации	Моделирование процессов Функционально-стоимостной анализ
Модель расширения границ развития с ориентацией на процессы фирм-потребителей	Моделирование процессов Интеграция с поставщиками и программирование партнерства
Составление структурной схемы организации	Моделирование процессов Анализ производственного процесса Составление организационной схемы
Карта ресурсов	Учет затрат по видам деятельности
Выявление приоритетных процессов	Анализ эффективности процессов

 

 

Описание бизнес-процесса мы разделим на два этапа: текстовое описание и схематическое представление текстового описания.

 

Текстовое описание.

Текстовое описание бизнес-процесса не фиксируется в финальном консалтинговом отчете. Однако оно имеет особое значение для исследователя процессов. В текстовом описании проявляются первые штрихи существующего бизнес-процесса. Текстовое описание составляется консультантом исходя из интервью с руководством компании, а также отдельными работниками организации, которые непосредственно принимают участие в процессе. Конечно, не только интервью должно являться основой для составления первого впечатления о бизнес-процессе той или иной организации. Одним из инструментов, помогающих исследователю изучить процесс, может являться технологическая карта (это в большей степени относится к производственным предприятиям со сложными технологическими процессами). На коммерческих предприятиях (в частности, рассматриваемая в данном практикуме торговая компания) этим инструментом может являться карта рабочего дня. Карта рабочего дня подробно описана в работах Мильнера, Евенко и Раппопорта* и имеет опыт широкого практического использования. В ней исследователь с достаточной точностью сможет увидеть не только те операции, которые осуществляют работники, но и время на них затрачиваемое (последнему также помогает хронометрирование операций).

Именно из текстового описания рождается схематическое представление процесса (модель процесса).

Итак, в нашем примере необходимо будет описать бизнес-процесс торговой компании.

Схематическое представление текстового описания бизнес-процесса.

 

В рассматриваемом случае мы будем исследовать подпроцесс бизнес-процесса компании, осуществляющей торгово-закупочную деятельность. Данный подпроцесс описывает экземпляры, исполняющие действия, связанные с осуществлением учетных складских операций.

Ниже представлен изучаемый нами процесс.

Схема 1. Контекстная диаграмма процесса складирования и отгрузки товаров

 

Схема 2.1. Начало процесса (Собирание товаров)

Схема 2.2. Продолжение процесса (Проверка товара)

 

Схема 2.3. Продолжение процесса (Доставка товаров в магазин)

 

Схема 2.4. Продолжение процесса (Обработка товара в магазине)

 

Схема 2.5. Продолжение процесса (Открытие магазина)