Функционально-стоимостной анализ модели бизнес-процесса «как есть».

 

В настоящем разделе практикума будет представлена методика попроцессного стоимостного анализа, который является основополагающим при выделении подпроцессов с превышением нормативных показателей издержек. В продолжении практикума, результаты попроцессного стоимостного анализа лягут в основу реинжениринга бизнес-процессов рассматриваемой организации. Рассматриваемый бизнес-процесс будет группирован на две группы: а. основные для организации подпроцессы (подпроцессы, без которых невозможно достижение целей организации), б. второстепенные подпроцессы (подпроцессы, которые возникают в любой организации в силу ее роста (бюрократизации).

Попроцессный стоимостной анализ строится исходя из пяти этапов, описываемых ниже:

 

1. Анализ бизнес-процесса.

2. Анализ и группировка издержек:

- затраты на оплату труда:

- зарплата и ее разновидности;

- изменения размеров оплаты;

- премиальные выплаты;

- выплаты за сверхурочные работы;

- временные затраты на заполнение вакансий.

- Затраты на поставщиков;

- Затраты на оборудование (производственное и непроизводственное);

- Затраты на материалы, используемые непосредственно для производства продукции;

- Затраты на расходные материалы;

- Дополнительные (переменные) издержки.

3. Перераспределение издержек по соответствующим элементам бизнес-процесса:

- идентификация организационных издержек;

- распределение организационных издержек по организационным элементам;

- определение категорий организационных элементов;

- распределение затрат по видам издержек (прямые, косвенные, переменные, постоянные издержки);

- перераспределение организационных издержек на элементы бизнес-процесса;

- окончательная модель бизнес-процессов с перераспределенными внутри нее организационными издержками.

4. Определение типов и параметров измерений выходов процесса:

- анализ выходов;

- выбор типа измерений для выходов процесса;

- детерминация затрат на выходы бизнес-процесса к единице выхода элемента процесса.

5. Анализ полученных издержек:

- метод Парето;

- бенчмаркинг;

- метод аналогий;

- метод добавленной потребительной стоимости;

- сравнительный анализ;

- метод позитивного результата (сокращения издержек);

- экономический анализ;

- функциональный экономический анализ.

 

Ниже будут даны описания каждого из вышеназванных этапов, а также представлены в табличной форме количественные характеристики.

 

1. Анализ бизнес-процесса.

В данном случае рассматривается модель процесса «как есть», описанная методом стандарта IDEF 0, который был описан во второй части статьи. В связи с этим, для анализа бизнес-процессов используется метод структурированного анализа и технология дизайна организационных процессов.

 

2. Анализ и группировка издержек.

 

Целью данного раздела является сбор всех групп издержек, которые присутствуют в изучаемой экономической модели организации и модели бизнес-процессов. Издержки должны быть собраны и распределены внутри организации на максимально низком структурном уровне. Данные по существующим издержкам можно идентифицировать с помощью интервьюирования представителей менеджмента среднего уровня.

Изучение издержек организации можно производить в нескольких направлениях. В частности в двух параллельных направлениях: изучение источников учета финансовых показателей организации, изучение категорий издержек.

К источникам учета финансовых показателей принято относить следующие виды финансовой документации: бухгалтерская документация, документация по управленческому учету, бюджетирование и т.д.

Существует несколько категорий издержек, которые могут быть определены для модели бизнес-процесса. Каждая из этих категорий представляет разнообразные характеристики отличающие их друг от друга в своем воздействии на финансовые показатели организации. Целью данной процедуры является выявление наиболее показательных групп издержек из существующей информации о финансовой деятельности.

В качестве примера можно привести несколько основных и характерных для любой коммерческой организации групп издержек.

Издержки по оплате труда. (Почасовая оплата труда, увеличения оплаты труда, премии и бонусы, плата сверхурочных, затраты на привлечение рабочей силы).

Издержки на организацию поставок как сырья и материалов, так и готовой продукции и услуг.

Аренда технологического (либо иного типа) оборудования.

Издержки на сырье и ресурсы, непосредственно используемые в производстве продукции (услуг).

Издержки на расходные материалы.

Дополнительные издержки (услуги по утилизации отходов, услуги по ремонту оборудования, охранные услуги и т.д.).

Ниже будет представлена таблица, демонстрирующая примерный план прибылей и убытков торговой организации.

 

Таблица Итоговая годовая аналитическая таблица издержек компании

Период\Статьи затрат	01.2002	02.2002	03.2002	04.2002	05.2002	06.2002	07.2002	08.2002	09.2002	10.2002	11.2002	12.2002
Материалы и комплектующие	15000	11000	11700	13000	12500	7000	7500	9660	12000	7000	6500	8000
Сдельная заработная плата	2000	2000	2000	2000	3500	4800	5000	6500	7000	2500	2000	2500
Суммарные прямые издержки	17000	13000	13700	15000	16000	11800	12500	16160	19000	9500	8500	10500
Административные издержки	5000	5000	5000	6000	6000	6000	7000	7000	7000	8000	8000	8000
Производственные издержки	3500	3500	3500	3500	5000	5000	5500	6500	7000	7000	7000	7000
Маркетинговые издержки	3700	4000	4000	4000	4000	4000	4000	4000	4000	4000	4500	4500
Заработная плата управленческого персонала	6000	6000	6000	6000	6000	6000	6000	6000	7000	7000	7000	7000
Заработная плата производственного персонала	10000	10000	10000	10000	10000	10000	10000	10000	10000	10000	10000	10000
Заработная плата маркетингового персонала	1000	1000	1000	1000	1000	1000	1000	1000	1000	1000	1000	1000
Суммарные постоянные издержки	29200	29500	29500	30500	32000	32000	33500	34500	36000	37000	37500	37500
Итого	46200	42500	43200	45500	48000	43800	46000	50660	55000	46500	46000	48000

 

Из представленной таблицы можно сделать вывод о стабильных финансовых результатах анализируемой торговой компании.

 

3. Перераспределение издержек по организационным элементам.

 

Каждый организационный элемент осуществляет одну из трех функций: управленческая, вспомогательная, производственная. Определение места возникновения издержек зависит от той или иной категории из трех функций. Группирование организационных элементов позволит точнее применять правила распределения издержек, а также предоставит возможность перераспределить издержки по группам, которые можно будет легче трансформировать в модель бизнес-процессов организации.

В нашем случае основные функции, упомянутые выше, естественным путем отражены в каждом из анализируемых организационных элементах.

Выявленные издержки группируются по следующим группам: прямые издержки, постоянные издержки, переменные издержки, косвенные издержки, полные издержки, издержки распределения.

Ниже в таблицах демонстрируется распределение издержек по структурным подразделениям организации и по группам издержек.

 

Таблица Распределение издержек по организационным элементам

Организационные элементы\                                                                                        Виды издержек	Департамент закупок	Департамент логистики	Правовой департамент	Департамент продаж	Департамент по работе с персоналом	Административно-хозяйственная служба	Финансовый департамент	Складское хозяйство
Материалы и комплектующие		80000				10000		30860
Сдельная заработная плата		5000		5000				31800
Суммарные прямые издержки	0	85000	0	5000	0	10000	0	62660
Административные издержки	8000	8000	5000	15000	7000	8000	10000	17000
Производственные издержки	15000	10000		7000				32000
Маркетинговые издержки	48700
Заработная плата управленческого персонала	12000	12000	6000	12000	8000	7000	12000	7000
Заработная плата производственного персонала		30000				20000		70000
Заработная плата маркетингового персонала	12000							6000
Суммарные постоянные издержки	95700	60000	11000	34000	15000	35000	22000	132000

 

Суммарный годовой показатель издержек структурного подразделения «Складское хозяйство» составил – 194 660 условных единиц. Данное структурное подразделение является наиболее затратным, хотя не относится к функции «производство», т.е. напрямую не производит конечного результата (готовой продукции, прибыли). Говоря другими словами, структурное подразделение «Складское хозяйство» является центром затрат. Таким образом, для нашего анализа появился дополнительный аргумент в пользу детального изучения бизнес-процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети».

 

4. Перераспределение организационных издержек по элементам бизнес-процесса.

 

Процедура перераспределения организационных издержек по элементам бизнес-процесса носит больше субъективный нежели объективный характер. Субъективность заключена в том, что не существует прямых объективных взаимоотношений между моделью бизнес-процесса и организационной структурой, которые могут подвергнуться расчетам и измерениям. Команда по реинжинирингу чаще всего не обладает данными о том, какая функция процесса относится к тому или иному организационному элементу. Для получения данных, использованных для последующего перераспределения организационных издержек по элементам бизнес-процесса, были использованы методики опроса и интервьюирования менеджмента структурных подразделений и в частности «Складского хозяйства».

Ниже представлена таблица с уже сгруппированными издержками, распределенными по соответствующим классам бизнес-процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети».

 

Таблица Распределение издержек по классам бизнес-процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети»

Классы бизнес-процессов\                                                                                Виды издержек	Процесс, связанный с обслуживанием магазинов	Процесс, связанный с закупкой сырья и расходных материалов	Процесс, связанный с обслуживанием технологического складского оборудования
Материалы и комплектующие	5860	20000	5000
Сдельная заработная плата	10000	10000	11800
Административные издержки	17000
Производственные издержки	15000	5000	12000
Маркетинговые издержки
Заработная плата управленческого персонала	2333	2333	2334
Заработная плата производственного персонала	40000	17000	13000
Заработная плата маркетингового персонала	3000	3000
Непроизводственные издержки	0	0	0
Итого	93193	57333	44134

 

Распределив издержки по классам бизнес-процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети» далее необходимо перераспределить эти же издержки, но уже по экземплярам бизнес-процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети».

В рассматриваемой модели бизнес-процесса выделены следующие экземпляры:

- сборка товара;

- проверка товара;

- доставка товара в магазин;

- обработка товара в магазине;

- открытие магазина.

 

Таблица Распределение издержек по экземплярам бизнес-процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети»

Экземпляры бизнес-процессов\                                                                                        Виды издержек	Всего	Сборка товара	Проверка товара	Доставка товара в магазин	Обработка товара в магазине	Открытие магазина
Материалы, техника, комплектующие и расходные материалы, в том числе:	30 860
Электрокар		5 000
Оргтехника			700		700
Грузовой автомобиль				18 000
Расходные материаы		2 000	1 500		2 960
Сдельная заработная плата, в том числе:	31 800
Руководство		2 360	2 360	2 360	2 360	2 360
Кладовщики			3 000
Рабочие		7 000			3 000	2 000
Водители				5 000
Административные издержки, в том числе:	17 000	3 400	3 400	3 400	3 400	3 400
Производственные издержки, в том числе:	32 000	10 000	5 000	10 000	5 000	2 000
Маркетинговые издержки, в том числе:
Заработная плата управленческого персонала, в том числе:	7 000
Руководство склада		700	700	700	700	700
Руководство магазина		700	700	700	700	700
Заработная плата производственного персонала, в том числе:	70 000
Рабочие склада		25 000	4 000
Рабочие магазина					20 000	9 000
Водители				6 000
Заработная плата маркетингового персонала, в том числе:	6 000
Экспедиторы				3 000
Учетчики склада			3 000
Итого	194 660	56 160	24 360	49 160	38 820	20 160

Из таблицы видно, что наибольший объем издержек находится в экземплярах бизнес-процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети» - «Сборка товара» (56 160 у.е.) и «Доставка товара в магазин» (49 160 у.е.).

 

5. Детерминация затрат по выходам бизнес-процесса, рассчитанная на единицу выхода экземпляра бизнес-процесса

 

В настоящем разделе осуществляется калькуляция затрат на единицу выпуска бизнес-процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети». В данном случае единицей выпуска будет принято считать стоимость обслуживания одного магазина. После получения результата калькуляции по методике ФСА производится сравнение месячных показателей с данными традиционного учета.

В начале калькуляции затрат на единицу обслуживания магазина необходимо подготовить данные о нормативах изучаемого процесса.

 

Таблица. Нормативы бизнес-процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети»

Название процесса	Машиночасы на ед. процесса (час.)	Время физ. труда на ед. процесса (час)	Количество отгрузок товара в магазины сети (10 магазинов)	Фонд машинного времени, час./мес.	Фонд физ. труда, час./мес.	Количество заявок на закупку товаров (мес.)	Количество ремонтных работ оборудования (мес.)
Процесс обработки заказов и отгрузки товаров со склада	2	3	250	500	750	250	20
Итого	2	3	250	500	750	250	20

 

Разложим все затраты на три части:

4. Прямые затраты, связанные с объемом отгрузок товара со склада.

5. Косвенные затраты, связанные с закупкой материалов и комплектующих.

6. Косвенные затраты, связанные с обслуживанием оборудования.

Ниже представлены таблицы калькуляции ежемесячных затрат на осуществление единицы процесса (т.е., обслуживания одного магазина) (в условных единицах).

Первой таблицей производится разнесение экземпляров бизнес-процесса относительно класса бизнес-процесса первого уровня «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети». Такое разнесение позволит определить объем участия конкретного экземпляра бизнес-процесса и рассчитать индивидуальные затраты на единицу процесса.

 

Таблица Объем участия экземпляров бизнес-процесса, порождающих накладные расходы

Класс бизнес-процесса первого уровня \ Экземпляры бизнес-процесса	«Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети»	Результат расчета затрат экземпляров бизнес-процесса (в условных ед.)
«Собрать товар» (100%)	40%	89,85
«Проверить товар» (100%)	20%	19,48
«Доставить товар в магазин сети» (100%)	20%	39,32
«Обработать товар в магазине» (100%)	15%	23,29
«Открыть магазин в начале операционного дня» (100%)	5%	4,03

 

Расчет затрат каждого экземпляра бизнес-процесса производится следующим образом:

Из таблицы «Распределение издержек по экземплярам бизнес-процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети» в итоговой строке берется показатель, соответствующая названию экземпляра (например, затраты экземпляра бизнес-процесса «Собрать товар» равны 56160 условных единиц (у.е.)). Далее этот показатель умножается на коэффициент участия данного экземпляра в классе бизнес-процесса первого уровня (в нашем случае коэффициент равен 0,4 (40%). Расчет представляется следующим образом: 56160*0,4=22464. Полученный результат показывает затраты по сборке товара внутри класса первого уровня. Теперь для определения показателя затрат на единицу процесса необходимо затраты по сборке товара, полученные в предыдущем примере, разделить на количество отгрузок товара в магазин сети (см. таблицу «Нормативы бизнес-процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети»). Расчет показателя будет представлен следующим образом: 22464/250=89,85 у.е. на единицу процесса.

Таким же образом производятся расчеты по остальным экземплярам бизнес-процесса (все результаты представлены выше в таблице «Объем участия экземпляров бизнес-процесса, порождающих накладные расходы»).

Получив данные по затратам экземпляров бизнес-процесса, представляется возможность осуществить итоговый расчет стоимости единицы процесса. Стоимость единицы процесса рассчитывается суммированием показателей экземпляров бизнес-процесса, материалов и комплектующих, прямых затрат труда и накладных расходов по эксплуатации оборудования. Ниже представлена таблица, объединяющая вышесказанное.

 

Класс бизнес-процесса первого уровня \ Статьи затрат	«Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети»
Материалы, техника, комплектующие и расходные материалы	10,28 /ед. обслуживания
Прямые затраты труда	38,26 //ед. обслуж.
Накладные расходы по эксплуатации оборудования	0,73 /ед. обслуж.
«Собрать товар» (100%)	89,85 //ед. обслуж.
«Проверить товар» (100%)	19,48 //ед. обслуж.
«Доставить товар в магазин сети» (100%)	39,32 //ед. обслуж.
«Обработать товар в магазине» (100%)	23,29 //ед. обслуж.
«Открыть магазин в начале операционного дня» (100%)	4,03 //ед. обслуж.
Итого: стоимость ед. бизнес-процесса (т.е. обслуживания одного магазина)	225,24 //ед. обслуж.

Таким образом, в стоимость процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети» в месяц составит 56310 у.е. (стоимость единицы процесса (225,24) умноженная на коэффициент использования (250). Средние организационно-производственные затраты компании в месяц составляют 47280 у.е. Учитывая, что данные по издержкам (прямым, косвенным, постоянным и т.д.) компании были получены путем изучения отчетности компании, которая ведется традиционным способом, можно с уверенностью сделать вывод о неточностях традиционного представления данных об издержках. Среднегодовые затраты на складское хозяйство составляют 194660 у.е. (см. Таблицу «Распределение издержек по организационным элементам»). Таким образом согласно традиционному учету затрат, средние издержки на складское хозяйство в месяц составляют 16222 у.е. Разница наглядно представлена ниже в таблице.

 

Таблица Разница между видами учета

Тип расчета \ Статья затрат	Традиционный учет	Функционально-стоимостной анализ
«Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети»	16222 у.е.	56310 у.е.