Организация контроля за расходами на проект

 

Контроль за финансовым состоянием проекта осуществляется проект-менеджером.

Инструментом управления расходами является «План управления затратами».

В этом плане определены:

- ответственность всех сторон за все виды расходов;

- система учета расходов;

- система контроля.

Проект-менеджер, располагая этим планом:

- оценивает целесообразность и уровень осуществляемых затрат;

- распределяет расходы во времени;

- анализирует финансовое состояние проекта;

- отчитывается по затратам;

- использует финансовые рычаги управления.

3. Порядок проведения подрядных торгов

Подрядные торги – форма размещения заказов на строительство, предусматривающая выбор подрядчика для выполнения работ и оказания услуг на основе конкурса.

Объект торгов – производственный или непроизводственный объект, к которому относится предмет торгов.

Предмет торгов – конкретные виды работ и услуг, по которым проводятся торги.

Участник торгов – лицо, имеющее право принимать участие в торгах, в их подготовке, проведении, утверждении результатов торгов.

Заказчик – лицо, для которого строится, реконструируется или оснащается объект торгов.

Организатор торгов – лицо, которому заказчиком поручено проведение торгов.

Тендерная документация – комплект документов, содержащих исходную информацию о технических, коммерческих, организационных и иных характеристиках объекта и предмета торгов, а также об условиях и процедуре торгов.

Тендерный комитет – постоянный или временный орган, создаваемый заказчиком или организатором для организации и проведения торгов.

Претендент – лицо, решившее принять участие в торгах до момента регистрации оферты.

Оферта – предложение заключить контракт в отношении конкретного предмета торгов на условиях, определяемых в тендерной документации.

Оферент – претендент, от имени которого представлена оферта.

Альтернативное предложение – предложение, представляемое одновременно с основным, содержащее отличающиеся от основного предложения условия.

Подрядные торги могут проводиться при размещении заказов на:

· строительство предприятий, зданий и сооружений производственного и непроизводственного назначения, в т.ч. на условиях «под ключ»;

· выполнение проектных, инженерно-изыскательских, конструкторских, строительных, монтажных, пусконаладочных и других видов работ;

· поставку комплектного технологического оборудования, в т.ч. на условиях «под ключ»;

· управление проектом, консультирование, надзор;

· любые технически и организационно обоснованные сочетания указанных работ и услуг.

Основными видами подрядных торгов являются:

а) в зависимости от проведения организатором торгов предварительного отбора претендента – с предварительной квалификацией и без предварительной квалификации;

б) в зависимости от участия иностранных оферентов – с участием иностранного оферента и без участия иностранного оферента;

в) в зависимости от участия оферентов в процедуре торгов и оглашения их результатов – гласные и негласные;

г) в зависимости от того, в который раз назначаются торги по данному предмету торгов – первичные и вторичные.

Решение о назначении и о времени проведения торгов принимается заказчиком после утверждения ТЭО, проекта или после разработки рабочей документации.

Основными участниками подрядных торгов являются: заказчик, организатор торгов, тендерный комитет, претенденты, оференты.

При проведении торгов заказчик осуществляет следующие функции:

· принимает решение о проведении подрядных торгов и издаёт в связи с этим официальный распорядительный документ;

· определяет лицо, которое будет выполнять функции организатора торгов, издаёт об этом соответствующий распорядительный документ или заключает соответствующий договор;

· контролирует работу организатора торгов и участвует в работе тендерного комитета через своего представителя;

· устанавливает окончательные условия контракта и заключает его с победителем торгов.

Организатор торгов осуществляет следующие функции:

· подготавливает документы для объявления торгов, осуществляет публикацию объявления и рассылку приглашений;

· формирует тендерный комитет;

· направляет и контролирует деятельность тендерного комитета и привлекаемых инженерно-консультационных организаций по подготовке тендерной и другой необходимой документации, сбору и анализу оферт и проведению торгов;

· утверждает результаты торгов;

· рассматривает апелляции на решения тендерного комитета;

· ликвидирует тендерный комитет;

· несёт все расходы по подготовке и проведению торгов.

Тендерный комитет осуществляет следующие функции:

· производит сбор заявок на участие в торгах, на предварительную квалификацию;

· проводит предварительную квалификацию претендентов;

· организует разработку и распространение тендерной документации и решает вопросы изменения этой документации и процедур;

· проводит ознакомление претендентов с тендерной документацией и даёт необходимые разъяснения;

· обеспечивает сбор, хранение и оценку представленных оферт;

· осуществляет процедуру торгов и её оформление;

· определяет победителя или принимает иное решение по результатам торгов и представляет их на утверждение;

· публикует в средствах массовой информации отчёт о результатах торгов.

Для участия в торгах претендент обязан после прохождения предварительной квалификации до момента представления оферты внести первый задаток на расчётный счёт заказчика. Размер первого задатка определяется тендерным комитетом.

Объявления об открытых торгах должны содержать:

· наименование заказчика и организатора торгов;

· наименование вида торгов, объекта и предмета торгов;

· краткую характеристику места строительства;

· ориентировочный объём и сроки выполнения работ;

· условия выполнения контракта, необходимость учёта ряда ограничений;

· адрес, сроки, условия приобретения и другие сведения для получения тендерной документации;

· срок представления оферт.

Объявление о торгах должно быть произведено за 2-6 месяцев до срока представления оферт.

Тендерная документация состоит из следующих основных разделов:

· общие сведения об объекте и предмете торгов;

· проектная документация;

· требования по составу документации оферты;

· инструкция оферентам;

· условия и порядок проведения торгов;

· проект контракта;

· форма заявки об участии в торгах.

Тендерная документация включает техническую и коммерческую части.

Техническая часть тендерной документации представляет собой:

· описание и общую информацию о предмете и объекте торгов, в которой указываются месторасположение и назначение объекта, его основные технико-экономические данные, наличие внешней инфраструктуры, местных строительных материалов, подъездных дорог, а также сроки строительства;

· информацию о проведении и результатах инженерных изысканий на строительной площадке объекта;

· технические данные объекта, общие положения, генеральный план, архитектурно-строительная часть, водоснабжение и канализация, отопление и вентиляция, электротехнические работы, газоснабжение, а также требования экологической безопасности;

· организацию строительства;

· описание работ (по видам и группам работ).

Коммерческая часть тендерной документации включает требования в отношении:

· цены и порядка её определения;

· условий и сроков поставки;

· условий и графика платежа;

· источника финансирования контракта;

· банковской гарантии на выполнение строительной организацией работ в соответствии с представляемой офертой в случае выигрыша ею торгов.

Для участия в торгах претендент должен представить следующие документы:

· заявку на участие в подрядных торгах;

· временное поручительство в форме гарантии банка;

· копию платёжного документа, подтверждающего внесение первого задатка;

· расчёт цены предмета торгов с указанием порядка её исчисления и распределения по основным видам работ;

· пояснительную записку с приложением необходимой экономической, технической и технологической документации.

В отдельных случаях состав представляемых документов по решению заказчика может быть изменён.

Оферта должна быть подготовлена и представлена в тендерный комитет в соответствии с требованиями и условиями, определёнными в тендерной документации.

Оферты принимаются в двойных конвертах. Во внешнем конверте содержится заявка на участие в торгах, копия платёжного документа, подтверждающая внесение задатка, и внутренний конверт. Во внутреннем конверте находится оферта. Внутренний конверт должен быть запечатан оферентом на момент подачи оферты.

Вскрытие конвертов производится тендерным комитетом при наличии полномочного состава тендерного комитета. В зависимости от сложности предмета торгов тендерный комитет устанавливает срок рассмотрения оферт, который не может быть более 6 месяцев с момента вскрытия конвертов.

Тендерный комитет выбирает победителем торгов оферента, предложение которого наиболее полно отвечает всем требованиям, содержащимся в тендерной документации. Решение тендерного комитета о выборе победителя торгов принимается простым большинством голосов от числа членов, присутствующих на заседании тендерного комитета полномочного состава. В случае равенства голосов принимается решение, за которое проголосовал председатель тендерного комитета.

В течение трёх дней после принятия решения тендерный комитет обязан направить официальное извещение оференту, выигравшему торги.

После получения уведомления победитель обязан внести второй задаток на расчётный счёт заказчика в срок, установленный тендерным комитетом. После этого между заказчиком и победителем торгов заключается контракт на условиях, содержащихся в тендерной документации и оферте победителя торгов.

4. Контракты: понятие, типы, содержание

 

Контракт - юридический и операционный документ, финансирующий соглашения участников проекта и условия их выполнения.

Контракты различают по:

- содержанию сферы применения контракта;

- распределению функций и ответственности между участниками проекта (между заказчиком и генподрядчиком; проектно-строительные с ответственностью генподрядчика за проектирование и строительство; «под ключ» с полной ответственностью генподрядчика за проектирование, строительство и ввод в эксплуатацию; управленческий, когда проект-менеджер берет на себя функции управления проектированием и строительством);

- виду цены и др. признакам.

Структура и содержание контракта, определяющие функции и взаимоотношения партнеров, в настоящее время в РФ определяется самим партнером.

Стандартная форма:

а) общие условия;

б) частные условия:

- описание работы;

- коммерческие условия;

- условия платежей;

- календарный график;

- условия внесения и оплаты изменений;

- требования к субподрядчикам;

- гарантии;

- страхование;

- риски (кто оплачивает и какие).

Подготовка грамотного контракта требует значительных усилий и времени.

Последовательность этой работы:

- составление заказчиком плана подготовки контракта;

- выбор претендентов;

- подготовка запросов (требований) к претендентам;

- подготовка запросов к заказчику;

- обмен требованиями и их обсуждение;

- составление контракта.

В ведение контракта входят:

а) слежение за ходом выполнения;

б) рассмотрение отклонений от планового хода выполнения проекта;

в) разрешение конфликтов.