Автоматизация отчетности.

Эффективное применение возрастающего объема экономической информации при наименьших затратах на ее получение возможно только на базе внедрения высокопроизводительной вычислительной техники. При этом важно автоматизировать учет таким образом, чтобы все операции по выписке, обработке и передаче первичных документов осуществлять автоматически.

Персональные компьютеры обеспечивают формирование первичных документов и учетных регистров, что дает возможность организовать автоматизированное рабочее место (АРМ) с использованием диалогового режима.

АРМ организуется на базе ПК, который может использоваться либо автономно, либо во взаимосвязи с другими ЭВМ.

С вводом в промышленную эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе ПК происходит распределение функций, операций между бухгалтером и персональным компьютером. Бухгалтер выполняет операции по сбору первичных документов, контролю достоверности, подготовке для машинной обработки, ввод данных в ПК и запись на дискеты, управление процессом обработки на машине, контроль, анализ и регулирование расчетов.

Все арифметические и группировочные операции, выборки, формирование и хранение информационных массивов, а также печать выходных ведомостей выполняет ПК.

АРМ бухгалтера позволяет решать задачи бухгалтерского учета в регламентированном и запросном режимах, контролировать результаты вычислений, при обнаружении ошибок осуществлять повторный счет.

АРМы бухгалтера организуются по функциональному признаку и охватывают участки учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, затрат на производство, готовой продукции, а также сводный учет и отчетность.    

Отчетность при автоматизированном ведении учета представляет собой совокупность формируемых на ПЭВМ форм отчетности.

С повышением уровня автоматизации учетного процесса объем учетного процесса объем учетной информации и отчетности, составляемой автоматически, возрастает, а доля составленных вручную отчетных документов уменьшается.

Формирование на ПЭВМ учетной информации осуществляется как в соответствии с заранее установленным графиком, так и по запросу. Выдача пользователю информации осуществляется как на печать(через принтер), так и на экран компьютера.

Регулярный режим формирования характерен для внешней отчетности. Она отражается в соответствии с типовых формах, перечень которых и сроки представления устанавливаются Законом «О бухгалтерском учете и отчетности», также устанавливаются Министерствами дополнительные формы отчетности или расшифровки к ней.В условиях автоматизации отчетности происходит заполнение требуемых форм отчетности автоматическим печатающим устройством ПЭВМ.

Необходимые учетные данные выбираются из внутримашинной базы данных и преобразовываются в соответствующие показатели отчетности на ПЭВМ без вмешательства пользователя. При такой организации сначала в памяти ПЭВМ формируются показатели отчетности, описательная часть которых включает код формы, номер строки, графы. Затем они автоматически с помощью печатающего устройства заносятся непосредственно в формы отчетности. В настоящее время рынок прикладных продуктов предоставляет значительный перечень прикладных программ для автоматизации бухгалтерского учета. В последние годы создаются разнообразные фирмы, предлагающие разработки в этом направлении. Рынок прикладных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета непрерывно изменяется, причем изменяется структура как предложения, так и спроса. Связано это с ростом уровня компьютерной подготовки специалистов, бухгалтеров, потребностями развивающихся предприятий, а также с появлением более совершенного технического обеспечения по доступнымценам.

 

 

Учет основных средств

На предприятии

____________________________

Стоимость производственных мощностей адекватна функциональ­ной (производственной) полезности предметов в течение всего срока их эксплуатации (т.е. периода, в течение которого имущество, отно­сящееся к основным средствам, способно выполнять функции, прино­сящие доход его владельцу). Основные средства участвуют в процессе производства длительный период (в течении нескольких производственных циклов), сохраняя первоначальную форму и свойства, но постепенно изнашиваются и переносят свою стоимость на изготовленный продукт. 

В соответствии с принципами бухгалтерского учета стоимость про­изводственных мощностей должна равномерно распределяться в течение предполагаемого срока их эксплуатации путем распределения (списания) на отчетные периоды, в течение которых эти мощности будут иметь производительную полезность (способность). Этот про­цесс называется амортизацией основных средств.

    В настоящее время учет амортизации основных средств осуществляется на основе следующих законодательных актов, а именно:

· Положение о бухгалтерскому учету “Основные средства” П(С)БУ №7, введено с 1 июля 2000г.

Учет амортизации основных средств является важной составной частью учета основных средств. Поэтому знание экономического содержания, назначения и способов (методов начисления) амортизации является необходимым как для работников бухгалтерии, руководителей предприятий, так и для работников финансовых, экономических отделов предприятий.

 

Основные понятия и виды амортизации и износа.

Износ основных средств (фондов) — снижение первоначальной стоимости основных средств в ре­зультате их снашивания в процессе производства (физический износ) или вследствие морального ста­рения машин, а также снижения стоимости производ­ства в условиях роста производительности труда.В бухгалтерском учете износ основных средств отражается ежемесяч­но одновременно с начислением амортизации. Сумма износа равна сумме начисленной амортизации основ­ных средств плюс износ жилых зданий в части полно­го восстановления.

Различают физический и моральный износ основных средств. Физический износ представляет собой потерю основными средствами технико-эксплуатационных качеств в результате использования. Моральный износ - снижение стоимости основных средств в результате: 1)снижения себестоимости производства такого же товара; 2)появление более совершенных и производительных машин. Моральный износ основных средств не зависит от их физического износа. Физически годная машина может быть настолько морально устаревшей, что эксплуатация ее становится экономически невыгодной. И физический и моральный износ ведет к потере стоимости. Поэтому каждому предприятию следует обеспечить накап­ливание средств (источников), необходимых для приобретения и восстановления окончательно износившихся основных средств.

Амортизация (от сред. - век. лат. amortisatio — пога­шение) —1) постепенное снашивание фондов (обору­дования, зданий, сооружений) и перенесение их стои­мости по частям на вырабатываемую продукцию;

2) уменьшение ценности имущества, облагаемого на­логом (на сумму капитализированного налога).

Амортизация обусловлена особенностями участия основных средств в процессе производства. Основные средства участвуют в процессе производства длитель­ный период (не менее одного года). При этом они со­храняют свою натуральную форму, но постепенно снашиваются.

Амортизация начисляется ежемесячно по установ­ленным нормам амортизационных отчислений. Начис­ленные суммы амортизации включаются в себестои­мость выпускаемой продукции или издержки обраще­ния и одновременно за счет амортизационных отчис­лений создается амортизационный фонд, используе­мый для полного восстановления и капитального ремонта основных средств. Поэтому правильное пла­нирование и фактическое начисление амортизации способствует точному исчислению себестоимости про­дукции, а также определению источников и размеров финансирования капитальных вложений и капиталь­ного ремонта основных фондов.

Амортизационные отчисления — начисления с по­следующим отчислением, отражающие процесс посте­пенного перенесения стоимости средств труда по мере их физического и морального износа на стоимость производимых с их помощью продукции, работ и ус­луг в целях аккумуляции денежных средств для по­следующего полного восстановления. Они начисляют­ся как на материальные ценности (основные средст­ва, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы), так и на нематериальные активы (интеллектуальная собственность). Амортизационные отчисления произ­водятся по установленным нормам амортизации, их размер устанавливается за определенный период по конкретному виду основных фондов (группе; подгруп­пе) и выражается, как правило, в процентах на год износа к их балансовой стоимости.

Амортизационный фонд - источник капитального ремонта основных средств, капитальных вложений. Образуется за счет амортизационных отчислений.

Задача амортизации (износа) - распределить стоимость материальных активов длительного пользования на издер­жки в течение предполагаемого срока эксплуатации на основе при­менения систематических и рациональных записей, т.е. это процесс распределения, а не оценки. В данном определении есть несколько существенных моментов.

 Во-первых, все материальные активы длительного пользования, кроме земли, имеют ограниченный срок эксплуатации. Из-за ограни­ченности срока службы стоимость этих активов должна распреде­ляться на издержки в течение всех лет их эксплуатации. Двумя основными причинами ограниченности срока службы активов являет­ся физический и моральный износ (устарелость). Физический износ материальных активов является результатом их использования, экс­плуатации, а также воздействия природных факторов (ветер, солнце и т.д.). Периодический ремонт и тщательный уход могут сохранить здания и оборудование в хорошем состоянии и значительно продлить срок его службы, но, в конечном итоге, и каждое здание, и каждая машина должны прийти в негодность. Необходимость амортизации не может быть исключена регулярным ремонтом. Моральный износ представляет процесс, в результате которого активы не соответствуют современным требованиям вследствие прогресса в развитии техники и по другим причинам. Даже здания часто становятся морально уста­ревшими, не успев износиться физически. Бухгалтеры обычно не де­лают разницы между физическим и моральным износом, так как их интересует срок эксплуатации основных средств , невзирая на воз­можный срок их службы.

Во-вторых, термин "амортизация", используемый в учете, пони­мается не как физический износ или снижение рыночной стоимости объекта в течение данного времени, а как списание стоимости произ­водственных активов в течение времени их полезного функциониро­вания. Термин употребляется для отражения постепенного списания стоимости основных средств на издержки.

В-третьих, амортизация не является процессом оценки стоимости. Бухгалтерские записи ведут в соответствии с принципами определе­ния себестоимости и, таким образом, они не могут служить индикатором изменения уровня цен. Даже если в результате выгодной сделки и специфических особенностей конъюнктуры рыночная це­на здания или другого актива может подняться, несмотря на это амортизация должна продолжать начисляться (учитываться), ибо является следствием распределения ранее понесенных затрат, а не оценки.

 Факторы, влияющие на исчисление величины амортизации. Опре­деление суммы амортизации за отчетный период зависит (1) от перво­начальной стоимости объектов; (2) их ликвидационной стоимости; (3) амортизируемой стоимости; (4) предполагаемого срока полезной службы.

Первоначальная стоимость (acquisition cost) - нетто-цена приоб­ретения плюс все необходимые расходы по доставке, установке и под­готовке объекта к работе.

Ликвидационная стоимость (residual value) - стоимость скрапа, лома и других отходов, возникших при ликвидации и после предпола­гаемойих продажи.

Амортизируемая стоимость (depreciable cost) - разность между первоначальной и ликвидационной стоимостью. Например, если гру­зовой автомобиль имеет первоначальную стоимость 12 тыс. грн., а ликвидационную - 3 тыс. грн., то его амортизируемая стоимость со­ставит 9 тыс. грн.

Предполагаемый срок полезной службы (estimated useful life) - может измеряться в годах, в течение которых будет использоваться объ­ект, в количестве единиц произведенной продукции, в пробеге, если речь идет об автомобилях, и т.д. При подсчете этого показателя бух­галтер должен учитывать следующую информацию: 1) накопленный опыт работы с подобными активами; 2) современное состояние объек­та; 3) вопросы ремонта и ухода за оборудованием; 4) современные тенденции в области технологий и производств; 5) местные погодные условия.

 

 

Основы учета износа (амортизации) основных средств

                                    Учет амортизационных отчислений

  Амортизация начисляется по объектам основных средств, к которым относятся материально вещественные ценности, используемые при производстве продукции, работ и услуг и действующие в течение длительного периода времени, превышающего 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев. К ним относятся здания, сооружения, рабочие силовые машины и оборудование, измерительные приборы и устройства, вычислительная техника, транспортная техника, инструмент и инвентарь, прочие виды объектов основных средств.

Начисление амортизации производится организацией по объектам основных средств, находящихся у них в собственности, на праве хозяйственного ведения или оперативного управления, учет которых ведется на счете 10 “Основные средства”.

Поскольку в соответствии с пунктом 5 П(С)БУ 7 в составе основных средств кроме самих основных средств признаются другие необоротные материальные активы, Инструкцией №291 предусмотрено два синтетических счета для учета таких объектов:

10 «Основные средства»;

11 «Другие необоротные материальные активы».

Счет 10 предназначен для учета и обобщения информации о наличии и движении собственных или полученных на условиях финансового лизинга объектов и арендованных целостных имущественных комплексов и имеет девять субсчетов:

101 «Земельные участки»;

102 «Капитальные расходы на улучшение земель»;

103 «Здания и сооружения»;

104 «Машины и оборудование»;

105 «Трансортные средства»;

106 «Инструменты, приспособления и инвентарь»;

107 «Рабочий и продуктивный скот»;

108 «Многолетние насаждения»;

109 «Прочие основные средства».

    

Счет 11 предназначен для учета и обобщения информации о наличии и движении собственных прочих необоротных материальных активов и имеет семь субсчетов:

111 «Библиотечные фонды»;

112 «Малоценные необоротные материальные активы»;

113 «Временные (нетитульные) сооружения»;

114 «Природные ресурсы»;

115 «Инвентарная тара»;

116 «Предметы проката»;

117 «Прочие необоротные материальные активы».

 

Оприходование поступивших (приобретенных, созданных, безвозмездно полученных) основных средств по первоначальной стоимости отражается по дебету указанных выше счетов (субсчетов).

Для оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов, ввода их в эксплуатацию (кроме случаев, когда ввод оформляется в особом порядке), внутреннего перемещения (например, из цеха в цех, с объекта на объект и т.д.) применяется типовая форма первичного учета №03-1 «Акт приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств», утвержденная Приказом №352.

 

Переоценка основных средств

В настоящее время П(С)БУ 7 предусмотрено два способа переоценки объекта.

1-й способ основан на применении индекса переоценки. Базой переоценки в данном случае является остаточная стоимость объекта.

Индекс переоценки определяется по формуле

Индекс переоценки (И)=Справедливая стоимость:Остаточная стоимость.

Если И>1,1, то для отражения объекта основных средств в отчетности требуется его дооценка; если И<0,9, - уценка.

Для отражения стоимости переоцениваемого объекта а Балансе необходимо проиндексировать его первоначальную стоимость и сумму износа, начисленного по этому объекту. Такие величины определяются по следующим формулам:

 

Переоцененная первоначальная стоимость=Первоначальная стоимость*Индекс переоценки;

Переоцененная сумма износа=Начисленный износ*Индекс переоценки

 

Затем рассчитывается переоцененная остаточная стоимость объекта:

Переоцененная остаточная стоимость=Переоцененная первоначальная стоимость-Переоцененная сумма износа.

 

2-й способ применяется в случае поного износа объекта основных средств (ясно, что в этом случае речь может идти исключительно о дооценке объекта).

Переоцененная первоначальная стоимость определяется по формуле

Переоцененная первоначальная*стоимость=Первоначальная стоимость+Спреведливая стоимость.

Величина износа при таком способе переоценки не изменяется, поэтому остаточная стоимость объекта будет соответствовать его справедливой стоимости.

Для того чтобы осуществить переоценку объекта основных средств, необходимо определить его справедливую стоимость. П(С)БУ 7 каких-либо рекомендаций по этому вопросу не содержит. Однако в приложении к П(С)БУ 19 «Объединение предприятий» представлен порядок определения справедливой стоимости идентифицированных активов.

 

 

Методы амортизации основных средств.

 

  Согласно пункту 28 П(С)БУ 7 метод амортизации выбирается предприятием самостоятельно, с учетом ожидаемого способа получения экономических выгод от его использования. Однако при выборе метода амортизации предприятию необходимо руководствоваться нормами пункта 26 указанного Положения.

  В соответствии с названным пунктом для амортизации основных средств применяются следующие методы:

- прямолинейный (метод прямолинейного списания);

- уменьшения остаточной стоимости;

- ускоренного уменьшения остаточной стоимости;

- кумулятивный;

- производственный.

  Кроме того, предприятие имеет право применять нормы и методы начисления амортизации основных средств, предусмотренные налоговым законодательством, - назовем этот метод условно «налоговым».

  В бухгалтерском учете предусмотрено ежемесячное начисление амортизации. И поскольку при применении всех методов, кроме производственного, первоначально определяется годовая сумма амортизации, то месячная сумма рассчитывается делением годовой суммы на 12 (месяцев). Исключение составляют только предприятия с сезонным характером производства, которые тоже начисляют годовую сумму амортизации, но распределяют ее на период работы в отчетном году, то есть делят ее на 12, а на количество месяцев фактической работы.

Например: годовая сумма амортизации закаточной машины на предприятии, которое занимается сбором и консервированием грибов, составляет 1400 грн. Предприятие работает в период с июня по декабрь, то есть 7 месяцев в году. Месячная сумма амортизации закаточной машины будет равна 200 грн.

(1400 грн. : 7 мес.). Начисление амортизации начинается с месяца, следующего за месяцем, в котором объект основных средств стал пригодным для полезного использования, то есть был введен в эксплуатацию. Напомним, что при вводе объектов основных средств в эксплуатацию обязательно составление типовой формы № 03-1 «Акт приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств», утвержденной Приказом №352. Прекращается начисление амортизации с месяца, следующего за месяцем выбытия объекта основных средств. В этом случае на предприятии должны быть составлены типовые формы № 03-3 «Акт на списание основных средств» или № 03-4 «Акт на списание автотранспортных средств» или уже указанная выше форма № 03-1, если объект выбывает по причине реализации (продажи) или бесплатной передачи юридическому лицу.