Документальное оформление, отчетность и учет операций по кассе в национальной и иностранной валютах.

Организация работы кассы

Организация для осуществления расчетов наличными деньгами должна иметь кассу. Касса - это специально оборудованное в соответствии с техническими требованиями для обеспечения сохранности наличных денег и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Индивидуальные предприниматели и организации с численностью наемных работников не более десяти человек, являющиеся субъектами малого предпринимательства могут не иметь специально оборудованное и изолированное помещение кассы, при условии наличия несгораемых металлических шкафов, которые подлежат ежедневному опечатыванию.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

Все наличные деньги, чеки, бланки строгой отчетности и ценные бумаги хранятся, как правило, в сейфах или несгораемых металлических шкафах. Ключи от металлических шкафов, печати и ключи от помещения кассы хранятся у кассира.

В сейфе (металлическом ящике) кассы не хранятся наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие индивидуальному предпринимателю или организации.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир осматривает сохранность вверенного ему имущества.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей и решеток кассир докладывает об этом руководству организации, которое сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия сотрудников полиции.

В этом случае руководитель организации или лицо его заменяющее, главный бухгалтер, а также кассир после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в двух экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - остается у организации.

В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу индивидуального предпринимателя или руководителя организации. С этим работником заключается письменный договор о его полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и другие причины) находящиеся у него в подотчете ценности немедленно пересчитываются другим лицом, которому они передаются, в присутствии комиссии из лиц, назначенных индивидуальным предпринимателем или руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц в двух экземплярах.

Назначение на работу кассира оформляется приказом индивидуального предпринимателя или руководителя организации. С кассиром заключается письменный договор о его полной материальной ответственности.

В организациях с небольшой численностью работающих и не имеющих в штате кассира его обязанности может выполнять главный бухгалтер по письменному распоряжению руководителя организации.

Поступающие в кассы наличные денежные средства подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счета организации.

Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе, или просто лимитом остатка кассы. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Документальное оформление учета денежных средств

У предприятий в процессе деятельности происходят денежные расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами.

Расчеты между предприятиями осуществляются в безналичном порядке, а также наличными через кассу предприятия в пределах, установленных в законодательном порядке лимитов.

В кассу организации наличные денежные средства поступают с банковского счета, а также в результате платежей на­личностью за товарно-материальные запасы и услуги, при воз­врате ранее выданных сумм и т.п.

Прием наличных денег оформляют приходными кассовы­ми ордерами по типовой форме № КО-1, подписанными глав­ным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. Приходный ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалте­рии. При приеме денег от отдельных лиц им выдается квитан­ция с подписями ответственного работника бухгалтерии и кас­сира, а ордер остается в кассе и регистрируется в журнале ре­гистрации приходных и расходных кассовых документов. В приходном ордере кроме обязательных реквизитов (номера, даты и т.п.) указывают, за что получены деньги (получение де­нег в банке, оплата продукции или услуг, возврат остатка под­отчетных сумм и т.п.).

Выдача наличных денег из кассы производится по расход­ным кассовым ордерам по типовой форме № КО-2 или надле­жащей оформленным платежным ведомостям, счетам, заявлени­ям с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Расходные кассовые ордера выписываются в одном экземпляре бухгалтерией и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по типовой форме № КО-3. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым документах, заяв­лениях, счетах и других имеется разрешительная надпись руко­водителя организации, подпись руководителя на расходных кас­совых ордерах необязательна.

При выдаче денег отдельным лицам по кассовым ордерам требуется предъявление документов, удостоверяющих личность получателя. Кассир должен отметить в ордере номер этого до­кумента, кем и когда он выдан. Во всех случаях обязательна расписка в получении выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Заработная плата, пособия, пенсии, стипендии выдаются кассиром по платежной ведомости или платежному чеку без за­полнения расходных ордеров на каждого получателя. На пла­тежной ведомости или расчетной ведомости (при выдаче по платежным чекам) должна быть разрешительная надпись руко­водителя организации о выдаче денег с указанием суммы про­писью. По истечении срока выдачи денег по ведомости (обычно в течение трех дней) против фамилий лиц, не получивших при­читающуюся им сумму, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге по форме № КО-4. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана сургучной печатью, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производят в двух экземплярах через копироваль­ную бумагу. Вторые экземпляры листов отрывные и служат от­четом кассира.

На больших предприятиях, где заработную плату, премии и т.п. выдают доверенные лица (раздатчики) для учета денег, выданных из кассы организации доверенным лицам (раздатчи­кам), и возврата остатка наличных денег и оплаченных доку­ментов применяется Книга учета принятых и выданных кассиром денег. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «От­чет кассира». Обе названные машинограммы должны состав­ляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций по приходу и расходу денег в кассе, выводит остаток денег на следующее число и передает в бухгалтерию отрывной лист или копию записей в кассовой книге с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специ­альные регистры: Журнал-ордер № 1 по кредиту группы счетов 1010 «Денежные средства в кассе», вспомогательную ведомость де­бетовых оборотов или накопительные регистры в ручном или машинном исполнении. Основанием для записи в них служат отрывные листы кассовой книги, данные группируют по каждо­му синтетическому счету, корреспондирующему со счетом «Денежные средства в кассе».

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборо­тов по дебету и кредиту счета «Денежные средства в кассе» выводится сальдо наличных денег на начало следующего месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге. В сроки, определенные руководством организации, в кассе проводят инвентаризацию наличности, результаты которой оформляют актом.

Учет операций по кассе

Для учета кассовых операций предназначены счета подраздела 1000 «Денежные средства», который включает счета 1010 « Денежные средства в кассе» и 1020 «Денежные средства в пути». По дебету этих счетов отражают остатки и поступление денег в кассу, а по кредиту - выплаты денежных средств. Инвентаризация денег в кассе производится не реже одного раза в квартал. При обнаружении излишка денег дают проводку на увеличение дохода от неосновной деятельности - по кредиту счета 6160 «Прочие доходы от инвестирования» и дебету счетов 1010 и 1020. При обнаружении недостачи сумму недостачи списывают в дебет счетов по учету дебиторской задолженности и кредит счетов 1010 и 1020 подраздела 1000 «Денежные средства». В конце года счет 6160 «Прочие доходы от инвестирования» закрывается на увеличение итогового дохода: кредитуется счет 6280 «Прочие доходы» и дебетуется счет 6160 «Прочие доходы от инвестирования». Подраздел 1000 «Денежные средства» предназначен для обобщения информации о наличии и движения денег в национальной и иностранных валютах в кассе организации.

При проверке правильности отражения денежных средств в балансе следует балансовые данные сопоставить с Главной книгой по счетам подразделов: 1000 «Денежные средства»: 1010 «Денежные средства в кассе в тенге», 1020 «Денежные средства в кассе в валюте», 1030 «денежные средства в иностранной валюте», 1030 «Денежные средства в пути в тенге», 1040 «Денежные средства в текущих банковских счетах в валюте», 1060 «Денежные средства на депозитных банковских счетах», 1070 «Денежные средства на специальных счетах».