Документальное оформление, синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами. В процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия посылают работников в служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и другие расходы. Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков. Поэтому для оплаты выше перечисленных и других расходов работникам выдают в подотчет наличные деньги. Деньги выдаются согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия. Авансы выдаются не ранее наступления действительной надобности в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки. Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командируемым лицам на оплату проезда к месту командировки и обратно, возмещения расходов суточных и расходов по найму помещений на срок командировки. Расходование подотчетных сумм подтверждается документами, для обобщения которых предназначен авансовый отчет.

Выдача авансов из кассы производится после полного расчета по ранее выданным авансам. Лица, не предоставившие отчеты и не сдавшие неизрасходованные остатки подотчетных сумм в установленные сроки, подвергаются дисциплинарной, а в необходимых случаях - уголовной ответственности. Субъект имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса, если работник не оспаривает основания и размер удержания. Удержание может быть произведено единовременно или с рассрочкой независимо от того, какая часть оплаты труда остается свободной от всех других взысканий с данного работника. Распоряжение об удержании должно быть дано не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. При пропуске этого срока администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае, а также, если работник оспаривает основание или размер удержаний, взыскание сумм производится в судебном порядке.

Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы. Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты, затем их утверждает руководитель предприятия. Неправильно оформленные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для до оформления. Документы, приложенные к авансовому отчету, гасятся штампом или надписью от руки "Оплачено'' или "Погашено" с указанием даты (года, месяца, числа).

За время нахождения в командировке выплачиваются суточные в установленных размерах за каждый день пребывания в командировке (до 2-х минимального расчетного показателя, устанавливаемого законодательно), не исключая выходных и праздничных дней, а также дней нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути.

Оплата расходов по найму жилого помещения (кроме тех случаев, когда командированному предоставляется бесплатное помещение) производится на основании представленных счетов, но не свыше установленных размеров. Фактическое пребывание в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Срок командировки, как правило, не должен превышать сорока дней, не считая времени нахождения в пути. При не предъявлении документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 50 % от нормы суточных по служебным командировкам. При отсутствии проездных документов к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещение расходов в каждом конкретном случае решается руководителем в установленном порядке.

Если командируемый выезжает в загранкомандировку, день выезда и день приезда при начислении суточных считаются за один день.

Для учета задолженности работников и других лиц используется счет 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» Типового плана. На данном счете отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников по:

- выданным в подотчет денежным средствам на приобретение активов, оплате услуг, служебным командировкам и другие;

- предоставленным работникам займам, а также расчеты по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другие), причиненного организации работником, и прочая краткосрочная дебиторская задолженность работников.

По дебету счета 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» записи производятся с кредита следующих счетов:

1010 «Денежные средства в кассе» — при выплате авансов в подотчет из кассы;

1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах» — при переводе авансов по почте с расчетного счета;

1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» — при выдаче авансовых чековых книжек под отчет;

По кредиту счета 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» записи производятся в дебет следующих счетов:

счета подраздела 1300 «Запасы» (1310,1320), 1330 «Товары» — на сумму приобретенных товарно-материальных ценностей и произведенных транспортно-заготовительных расходов;

7210 «Административные расходы» (или 7470 "Прочие расходы") — на командировочные, почтовые, телеграфные и другие расходы;

1010 «Денежные средства в кассе» — при возврате аванса в кассу;

3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» — при удержании аванса из заработной платы.

Расчеты с подотчетными лицами могут производиться в иностранной валюте (при служебных командировках, оплате представительских и дру­гих расходов за рубежом).

При выдаче валюты в подотчет дебетуют счет 1250, субсчет «Краткосрочная дебиторская задолженность работников в иностранной валюте» и кредитуют счет 1010 «Денежные средства в кассе в иностранной валюте». Списание расходов производится по дебету счетов 7210 «Административные расходы», 7470 «Прочие расходы» и другие и кредиту счета 1250.

Операции с валютой по счетам 1250 и 1010 отражаются в тенговом эквиваленте. Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте ведутся, как правило, в отдельной ведомости по счету 1250.