Использование рабочего времени руководителями и специалистами

Проблема недостающего времени заботит всех.

Как часто работники возвращаются с работы с ощущением непонятно на что потраченного дня… Слова «текучка заела!» - одно из наиболее частых оправданий за несделанное.

Интересно сопоставить данные о переработках руководителей с эффективностью использования ими рабочего времени.

Одно из наиболее полных исследований этого вопроса проведено уральскими социологами на предприятиях Урала. Оказалось, что продолжительность рабочей недели руководителей превышала 41 часовую в 1,23 – 1,5 раза. В то же время коэффициент полезной занятости изменялся от 0,68 (у директора) до 0,77 (у начальников цехов). Перемножив среднюю продолжительность рабочей недели руководителей (= 4/3) на средний коэффициент полезной занятости (= ¾), получим объем рабочей нагрузки руководителей в неделю (= 1).

Этот несложный подсчет показывает, что совершенно справедливо утверждение: «Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать» (7).

При изучении содержания труда и структуры рабочего времени управленческого персонала могут использоваться следующие методы:

- метод моментальных наблюдений – это способ собирания фактических данных в случайно выбранные моменты времени;

- хронометраж – вид наблюдения, при котором изучаются циклические повторяющиеся элементы работы;

- самофотография рабочего времени – учет затрат рабочего времени, осуществляемый лично работающими в целях выявления затрат рабочего времени и обеспечения наиболее рациональной организации труда;

- анкетный и устный опросы

а) изучение существующего состояния организации труда и использования рабочего времени;

б) выявление и обобщение мнений ИТР и служащих о возможных мероприятиях, способствующих повышении. Эффективности и улучшению условий труда.

Выбор метода определяется с одной стороны, целью исследования, с другой – характером и условиями изучаемого рабочего времени.

Проведем анализ использования рабочего времени ведущим специалистом отдела по работе с физическими лицами. При этом используем метод самофотографии рабочего времени.

При проведении самофотографии рабочего времени составим наблюдательный лист (Приложение 1). Для изучения затрат рабочего времени ведущего специалиста в наблюдательном листе рассчитываются затраты рабочего времени на каждую рабочую операцию, а затем наблюдательный лист шифруется.

Правильную шифровку наблюдательного листа невозможно провести не зная должностных обязанностей работника (Приложение 2).

После того, как шифровка наблюдательного листа закончена рассчитываются время, затраченное работников на каждую управленческую функцию путем суммирования. По итогам проведенных расчетов составим таблицу 2.2.

Таблица 2.2

Структура затрат по функциям ведущего специалиста отдела
по работе с физическими лицами

Рабочее время управленческого персонала включает:

- время основной работы, время выполнения должностных обязанностей и время, связанное с выполнением должностных обязанностей других сотрудников (шифры 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 10) составило по факту 446 минут;

- вспомогательное рабочее время на рабочие переходы, переезды и на подготовительно-заключительные работы (шифры 08, 09) составило фактически 7 минут;

- непроизводительные потери рабочего времени, неположенные перерывы в работе, опоздания на работу, самовольная отлучка с рабочего места, личные разговоры и др. (шифр 11) составили по наблюдательному листу 27 минут.

После этого определяем коэффициент производительности труда ведущего специалиста за 1 июля 2005 года по формуле:

Кпр = Тпр/Трд , где (9)

Кпр – коэффициент производительности труда;

Тпр – время производительной работы;

Трд – время рабочего дня.

Кпр = 453/480 = 0,944

Данный коэффициент показывает, что у ведущего специалиста отдела по работе с физическими лицами производительные затраты рабочего времени в общей сумме затрат довольно велики.

Однако при анализе работ, выполняемых ведущим специалистом отдела по работе с физическими лицами следует выделить работы, которые могут выполнять другие, менее квалифицированные работники. Так, например, 14 минут 50 секунд рабочего времени было потрачено на замену пластиковых карточек работникам МЧС. Данная работа не входит в круг обязанностей ведущего специалиста, проводившего самофотографию рабочего времени. Однако на момент обращения клиентов в отделе отсутствовали работники группы по пластиковым карточкам в результате чего начальником отдела было дано устное распоряжение ведущему специалисту обслужить клиентов. Также можно исключить из выполненных работ в течение дня работы по формированию писем и аналитических материалов для отсылки в отделения, что высвободит 22 минуты 55 секунд рабочего времени (операции 45 и 47 наблюдательного листа) ведущего специалиста по выполнению своих непосредственных обязанностей.