Условия работы управленческого персонала

В комплексе мер, обеспечивающих эффективность труда в сфере управления, важная роль отводится рационализации рабочих мест и созданию благоприятных условий труда. От них зависит работоспособность и производительность труда, степень использования творческого потенциала, сохранение здоровья и продолжительность жизни работников управленческого труда.

Под рабочим местом работника управленческого труда понимается зона его трудовой деятельности, оснащения необходимыми средствами труда.

Понятие «организация рабочих мест» охватывает:

- устройство и планировку служебных помещений и размещение в них рабочих мест;

- планировку рабочих мест сотрудников;

- оснащение рабочих мест необходимой мебелью и современными техническими средствами переработки информации (4).

Общим требованием рациональной организации рабочих мест является создание работникам максимального удобства для осуществления их деятельности, освобождение от нерациональных перемещений и движений, снижение на этой основе затрат труда на выполняемую работу. Следовательно, экономия времени и сил работника – лавные критерии рациональности организации рабочих мест. Существуют также частные требования, предъявляемые к отдельным составляющим организации рабочих мест.

Так устройство служебных помещений предполагает выбор для отдельных структурных подразделений или отдельных работников помещений рациональных габаритов, форм и размеров, а также планировку этих помещений и рабочих мест в них.

Планировка служебных помещений включает в себя распределение структурных подразделений по комнатам и такое размещение в них мебели и различного оборудования, которое предотвращает потери времени на лишние перемещения, обеспечивает экономное использование площади и сохранение здоровья работающих. Планировка служебных помещений определяется процессом работы, осуществляемой в них. При этом учитываются функциональная значимость структурного подразделения, содержание и технология выполнения работ, взаимосвязи работников в процессе труда.

При планировке служебных помещений и рабочих мест в них необходимо учитывать следующие рекомендации:

- движение рабочего потока должно быть прямоточным, без лишних возвращений и пересечений;

- структурные подразделения и наиболее часть вступающие в деловые контакты отдельных работников следует размещать близко друг от друга;

- шкафы, стеллажи и другое оборудование коллективного пользования необходимо располагать так, чтобы было удобно подходить к ним и пользоваться ими;

- в помещении не должно находится ничего лишнего, ненужного для работы;

- площадь отдельных мест должна соответствовать санитарным нормам и специфике выполняемой работы;

Подразделения, связанные с приемом сторонних посетителей (отдел снабжения, сбыта, отдел кадров и другие), целесообразно размещать вблизи входов, лифтов или на первых этажах здания;

- рабочие места сотрудников, связанных с приемом большого числа посетителей, следует размещать поблизости от входа в служебное помещение отдела, службы;

- подразделения, услугами которых пользуются все другие подразделения (например, канцелярия), должны размещаться приблизительно на равном расстоянии от всех отделов;

- рабочие столы лучше всего располагать перпендикулярно линии окон так, чтобы свет, падая слева (справа менее рационально, но допустимо, размещение работника лицом к окну нерационально, а спиной – недопустимо);

- рабочие столы нельзя размещать вблизи отопительных приборов (в крайнем случае эти приборы должны быть закрыты специальными щитами).

Есть две концепции устройства и планировки служебных помещений, используемые в практике оргпроектирования, - кабинетная система планировки и зальная (планировка по принципу «большой конторы»).

Кабинетная система предполагает размещение групп работников в отдельных комнатах. При определении числа комнат (кабинетов), необходимых для размещения аппарата управления, учитывается характер деятельности и оснащение труда работников различных подразделений, наличие подразделений специального назначения (машинописные бюро, обслуживание множительной техники и др.), а также необходимость предоставления некоторым лицам в силу их служебного положения отдельных кабинетов. Под служебные помещения могут быть отведены:

- отдельные комнаты для одного или двух работников с выходом в комнату секретаря;

- небольшие служебные комнаты, в которых размещается отдел, состоящий из 4 – 10 человек;

- большие служебные комнаты, в которых работают по 10 – 30 человек.

Формы и габариты служебного помещения должны быть удобными для размещения рабочих мест. Так, наиболее удобными считаются комнаты прямоугольной формы с соотношением сторон 1:1 или 1:1,5 (предельно 1:2) с минимальной высотой 3,25 м и минимальной шириной 2,5 – 3 м. При двустороннем естественном освещении наибольшая ширина (глубина) помещений не должна превышать 12 – 15 м, при одностороннем – 6 – 7 м. Минимальная площадь одного рабочего места действующими санитарными нормами установлена в 4 кв.м, а для некоторых профессий – выше (например, для конструктора она составляет 5 – 6 кв.м, так как их рабочее место помимо рабочего стола оснащено специальным оборудованием для выполнения чертежных работ; для руководителей учреждения – 24 – 25 кв.м, руководителей отдела – 8 – 24 кв.м, делопроизводителя – 3 – 4 кв.м, машинисток – 436 – 5 кв.м).

Кабинетная система устройства помещений для крупных учреждений в настоящее время не считается рациональной, поскольку при ней трудно обеспечить прямоточность, удлиняются маршруты перемещения сотрудников и документационных потоков; а разбивка помещений на отдельные комнаты значительно понижает коэффициент полезной площади здания, осложняет проблему отопления, освещения, вентиляции, удорожает перепланировку.

Зальный принцип устройства служебных помещений предполагает размещение работников аппарата управления в одном большом зале, занимающем, как правило, один этаж и рассчитанном на 1000 человек. Такой зал оборудуется кондиционерами, звукоизоляцией, освещением. В нем выделяют с помощью специальных передвижных перегородок участки механизированной обработки данных, а также места для совещаний и приема посетителей.

За рубежом даже руководители, относящиеся к высшему руководству фирмой, нередко считают целесообразным размещать в одном помещении с подчиненными свои рабочие места, отделяя их передвижными перегородками.

Размещение рабочих мест в залах производится строго в соответствии с рабочим процессом и потоками документации. Их группировка определяется технологией выполнения основной работы и в случае ее изменения может легко перестраиваться.

Стоимость строительства таких помещений, а также требуемая площадь на одного служащего резко сокращается (8).

Планировка рабочего места также имеет огромное значение. Рациональный ее вариант предполагает размещение средств и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных для выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

Рабочая зона – пространство на стационарном рабочем месте в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в пределах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную зоны.

Нормальная рабочая зона в горизонтальной площади ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм или 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев плоскостью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средство труда, используемые реже. Взаимоперекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется дугой около 1500 мм по фронтону и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

Важное значение имеет также рабочая поза – положение корпуса и конечностей по отношению к столу, оборудованию. Рабочая поза определяется особенностью выполняемой работы, местом и условием ее проведения, антропометрическими характеристиками человека.

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечить экономию рабочего времени на поиск средств и предметов труда и сокращению физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

- на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

- каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затрат времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

- канцелярские принадлежности следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

- все средства коммуникаций техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

- документы, с которыми работает служащий, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

- документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

- движения работника должны быть оптимальными, то есть более короткими и экономными с позиции затрат времени и сил.

На эффективность управленческого труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных управленческих работ, средствами связи и служебной мебелью – так называемой оргтехникой.

При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь ввиду, что приобретение и использование оргтехники – не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, высвобождения численности управленческого персонала, а также для решения ряда социальных проблем управленческого труда. Поэтому прежде, чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.

Наборы служебной мебели работников управленческого труда и ее конструкция зависят от характера выполняемых на рабочем месте работ, степени их механизации и поэтому могут быть весьма разнообразны.

В целом, говоря об организации рабочих мест, нужно отметить, что не стоит пренебрегать рассмотренными выше правилами и рекомендациями, выработанными наукой и практикой. Соблюдение их позволяет создать не только эффективные условия работы, но и благоприятную психологическую атмосферу в коллективе, свидетельствуют о культуре труда, заботе о человеке.

Рассмотрим организацию рабочих мест в отделе по работе с физическими лицами Краснопольского филиала ОАО «Белагропромбанк».

Следует отметить, что отдел по работе с физическими лицами располагается отдельно от административного здания филиала, приблизительно на расстоянии 500 м. Это связано со спецификой работы отдела – работа с клиентами в течение всего рабочего дня, в то время как доступ клиентов в административное здание осуществляется только до 16.00.

Рабочая комната отдела занимает площадь 29,8 м². Действующими санитарными нормами установлена минимальная площадь одного рабочего места – 4 м² , для руководителя отдела – 8 – 24 м². Следовательно отдел по работе с физическими лицами в составе 6 человек (в том числе начальник отдела) занимают рабочую комнату, площадь которой соответствует минимально установленным санитарным нормам (5х4+1х8=28 м²).

Тем не менее, следует отметить, что не все рабочие места расположены рационально – два работника сидят лицом к окну, что способствует снижению производительности труда.

Компьютеризация рабочих мест составляет 83,3% (5 из 6), что является достаточным для отдела. Однако следует отметить, что один из мониторов направлен в спину рядом сидящему работнику, что является недопустимым. Согласно установленным санитарным нормам, разработанным для компьютеризированных рабочих мест оптимальным считается размещение монитора, когда его задняя панель направлена в стену. Следовательно, в отделе необходимо провести перепланировку рабочих мест.

Кроме организации рабочих мест важное значение для работы имеют условия труда.

Условия труда – это совокупность элементов (факторов) производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека – здоровья, работоспособность, удовлетворенность трудом и его эффективность.

Можно выделить следующие группы факторов условий труда:

1. санитарно-гигиенические, характеризующие микроклимат (температуру, влажность и скорость движения воздуха), освещение, шум, вибрацию и сопряженную с освещением окраску служебных помещений и оборудования;

2. эстетические, включающие цветовую отделку помещений, озеленение, использование в интерьере помещений произведения живописи и произведений прикладного искусства;

3. психофизиологические, связанные с осуществлением мер психофизического характера, обеспечивающих условия высокоэффективной деятельности и сохранения здоровья служащих (постепенное вхождение в труд, ритмизация труда, нормальное чередование труда и отдыха, смена форм деятельности, активные формы труда и отдыха и ряда других факторов;

4. социально-психологические, связанные с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе с новой техникой, к различного рода нововведениям, с созданием нормального психологического климата в коллективе, установлением нормальных взаимоотношений руководителей и подчиненных и, в частности, с использованием выработанных наукой и практикой принципов общения руководителей с подчиненными.

В помещении, где расположен отдел по работе с физическими лицами санитарно-гигиенические нормы соблюдаются. Так температура воздуха в помещении в теплое время года составляет не более 22-23^оС, в холодное время года - 20-25^оС. Поскольку в холодное время года помещение хорошо отапливается (температура воздуха может достигать 28^оС) все радиаторные батареи снабжены вентилями, чтобы, в случае необходимости, можно было прекратить подачу горячей воды. Кроме того имеются вентиляционные люки, также в отделе имеется вентилятор. Освещенность помещения также соответствует установленной норме (300-500 лк). Это достигается наличием осветительных приборов на разном уровне от пола, - на высоте 1,5 метра размещено 4 бра с двумя лампочками каждое, также имеется верхнее освещение – 8 ламп накаливания и 16 ламп люминесцентных с несколькими выключателями. Наличие нескольких выключателей обеспечивает регулирование освещенности рабочих мест в разные периоды года и суток.

Внутренняя отделка помещения осуществляется в современном стиле с использованием как современных (подвесные потолки, евровагонка и т.д.), так и традиционных отделочных материалов. Отделка выполнена в серо-белом цвете, что в сочетании с повышенными температурами создает ощущение прохлады. При создании интерьера помещения широко использовались комнатные растения, также присутствуют предметы искусства.

Социально-психологические отношения в коллективе хорошие – как между членами коллектива, так и с начальником отдела. Во взаимоотношениях руководителя с подчиненными поощряется проявление инициативы подчиненных.