Жизненный цикл и участники проекта. Основные принципы управления проектами

Менеджеры проекта или организация могу разделить проект на фазы, чтобы обеспечить более качественное управление с соответствующими отсылками на текущие операции исполняющей организации. Совокупность этих фаз составляет жизненный цикл проекта. Каждый проект за время своего существования проходит четыре фазы:

1. Прединвестиционная фаза (начальная) - разработка и представление сначала концепции проекта, а затем — бизнес-плана. В уставе проекта четко фиксируют все ключевые договоренности о будущем проекте:

· обоснование инициации проекта;

· главную и вспомогательные цели проекта, а также критерии его успеха и неудачи;

· структуру продукта проекта;

· перечень ключевых заинтересованных сторон и их интересов;

· основные ограничения проекта.

2. Инвестиционная фаза – разработка проекта, когда команда управления проекта концентрирует свои усилия на создании максимально эффективного плана реализации проекта. В процессе планирования:

· вырабатывают миссию проекта;

· составляют календарный план проекта, который оптимизируют исходя из доступности ресурсов, таких как финансы, персонал, оборудование, а также стремятся максимально сократить;

· разрабатывают графики потребностей проекта в ресурсах;

· формируют бюджет проекта: помесячный график материальных затрат и поступлений от проекта с разбивкой по статьям;

· разрабатывают организационную структуру проекта и развивают команду проекта, включая в нее необходимых специалистов, подразделения, а порой и внешние организации;

· создают план управления рисками.

Итогом планирования является утвержденный заказчиком сводный план проекта, который является руководящим документом для команды проекта на всем протяжении его реализации.

3. Фаза реализации —в этот период проводятся основные работы по проекту.

4. Фаза завершения – основные задачи:

· разобраться со всеми «хвостами» по проекту: закрыть контракты, разрешить конфликты;

· внести итоги проекта, как положительные, так и отрицательные.

К участникампроекта относятся:

Менеджер проекта - лицо, ответственное за управление проектом.

Заказчик/пользователь - лицо или организация, которые будут использовать продукт проекта.

Исполняющая организация -предприятие, чьи сотрудники непосредственно участвуют в исполнении проекта.

Члены команды проекта -группа, которая выполняет работы по проекту.

Команда управления проектом -члены команды проекта, непосредственно занятые в управлении его операциями.

Спонсор -лицо или группа лиц, предоставляющая финансовые ресурсы для проекта.

Источники влияния -лица или группы, которые напрямую не связаны с получением или использованием продукта проекта, но которые, в связи с их положением в организации-заказчике или исполняющей организации, могут положительно или отрицательно повлиять на ход выполнения проекта.

Офис управления проектом (PMO) -если в исполняющей организации имеется этот офис, он может быть участником проекта, если он несет прямую или непрямую ответственность за результаты проекта.

Помимо вышеперечисленных ключевых участников проекта существует множество различных наименований и категорий участников проекта, в том числе внутренние и внешние, владельцы и инвесторы, продавцы и подрядчики, члены команд и их семей, правительственные учреждения и средства массовой информации, отдельные граждане и общество в целом.

Принципы управления проектами:

1. Комплексность, полнота, устранение неопределенностей - применяемая в компании модель проектного бизнеса должна охватывать все основные компоненты проектной технологии. Допускается различная степень использования компонент, но каждая компонента должна быть использована. Не допускается появление неявных, недокументированных неопределенностей. В частности, в плане проекта должны быть прямо описаны ограничения и допущения.

2. Лидерство, единоначалие, сквозное управление - управление проектом, выполнение работ должно быть максимально основано на иерархическом подчинении. Если какие-то работники оказывают воздействие на проект, но не могут быть подчинены менеджеру проекта, то с ними должны быть установлены четкие, недвусмысленные правила, при приоритете лидерства менеджера проекта. На протяжении всего жизненного цикла проекта должна сохраняться преемственность управления. При смене менеджера проекта должна быть обеспечена документированная передача дел, аналогичная передаче дел при смене руководителя предприятия.

3. Командный характер персонала, управляющего проектом – даже если проектный персонал находится в постоянном штате предприятия, необходимо учитывать временный характер работы в проекте. Должны применяться методы командообразования. Должна действовать система мотивации, синхронизированная с результатами проекта.

4. Плановость - управление проектом и выполнение работ должны осуществляться на основе ранее подготовленного и утвержденного плана. За исключением кризисных, аварийных ситуаций не допускаются действия проектного персонала, не предусмотренные планом. Все службы компании, независимо от подчиненности менеджеру проекта, должны действовать в соответствии с планом и действующими в компании правилами

5. Динамичность планирования - план проекта должен пересматриваться и переутверждаться. Пересмотр планов вызывается событиями: (1) наступление предварительно запланированных календарных дат пересмотра, (2) появление предложений об улучшении, (3) детализация проектных показателей, (4) прогнозирование или возникновение существенных отклонений от утвержденного плана.

6. Ритмичность - график управления должен быть равномерно нагружен событиями. Проектная команда должна выдерживать ритм даже при появлении отклонений. Не допускается "рваный" ритм: в одни периоды работа перегружена событиями, в другие периоды возникает "мертвый сезон".

7. Превентивность - управление событиями, интеграция ресурсов, включение новых членов команды должно производиться с опережением по времени относительно соответствующего выполнения работ.

8. Постоянное улучшение - в компании должна действовать административная система, обязывающая проектный персонал давать предложения по улучшению проекта на протяжении всего проектного цикла. В компании должна действовать система мотивации, направленная на позитивную активность проектного персонала.

9. Документирование, отчетность - все действия, все расчеты, все события должны документироваться и архивироваться. Должна действовать иерархическая система отчетов.

10. Контролируемость - в компании должны быть контролеры, независимые от проектного менеджера и его руководителей. Контролеры могут быть постоянно прикреплены к проекту. Контролер проверяет: (1) выполнение правил и норм всем персоналом, имеющим отношение к проекту, (2) плановость, (3) отклонения от плана и меры по их устранению, (4) возможное неэффективное использование ресурсов.