Управление формальными и неформальными организациями

Современные общества становятся все более сложными системами, и в соответствии с этим усложняются требования, предъявляемые к функционированию групп. Для выполнения многих задач людям требуются группы, создаваемые специально для достижения конкретных целей. Такими группами являются формальные организации. К ним относятся разветвленные государственные структуры – от местных муниципальных до федеральных правительственных организаций, крупные транснациональные корпорации, крупные университеты, больницы, профессиональные союзы и фермерские ассоциации. Современное общество – это хитросплетение формальных организаций, которые возникают, распадаются, реорганизуются, сливаются и вступают друг с другом в бесчисленные взаимодействия. Хотя существование формальных организаций исчисляется тысячелетиями, начиная с древнейших государств, таких, как Месопотамия, Египет, Китай, только в последние годы они приобрели такой масштаб. Неудивительно, что социолог Роберт Престхас называет современное общество организационным обществом.

В украинском законодательстве организации, которые владеют|обладают| определенным имущественным комплексом для осуществления предпринимательской деятельности и имеют статус юридического лица, называют предприятиями.

Следовательно|итак|, организациями являются фирмы (экономические|экономичные| субъекты), профсоюзы, политические партии, университеты, неприбыльные организации, государственные учреждения или органы местного самоуправления и множество других "единиц, координации, которые|какие| имеют определенные пределы|границу| и функционируют для достижения цели или нескольких целей, что их разделяют ее члены-участники".

Из|с| определения организации выплывают три основных требования|востребования|, которые|какие| нужны для ее создания: определенное количество участников, степень идентификации всех участников с целями организации, которые|какие| выплывают из|с| интересов ее основателей|учредителя| (владельцев|собственника|), формальная структура властных отношений, иерархия, которая характеризуется определенной сложностью.

Члены организации дополняют друг друга, что делает их сильнее в борьбе за выживание. Без объединения в организации, самыми примитивными из которых|каких| были первобытные племена, человечество не смогло бы|б| выжить и создать цивилизацию.

Организации могут быть формальными и неформальными. Вышеприведенное определение касается формальной организации. Неформальные же возникают спонтанно, но тогда, когда люди достаточно часто вступают в отношения между собой. Неформальные группы, организации, существуют почти во всех формальных организациях, за исключением, возможно, очень маленьких. их возникновение объясняется тем, что не все интересы или социальные потребности людей могут быть довольны|удовлетворенный| в пределах формальной организации. Неформальные группы занимают особенное место в системе отношений, которая|какая| складывается|состоит| в формальной организации и является предметом отдельного разговора. В дальнейшем, ведя речь об организации, будем иметь в виду |только| формальную организацию.

Организации проектируются предварительно|загодя|, они моделируются для формирования структуры, которая|какая| подчиняется|соподчиняет| интересам достижения поставленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, который будет действовать рационально и целеустремленно|целенаправленный| для достижения поставленной цели и будет совершенствовать методы ее достижения.

Но возникши, организации начинают часто действовать за собственной логикой и могут, в большей или меньшей степени, терять зависимость от людей, которые|какие| ее создали. Люди стремятся использовать организацию для достижения собственных целей. В частности, они надеются, что организация даст им возможность вести интересную|любопытную| и важную деятельность, обеспечит определенной информацией, предоставит необходимые права и самостоятельность, гарантирует безопасность и социальную защиту.

Организация, в свою очередь, использует возможности людей для собственного укрепления и развития. Поэтому она ожидает от своих членов наличия определенного опыта, знаний, квалификации, активного участия, по делам, ответственности, дисциплины, признание своих целей и ценностей и тому подобное.

В идеале отношения между человеком и организацией должны быть сбалансированы, но баланс может нарушаться|возбуждать| в результате|вследствие| злоупотреблений с той или другой стороны, когда или организация унижает людей до положения винтиков, или люди используют организацию в своих корыстных целях, нанося убытки ее потенциалу и репутации. Так или иначе результат одинаков — организация ослабевает|слабеет| и перестает эффективно выполнять|исполнять| свои функции.

Люди вступают в формальные организации по целому ряду причин. Амитаи Етциони классифицирует организации исходя из этих причин и выделяет три основных типа организаций: добровольные, принудительные и утилитарные. Добровольные организации – это ассоциации, члены которых обладают правом свободного вступления и выхода. Примерами таких организаций являются: клуб шахматистов, общество охраны природы, ветеранов афганской войны, общество рыболовов и т.д. Члены таких организаций не получают платы за участие в их деятельности. Индивиды вступают в добровольные организации, чтобы заполнить свободное время, пообщаться с единомышленниками, исполнить общественный долг, послужить какому-то делу или постараться помочь самим себе.

Членами некоторых принудительных организаций становятся против своей воли. Люди могут попасть в клинику для душевнобольных, быть приговорены к тюремному заключению или призваны на службу в армию. Индивиды также вступают в формальные организации, созданные с практическими целями,– в утилитарные организации. Университеты, корпорации, фермерские ассоциации, профсоюзы, правительственные и частные фонды принадлежат к числу формальных организаций, созданных людьми для выполнения насущных повседневных задач.
Утилитарные организации представляют собой нечто среднее между добровольными и принудительными организациями: членство в них не является ни полностью добровольным, ни исключительно обязательным. К примеру, никто не будет заставлять вас поступить на работу в корпорацию, но если вам понадобятся средства к существованию, вам просто необходимо будет согласиться на эту должность [1].

Очень важно, чтобы руководители понимали, что неформальные организации динамически взаимодействуют с формальными.

Рис. 2. Схема формальных и неформальных связей в группе

Одним из первых, кто стал уделять внимание этому фактору, а также образованию неформальных организаций был Джордж Хоманс, теоретик в области исследования групп. В модели Хоманса под видами деятельности понимаются задачи, выполняемые людьми. В процессе выполнения этих задач люди вступают во взаимодействие, которое, в свою очередь, способствует появлению чувств — положительных и отрицательных эмоций в отношении друг друга и начальства. Эти эмоции влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность к взаимодействовать в будущем (Рис.2). Помимо того, что модель демонстрирует, как из процесса управления (делегирования заданий, вызывающих взаимодействие) возникают неформальные организации, она показывает необходимость управления неформальной организацией. Поскольку групповые эмоции влияют как на задачи, так и на взаимодействие, они могут также оказывать влияние и на эффективность формальной организации. В зависимости от характера эмоций (благоприятных или неблагоприятных) они могут приводить либо к повышению, либо к понижению эффективности, прогулам, текучести кадров, жалобам и другим явлениям, которые немаловажны для оценки деятельности организации. Поэтому, даже если формальная организация создана не по воле руководства и не находится под его полным контролем, ею всегда необходимо эффективно управлять, чтобы она могла достигнуть поставленных ею целей [16].

Одна из самых больших и распространенных трудностей, мешающая эффективному управлению группами и неформальными организациями, — это изначально невысокое мнение о них руководителей.

Действительно, некоторые неформальные группы могут вести себя непродуктивно, так, что это будет мешать достижению формальных целей. По неформальным каналам могут распространяться ложные слухи, приводящие к возникновению отрицательного отношения к руководству. Принятые группой нормы могут привести к тому, что продуктивность организации будет ниже той, что определена руководством.

Такие случаи отрицательной реакции иногда мешают руководителям видеть многочисленные потенциальные выгоды от неформальных организаций. Поскольку для того, чтобы быть членом группы, надо работать в данной организации, преданность группе может перейти в преданность организации. Многие люди отказываются от более высокооплачиваемых должностей з других компаниях потому, что они не хотят нарушать социальные связи, которые они приобрели в данной компании. Цели группы могут совпадать с целями формальной организации, а нормы эффективности неформальной организации могут превышать нормы формальной организации. Например, сильный дух коллективизма, характерный для некоторых организаций и порождающий сильное стремление к успеху, часто произрастает из неформальных взаимоотношений, непроизвольных действий руководства. Даже неформальные каналы связи могут иногда помогать формальной организации, дополняя формальную систему коммуникаций.

Не находя способов эффективного взаимодействия с неформальными организациями, или пытаясь подавить их, руководители часто упускают эти потенциальные выгоды. В любом случае, независимо от того, является ли неформальная организация вредной или полезной, она существует, и с ней нужно считаться. Даже если руководство и разрушит какую-то группу, на ее месте обязательно возникнет другая, у которой, возможно, сложится заведомо отрицательное отношение к руководству.

Сегодняшние теоретики считают, что неформальная организация может помочь формальной организации в достижении ее целей. Скотт и Дэвис предлагают решить этот вопрос следующим образом:

1. Признать существование неформальной организации и осознать, что ее уничтожение повлечет за собой уничтожение и формальной организации. Поэтому руководству следует признать неформальную организацию, работать с ней и не угрожать ее существованию.

2. Выслушивать мнения членов и лидеров неформальных групп.

3. Перед тем, как предпринять какие-либо действия, просчитайте их возможное отрицательное воздействие на неформальную организацию.

4. Чтобы ослабить сопротивление переменам со стороны неформальной организации, разрешите группе участвовать в принятия решений.

5. Быстро выдавайте точную информацию, тем самым препятствуя распространению слухов [16].

Выводы

Таким образом, поскольку любые|какие-нибудь| организации состоят из групп, руководителю необходимо хорошо разбираться в особенностях|особенности| возникновения и развития формальных и неформальных структур. Современный менеджер должен понимать важность существования неформальных групп. Он должен пытаться обеспечить тесное взаимодействие между формальными и неформальными подразделами|подразделением| организации, поскольку это непосредственно влияет на качество выполнения работ и на отношение работников к|до| руководителям.

Ради повышения эффективности работы всей организации, преодоления потенциальных проблем и получения выгод неформальных структур, руководство должно признавать неформальную группу, работать|трудиться| с ней, прислушиваться к|до| мнению неформальных лидеров и членов группы, учитывать эффективность решений неформальных групп и позволять им принимать участие в принятии решений.