Методические аспекты разработки и документирования технологических процессов сбора, передачи и обработки информации.

При проектировании машинной обработки экономической информации одним из ответственных этапов является проектирование технологий обработки информации и составление всей технологической документации.

Построение технологических процессов машинной обработки данных во многом зависит от характера и объемов решаемых задач, их назначения, сроков и периодичности получения выходных документов, состава и количества используемых средств вычислительной техники, способов фиксации исходной информации, принятых методов контроля, территориального размещения объектов, режима обработки информации и других факторов.

Процессы обработки экономической информации включают следующие этапы: первичный, подготовительный, основной и заключительный.

На первичном этапе производится сбор и регистрация исходной информации, накопление и передача для машинной обработки.

Подготовительный этап включает прием, первичный контроль, запись информации на машинные носители и ее контроль.

На основном этапе обеспечивается машинное решение задачи по алгоритмам и получение результатной информации.

Заключительный этап технологического процесса связан с контролем выходных документов, оформлением и размножением в нужном количестве экземпляров и передачей заказчику.

Технологический процесс оформляется в виде графической схемы, на которой наглядно представляется последовательность операций, подразделяемых на ручные, машинно-ручные и автоматические.

При графическом изображении технологического процесса необходимо руководствоваться следующими требованиями:

I. Документы технологического процесса /схема работы системы/, схема взаимодействия программ, схема программы, технологические инструкции, в том числе технологическая карта, инструкционная карта и др. оформляются на бумажных листах стандартного формата А4 /210x297/.

2. При оформлении графической документации необходимо соблюдать правила выполнения схем, установленные ГОСТ ЕСПД 19.701-90 (ИСО 5807-85).

3. В соответствии с ГОСТ для оформления технологического процесса используется 2 вида документов: - схема работы системы; - схема взаимодействия программ.

4. В зависимости от специфики обработки данные по конкретной экономической задаче при оформлении технологического процесса целесообразно использовать 2-3 уровня детализации, в отдельных случаях бывает достаточно одного уровня детализации (простые задачи на одном рабочем месте).

Первый уровень детализации представляется общей схемой технологического процесса без конкретизации внутримашинной обработки данных.

Второй уровень детализации представляется схемой внутримашинной обработки данных (схемой взаимосвязи программных модулей и информационных массивов).

Обе эти схемы оформляются в виде схемы работы системы.

Третий уровень детализации представляется схемой взаимодействия

программ. Он не является обязательным, если не содержит новой информации по сравнению со схемой внутримашинной обработки данных.

5. Технологический процесс представляет собой комплекс операций. При проектировании его схемы необходимо графически выделять эти последовательно выполняемые операции. Их рекомендуется изображать на основном /осевом/ направлении схемы. На этом же направлении размещаются также логические блоки, указывающие на разветвление процесса.

Символы, обозначающие "начало" и "конец" схемы (терминатор), рекомендуется связывать с основным направлением, хотя последовательность порядковых номеров символов при этом может быть нарушена.

6. Кроме технологических операций на схеме отображаются носители информации: первичные документы, машинные носители /перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, магнитные диски/, машинограммы, полученные в результате обработки. Их следует изображать справа или слева от этой операции.

7. Нумерация всех графических символов технологического процесса (технологических операций, логических блоков, носителей информации, начала и конца) должна быть сплошной. При этом порядковые номера символов располагаются над символами слева.

8. Каждая схема должна начинаться символом "начало" и завершаться символом "конец", которые рекомендуется располагать на основном направлении технологического процесса.

9. Все символы должны иметь лаконичные и ясные пояснения. Например, в символах операций проставляются их названия, в символах машинных носителей - сокращенные наименования и идентификаторы соответствующих массивов (файлов), в символах информации, выводимой на печать или экран - наименования ведомостей, видеограмм или их идентификаторы. В схеме следует шире использовать символ "комментарий" для поясни- тельных надписей, а также для расшифровки слов-аббревиатур или других сокращений. Все надписи на схеме должны выполняться чертежным шрифтом.

10. Дублирование операций технологического процесса и блоков схемы взаимосвязи программных модулей и информационных массивов должно быть сведено к минимуму.

В технологичиских процессах с использованием ЭВМ подготовительный этап в большинстве случаев заканчивается операциями ввода данных и их контроля на ЭВМ, которые отождествляются с одной операцией и изображаются одним символом. В результате выполнения этой операции массив, созданный на магнитном носителе, оказывается подготовленным для дальнейшего использования в решении задачи.

Основной этап обработки информации в режиме пакетной обработки на схеме технологического процесса следует, как правило, ограничивать двумя операциями:

- обработка на ЭВМ по алгоритму;

-  печать выходных документов или отображение на экране.

При этом указанные операции рекомендуется изображать символами с полосой и идентификатором, отсылающим к схеме внутримашинной обработки данных. Это обусловлено тем, что подробно технология внутримашинной обработки на ЭВМ представляется схемой взаимосвязи программных модулей и информационных массивов (СВПМ и ИМ).

Выделение операции "Печать выходных документов" объясняется тем, что в технологии необходимо предусмотреть возможность повторной распечатки документов в случаях наличия ошибки печати в выходном документе.

На заключительном этапе в условиях "бумажной" технологии обработки данных осуществляется визуальный контроль выходного документа, его оформление и копирование.

Под визуальным контролем понимается проверка четкости печати, проверка отсутствия печатной строки на сгибах бумаги и др. Оформление сводится к визированию выходного документа (проставлению даты, подписей, а на некоторых ВЦ штампов).

В случае необходимости получения выходных документов в нескольких экземплярах предусматривается операция копирования.

При решении многих экономических задач (бухгалтерского учета, статистической отчетности и др.) оперативная информация подготавливается на машинных носителях в течении всего отчетного периода по мере ее сбора и поступления, а задача решается только по окончании отчетного периода.

Поэтому в отчетном периоде подготовительный этап повторяется многократно, а основной и заключительный - один раз после полного накопления информации. В связи с этим в схеме технологического процесса рекомендуется использовать символ "граница цикла" перед началом и по окончании подготовительного этапа.