Анализ деятельности функциональных подразделений предприятия и системы их взаимодействия.

Активное развитие компании, недостаток квалифицированных специалистов по страховому праву, пробелы в действующем страховом законодательстве, факты страхового мошенничества, субъективизм в оценке роли и значения юридического подразделения в структуре компании создают основу юридического обеспечения деятельности страховой организации . В связи с этим в ОАО «СТРАХОВОЙ КОМПАНИИ» создано профессиональное юридическое подразделение.

Юридическое обеспечение деятельности страховой компании — это комплекс мер организационно-правового характера, направленный:

на создание правовых оснований для функционирования страховой компании как субъекта страховых правоотношений, защиту правовыми средствами прав и законных интересов страховщика, страхователей (выгодоприобретателей), создание условий для соблюдения и единообразного применения персоналом компании требований действующего законодательства в целях эффективной реализации ее функций.

Как бы правильно ни выстраивала страховая компания технологические процессы страховой деятельности, ей не избежать судебных споров со страхователями, которые не всегда объективно оценивают действия страховщика по организации страховых выплат. И это не случайно, ведь каждая из сторон отстаивает свои имущественные интересы.

Любой конфликт, а тем более затяжной судебный спор всегда носит разрушительный, деструктивный характер. Он отвлекает сотрудников от выполнения прямых обязанностей, зачастую подрывает деловую репутацию страховой компании. Поэтому в штат компании включен квалифицированный юрист, организующий претензионно-исковую работу оперативно, чтобы на основе закона разрешались конфликтные ситуации.

Претензионно-исковая работа включает разработку нормативно-распорядительных актов, регулирующих организацию претензионной и судебной работы в компании, подготовку процессуальных документов, сбор, анализ и использование относимых и допустимых доказательств для разрешения спорных отношений с клиентами, обеспечение судебного представительства, участие в исполнительном производстве по судебным актам, вступившим в законную силу. Юристы проводят постоянную работу по выявлению причин и условий, способствующих нарушению действующего законодательства сотрудниками компании, предпринимают меры, направленные на устранение причин, способствующих нарушению законности. В случае выявления договоров страхования, заключенных с нарушениями регламентов и инструкций, незамедлительно требуют признания договора недействительным или его расторжения в судебном порядке. Зачастую менее конфликтным выходом из сложившейся ситуации является заключение дополнительного соглашения о соразмерном увеличении страховой премии (уменьшении страховой суммы, исключении условия, не соответствующего правилам страхования, и т. п.).

Бухгалтерия (департамент финансов) отражает операции по заключению и ведению договоров страхования жизни, страхования имущества и добровольного медицинского страхования. При ведении бухгалтерского учета ОАО «СТРАХОВОЙ КОМПАНИИ» использует тот же План счетов, что и головная организация, а также согласно приказу Минфина от 04.09.2001 г. № 69 страховая организация применяет специальные счета, отражающие особенности деятельности:

1) счет 22 «Выплаты по договорам страхования, сострахования и перестрахования»;

2) счет 77 «Расчеты по страхованию, сострахованию и перестрахованию»;

3) счет 92 «Страховые премии (взносы)»;

4) счет 95 «Страховые резервы».

СТРАХОВая КОМПАНИя ведет аналитический учет по видам страхования, страхователям, договорам страхования, договорам с медицинскими учреждениями, страховым случаям и др. Страховая организация раздельно учитывает доходы и расходы по договорам страхования, сострахования и перестрахования.

При составлении бухгалтерской отчетности раскрывается информация:

1) об изменениях учетной политики, оказавших существенное влияние на финансовое положение;

2) о движении денежных средств или финансовых результатов деятельности организации;

3) об операциях в иностранной валюте;

4) о материально-производственных запасах;

5) об основных средствах;

6) о доходах и расходах организации;

7) о последствиях событий после отчетной даты;

8) о последствиях условных фактов хозяйственной деятельности;

9) о предоставлении той или иной информации об активах, капитале и резервах и обязательствах организации.

В такой информации раскрывается динамика важнейших экономических и финансовых показателей деятельности страховой организации за ряд лет:

1) объем всех страховых премий и страховых выплат, с расшифровкой по видам страхования по договорам страхования (основным договорам) и договорам перестрахования;

2) удельный вес страховых премий по видам страхования в объеме страховых премий по договорам страхования (основным договорам);

3) состав и объем страховых резервов;

4) прибыль до налогообложения, в том числе от операций по страхованию жизни и от операций страхования иного, чем страхование жизни);

5) характеристика инвестиционной деятельности (состав инвестиций, полученный инвестиционный доход, эффективность инвестиционной деятельности, предполагаемые изменения в структуре инвестиций);

6) политика управления рисками;

7) планируемое расширение проводимых видов страхования и территории оказания страховых услуг, используемых методов по продаже страховых полисов;

8) предполагаемые капитальные и долгосрочные финансовые вложения;

9) политика в отношении заемных средств, управления рисками.

Департаменты страхования (юридических и физических лиц) выполняют следующие функциональные обязанности:

- организуют и управляют деятельностью отделения;

- руководители департаментов являются непосредственными начальниками для штатных и внештатных сотрудников, работающих в отделении;

- организуют работу штатных сотрудников отделения (разрабатывают, утверждают и контролируют график работы сотрудников отделения,

определяют и закрепляют непосредственный сектор территории за каждым сотрудником отделения, разрабатывают, утверждают и контролирует график работы сотрудников отделения на закрепленном секторе, производят процедуру документооборота бланков строгой отчётности, по согласованию с руководителем департамента организуют материальную мотивацию штатных сотрудников в соответствии с утвержденным положением о мотивации;

- организуют работу внештатных сотрудников отделения ( привлекают к сотрудничеству агентов - физических и юридических лиц, организуют процедуру оформления агентских договоров в соответствии с утвержденным положением о заключении агентских договоров);

- производят обучение сотрудников отделения новым продуктам страхования и технологиям продаж и обслуживания клиентов, внедряемым на предприятии.

К функциональным обязанностям департамента персонала относятся:

- разработка текущих и перспективных планов комплектования фирмы кадрами с учетом изменения состава работающих;

- анализ состава, деловых и других качеств специалистов фирмы с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей;

- контроль за расстановкой и использованием кадров рабочих и служащих, руководящих работников и специалистов;

- оформление приема, перевода и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководства;

- подготовка материалов для представления сотрудников к поощрениям и награждениям;

- контроль за исполнением постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами;

-  осуществление систематического контроля и инструктажа работников по учету кадров;

- изучение движения кадров, причин текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению.

В данной компании директор свои права распределяет между руководителями департаментов, оставляя за собой наиболее ответственные обязанности, требующие активного, а порой и оперативного решения. Среди них:

- повышение рентабельности страховой компании;

- поддержание личных контактов с крупной клиентурой страховой компании;

- установление окончательных размеров премий по индивидуальным страховым рискам.

Департамент персонала представляет: сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением сотрудников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменения правил внутреннего трудового распорядка.

Взаимодействие подразделений осуществляется посредством трех блоков: распорядительного, исполнительного и контрольного. Тесной границы между этими блоками провести нельзя. В ряде случаев они тесно взаимодействуют, а порой и переплетаются.