Информационное обеспечение деятельности менеджера

В настоящее время управление любой деятельностью невозможно без анализа большого объема информации. Межличностные коммуникации находятся в центре деятельности любого менеджера. По данным исследований, менеджеры от 50 до 90% рабочего времени проводят в общение с другими людьми. У менеджеров высшего звена процент рабочего времени, занятый общением, доходит до 90%. Ясно, что в таких условиях отсутствие навыков межличностных коммуникаций резко снижает эффективность профессиональной деятельности менеджера и организации в целом.

Рассмотрим организационное обеспечение менеджера на примере Коротова В.П., который является главным менеджером в отделе внешней комплектации ООО «Волгоградский завод буровой техники». Каждый сотрудник участвует ежедневно в процессе обмена информации в организации, и эффективность коммуникационного процесса влияет на успешность бизнеса в целом. Именно поэтому данная тема очень актуальна в наше время. Если нарушается процесс обмена информацией в организации, то сразу наступает рассогласование коллективных действий.

Целью данной работы является рассмотрение информационного обеспечения в деятельности менеджера Коротова В.П.

При работе Коротова В.П. внутри организации происходит согласование целей персонала и целей организации. В этом процессе информация является технологической основой, с помощью которой происходит это согласование. Для исполнения роли технологической основы в менеджменте информация должна обладать определенными характеристиками и свойствами - для этого используют различные информационные источники и учитывают факторы, влияющие на информационное обеспечение, и существующие ограничения использования информации. Существование множества определений и видов информации обусловлено сложностью, специфичностью и многообразием подходов к толкованию сущности этого понятия.

Управленческой информацией называют набор фактов, которые могут быть полезны для менеджера при разработке и реализации управленческих решений. Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).

Рассмотрим характеристики управленческой информации в деятельности Коротова В.П. : объем, достоверность, стоимость, насыщенность, открытость, ценность.

Среди качественных характеристик объёма информации выделяют избыточность, достаточность и недостаточность. Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, то есть создание информационной избыточности. Напротив, недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Достаточный уровень информации ‑ это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.

Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже.

Стоимость информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов на принятие правильного решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.

Насыщенностью информации называют соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация, то есть информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.

Открытость информации ‑ это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации: секретная, конфиденциальная, публичная.

Ценность информации это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации.

Важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как сырье, некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные на ООО «ВЗБТ регистрируются на множестве носителей: записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Но только когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, получается информация. К качеству управленческой информации предъявляются требования, так как от этих ее характеристик зависит качество управленческого решения, сила и точность управленческого воздействия.

Движение информацией от отправителя к получателю на ООО «ВЗБТ» состоит из нескольких этапов: отбор, кодирование, передача, прием, расшифровка и осмысление.

Отправитель информации всегда ждет, чтобы её получатель направил ему сигнал, которым бы подтверждал факт получения сообщения и степень его понимания или непонимания, иными словами, установил бы обратную связь. Устойчивая обратная связь на данном предприятии позволяет существенно повысить надежность обмена информации и хотя бы частично избежать её потерь, помех, искажающих смысл сообщений.

Восприятие информации представляет собой активную полусознательную деятельность по её приему, переработке, осмыслению и интерпретации, во многом определяющую отношения человека к ней.

На восприятие человека влияет ситуация, в которой она поступает. В благоприятной информация воспринимается, как правило, лучше, чем того заслуживает; в неблагоприятной, наоборот, хуже. А так же глубина видения ситуации. Много знающий и понимающий человек обычно спокойнее относится к информации и более трезво оценивает её, чем тот, чей кругозор ограничен. Личностные и социальные характеристики отправителя то же играют немаловажную роль. Если они негативны, к информации обычно относятся настороженно. И, конечно же, стереотипы, если есть стандартные наборы упрощения представлений о сложных явлениях и процессах окружающей действительности, с которыми человеку еще не приходилось сталкиваться. Однако, облегчая ориентацию в них и снимая неопределенность ситуации, стереотипы искажают реальность и могут служить основой формирования новых.

Отсутствие интереса, чему причинами бывают неубедительность договоров, отсутствие призыва к конкретным действиям, сведений о выгодах, которые сулит должное отношение к ней и потерях, связанные с её игнорированием.

На восприятие влияет физическое или психологическое состояние получателя: усталость, слабая память, рассеянность или, наоборот, импульсивность, излишняя эмоциональность, нетерпеливость, не позволяющее сосредоточиться. Информационные перегрузки, которые вызывают пропуски или не восприятия сигналов; ошибочные ответы или их отсрочку; искажение или упрощение сообщений; неадекватную реакцию на них; фильтрацию информации; отключение от её источника. Все это не дает возможности одному из участников обмена информации в полном объеме донести её до другого, а другому ‑ соответственным образом её воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений. Информационный обмен облегчает краткость, четкость сообщений, постоянный контроль их содержания, процесса передачи и приема, дублирование устной информации письменной.

Для надежности информация на ООО «ВЗБТ» дублируется или передается с некоторым избытком. Однако избыточность должна быть оптимальной, иначе может сложиться впечатление о том, что она невысокого качества.

Итак, информация является технологической основой менеджмента. Менеджер Коротов В.П. использует информацию в своей деятельности, и в то же время она является продуктом его деятельности в виде управленческих решений и нормативов деятельности. Объемы информации, циркулирующие в обществе, обусловили появление новых технологий работы с ней, а это, в свою очередь, повлекло изменение рабочих мест.

Использование технологий, которые входят в понятие информационная система ‑ залог успешной деятельности любой организации и её управленческого звена.[7]

Факторы, влияющие на качество информационного процесса:

1. Личное восприятие – у каждого человека своя реальность, свои понятия (хорошего/плохого, мало/много).

2. Физиологические преграды – иностранный язык; дефицит слов; слова, имеющие несколько значений; лексическое своеобразие.

3. Невербальные преграды – любые символы, кроме слов (мимика, позы, телодвижения).

4. Отсутствие обратной связи – человек никак не реагирует на получаемую информацию (неактивное слушание).

5.   Искажение сообщения – непреднамеренное искажение в случае межличностных контактов, вследствие фильтрации по причине преднамеренного искажения информации.

6. Информационная перегрузка.

7. Неудовлетворительная структура организации.

8. Плохие средства связи.