Анализ информационной обеспеченности менеджера ООО «ВЗБТ» и предложения по ее совершенствованию

Принципы управления предприятием как единым организмом, имеющим свои цели и задачи, достаточно хорошо разработаны в научном и практическом планах. Переход к рыночным отношениям прежде всего отразился на проблеме поведения предприятия во внешней среде, которая все более активно осуществляет регулирующую роль.

Принимая внутренние или внешние управленческие решения, менеджер не должен нарушать правила установленные внешней средой, а для этого он должен их знать и понимать.

Внешняя среда представляет собой метасистему, состоящую из множества организационных систем. Одной из таких организационных систем является предприятие. Системы, осуществляющие в отношении предприятия явное или неявное управление, являются управляющими системами.

Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию.

Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия в форме множества его параметров.

Сущность внешнего управления на ООО «ВЗБТ» состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации.

Например, ситуация: получение прибыли больше нуля; регламентированное поведение: уплата налога на прибыль.

Собственно, внешнее управление состоит в передаче ООО «ВЗБТ», а именно в отдел внешней комплектации информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют информационные продукты не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие, а именно ООО «ВЗБТ», обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые информационные продукты, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых информационных продуктов или неправильное истолкование не принимается во внимание.

Повседневная деятельность менеджера Коротова В.П. включает в себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.

Каждый шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого решения.

Широкое толкование термина «принятие управленческого решения» в ОВК ООО «ВЗБТ» включает:

- формирование цели, которую необходимо достигнуть;

- измерение текущего и планируемого конечного состояния предприятия;

- целенаправленный сбор информации, влияющей на принятие решения;

- выработка вариантов решения;

- выбор критериев сравнения вариантов;

- сравнение вариантов;

- выбор по критериям одного рационального варианта;

- воплощение в жизнь;

- оценка результата достижения цели.

Для принятия эффективного управленческого решения менеджер Коротов В.П. должен целенаправленно собрать всю информацию о состоянии и условиях функционирования его предприятия и отдела в частности в рамках требований управляющих систем метасистемы. Иными словами, менеджер Коротов В.П. должен выбрать и приобрести все информационные продукты, относящиеся к его деятельности.

Однако информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь с желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них информационные продукты предприятию, однако первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично. Иными словами, они не могут дать менеджеру полного информационного обеспечения его управленческих решений.

Конкуренты ООО «ВЗБТ» находятся с ним в одном информационном поле, поэтому чем более умело организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения информационных продуктов - тем выше его конкурентоспособность.

В процессе управления встречаются самые различные ситуации, весьма сложные проблемы и задачи. Поэтому менеджеру Коротову В.П. приходится принимать организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и технические решения.

При рассмотрении организационно-экономических решений видно, что принимая решение, менеджер Коротов В.П. должен выполнить следующие шаги, обеспечивающие согласованность с требованиями метасистемы:

- формализовать будущую ситуацию, в которой окажется предприятие;

- выявить множество систем, управляющих предприятием в данной ситуации;

- классифицировать эти системы по степени их прав в отношении предприятия;

- найти и приобрести обучающие информационные продукты;

- переработать обучающие информационные продукты для увеличения информационного потенциала;

- найти и приобрести управляющие информационные продукты;

- переработать управляющие информационные продукты и зафиксировать ограничения и требования управляющих систем по отношению к предприятию.

При выборе конечного варианта необходимо учесть результаты информационного анализа требований внешней среды.

Обозначим через Т - время, необходимое для последовательного выполнения всех шагов, через t - время, отпущенное менеджеру для принятия конкретного решения. Для абсолютного большинства ситуаций будет справедливо соотношение: T > t. На практике чаще всего менеджер просто не выполняет этих действий в силу указанных ниже причин.

В условиях дефицита необходимых управляющих информационных продуктов и соответствующего информационного потенциала менеджер Коротов В.П. генерирует также и вредные варианты управленческого решения, которые наравне с полезными рассматриваются при выборе рационального решения.

Для обеспечения T < t менеджеру необходимо предварительно освоить все обучающие информационные продукты и сформировать полный информационный потенциал, настроенный на все возможные ситуации. Очевидно, что один человек в силу физических, физиологических и финансовых ограничений не имеет возможности найти в ситуативном информационном поле, приобрести и переработать все имеющиеся и относящиеся к управлению предприятием информационные продукты.

Выход из положения на ООО «ВЗБТ» состоит в том, что в процессе подготовки решений принимают участие несколько сотрудников. Организационная структура предприятия предусматривает разделение функций между подразделениями и отдельными специалистами и, следовательно, распределение принимаемых решений между ними. Менеджер, лицо, персонифицирующее предприятие и отвечающее за действия своих сотрудников, придает их решениям статус поведения предприятия.

Однако метод разделения функций не гарантирует принятия рациональных решений, особенно это касается стратегических решений.

Менеджер Коротов В.П. не вырабатывает стратегических решений индивидуально, а привлекает, как правило, руководителей функциональных подразделений и отдельных специалистов, поручая им, в дополнение к основной работе, выполнение отдельных компонентов процесса принятия решения. Функциональные руководители, подготавливая решение со своих позиций, как правило, не имеют возможности и потребности согласовывать их с учетом последствий для всего предприятия.

В литературе по менеджменту, к менеджеру предъявляется столько требований, что выполнить их в реальные сроки невозможно. Но если это так, а менеджеры реально все же работают, значит, или рекомендации неверны, или менеджер выбирает только те проблемы, которые знает как решать. Личная интуитивная система критериев, с помощью которой менеджер отбирает проблемы и варианты решений, не является оптимальной или даже рациональной.

Если сейчас говорят о команде, то подразумевают, что директор, его заместители и руководители функциональных подразделений имеют общие установки и цели, слаженно принимают решения, доверяют и дополняют друг друга. Иными словами, речь идет о слаженной работе малой социальной группы. Однако каждый из членов такой команды руководит функциональным направлением - экономикой, производством, сбытом, и т.д. Следовательно, у них недостаточно времени на разработку и квалифицированное принятие решений, имеющих общефирменное значение.

Команда менеджеров в ОВК ООО «ВЗБТ» состоит из специалистов, не являющихся руководителями функциональных подразделений и не имеющих других обязанностей. Их основная работа должна заключаться в том, чтобы постоянно генерировать и сравнивать различные варианты решений на основе выбранных критериев, готовить, оформлять и принимать окончательные решения, организовывать их реализацию и накапливать опыт, анализируя полученные результаты.

Управление предприятием представляет собой постоянный циклический процесс принятия управленческих решений. Ни одно решение не может приниматься автономно от других. Наличие команды менеджеров позволяет значительно повысить эффективность и экономичность этого процесса.

Все этапы выработки и принятия решения выполняются командой коллегиально, однако целесообразно закрепить за отдельными специалистами ответственность за инициирование и оформление каждого отдельного этапа. Как показывает опыт, коллегиальной может быть только безответственность, ответственность должна быть персональной.

Экономическая, организационная и социально-политическая составляющие компетентности команды менеджеров определяются их совокупным информационным потенциалом, то есть способностью воспринимать и адекватно реагировать на информационные продукты, вырабатываемые внешними управляющими системами.

Таблица 1 содержит реальную специализацию членов команды менеджеров ОВК ООО «ВЗБТ» и основные действия в процессе принятия управленческого решения.

 

Таблица 1

 

Функциональная специализация команды менеджеров

 

Этап принятия решения	Ответственный менеджер	Действия
1	2	3

 

Продолжение таблицы 1

1	2	3
Прогнозирование поведения внешней среды	Экономист-исследователь	Мониторинг и статистический анализ основных характеристик поведения конкурентов, потребителей; подготовка предложений по изменению поведения предприятия
Прогнозирование поведения предприятия	Менеджер-технолог	Мониторинг и статистический анализ основных характеристик деятельности предприятия; подготовка предложений по изменению поведения предприятия
Формирование цели, которую необходимо достигнуть	Главный менеджер	Признание необходимости принятия конкретного решения; согласование стратегических и тактических целей; выделение возможных ресурсов (финансовых, материальных, людских); установление ограничений (временных, экономических, экологических, социальных)
Измерение текущего и планируемого конечного состояния системы	Менеджер-технолог	Выбор контролируемых параметров состояния системы; разработка методики измерения системы; фиксация результатов измерения
Целенаправленный сбор информации, влияющей на принятие решения	Менеджер-юрист	Формализация целевой ситуации; выявление множества систем, управляющих предприятием в этой ситуации; классификация этих систем по степени их прав в отношении предприятия; поиск, приобретение и переработка обучающих ИП; поиск, приобретение и переработка управляющих ИП;
Выработка вариантов решения	Экономист-конструктор	Логическое конструирование возможных вариантов; мозговой штурм для выработки оригинальных вариантов
Выбор критериев сравнения вариантов	Главный менеджер	Формулировка критериев (экономических, экологических, технических, социальных, нравственных); установление приоритетов критериев
Сравнение вариантов	Экономист-конструктор	Математическое моделирование; проведение экспертной оценки; приведение вариантов к единой базе

 

Продолжение таблицы 1

1	2	3
Выбор по критериям одного рационального варианта	Экономист-конструктор	Придание выбранному варианту статуса окончательного управленческого решения
Воплощение в жизнь	Менеджер-технолог	Построение дерева решений для функциональных подразделений; согласование сроков выполнения отдельных этапов; распределение ресурсов
Оценка результата достижения цели	Менеджер-технолог	Оперативный контроль за ходом реализации; своевременная корректировка управленческого решения; переход к началу цикла выработки очередного решения

 

Принятие управленческих решений - основная и ответственная функция менеджера Коротова В.П.. Нарушение правил поведения в метасистеме приводит предприятие к экономическим потерям (вплоть до банкротства и ликвидации), делающим его деятельность бессмысленной.

Главной задачей информационного менеджмента на предприятии является информационная поддержка основной деятельности организации.

Задачу информационного менеджмента под этим углом зрения следует видеть в том, чтобы интегрировать созданные сотрудниками индивидуальные информационные элементы системы (документы, дела, технологии) на основе объединяющей программы поиска и на базе предложений через Интернет и соответствующего маркетинга используемых информационных ресурсов.

Следующая задача информационного менеджмента на ООО «ВЗБТ» состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке "массового продукта" в информацию, релевантную действиям, переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям.

Информационный менеджмент на исследуемом предприятии решает задачи планирования, руководства, контроля и организации документационного обеспечения управления организацией по определенным целевым критериям для поддержки согласованных организационно-информационных действий членов организации.

Важной задачей информационного менеджмента является выбор рациональных форм коммуникаций, техники и информационных технологий, а также характеристик информационных ресурсов, необходимых для достижения целей организации.

Специалист ООО «ВЗБТ», работник, руководитель являются не просто потребителями, которым поставляется информация, а непосредственными участниками информационного процесса, важнейшей составной частью структуры информационного менеджмента.

Практическая реализация коммуникационных процессов в аппарате управления ООО «ВЗБТ» осуществляется институтами (службой) информационного менеджмента в виде организации документооборота, бездокументных связей, циркуляции документных потоков в рамках системы управления внутрифирменной информацией, функционирования информационных систем и сетей.

Традиционное делопроизводство, более прогрессивные системы документационного обеспечения, автоматизированные системы обработки информации, технические средства обработки информации объединяются в единую систему на общей методической базе под единым руководством. Другими словами, опыт управления документацией интегрируется с возможностями техники и технологий. В этом случае отдельная составная часть информационного менеджмента поддерживается соответствующей организационной структурой.

Организационные структуры информационного менеджмента призваны объединить высшее руководство, специалистов, менеджеров, поставщиков информации и собственно подразделение информационного менеджмента и создать тем самым предпосылки для управления документацией в масштабе организации на основе современных методологических подходов.

Все этапы выработки и принятия решения выполняются командой коллегиально, однако целесообразно закрепить за отдельными специалистами ответственность за инициирование и оформление каждого отдельного этапа. Как показывает опыт, коллегиальной может быть только безответственность, ответственность должна быть персональной.

Также целесообразно создать на предприятии команду менеджеров в составе: главный менеджер, менеджер-юрист, экономист-исследователь, экономист-конструктор и менеджер-технолог не только в ОВК, но и других функциональных подразделениях предприятия. Команда должна владеть ПЭВМ, чтобы иметь возможность использовать информационные базы данных и применять математические модели поведения организационных систем при подготовке и принятии управленческих решений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ускорение научно-технического прогресса предъявляет все более высокие требования к информационному обеспечению органов управления. Эффективность этого вида деятельности, ставящего своей целью подготовку и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования руководящих работников перешли к серьезному анализу и обобщению информации, выработали методологию и технологию обработки информационных материалов. Сейчас эти подразделения выполняют функции квалифицированных консультантов, помогают руководителям сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.

Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, то есть представление пользователям информации, необходимой для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Целесообразно создать на предприятии команду менеджеров в составе: главный менеджер, менеджер-юрист, экономист-исследователь, экономист-конструктор и менеджер-технолог. Команда должна владеть ПЭВМ, чтобы иметь возможность использовать информационные базы данных и применять математические модели поведения организационных систем при подготовке и принятии управленческих решений.

Глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы.

ЛИТЕРАТУРА

1. Аширов, Д.А. Управление персоналом: учебное пособие для ВУЗов / Д.А. Аширов. – М.: Проспект, 2008.

2. Беляцкий, Н.П. Управление персоналом: учебное пособие для ВУЗов / Н.П. Беляцкий. – С-Пб.: Современная школа, 2008.

3. Веснин, В.Р. Управление персоналом: Теория и практика: учебник для ВУЗов / В.Р. Веснин. - М.: Велби Проспект, 2007.

4. Волкова, Л.П., Дуракова, И.Б., Кобцева Е.Н. Управление персоналом: учебник для ВУЗов / Л.П. Волкова, И.Б. Дуракова, Е.Н. Кобцева. – М.: ИНФРА-М, 2010.

5. Волошина, А.А. Роль информации в деятельности менеджера // http://www.ippolitova.info/index.php Шадринский государственный педагогический институт, 2010.

6. Кибанов, А.Я. Ивановская, Л.В. Митрофанова, Е.А. Управление персоналом: учебное пособие / А.Я. Кибанов, Л.В. Ивановская, Е.А. Митрофанова; под ред. Кибанова А.Я. – М.: РИОР, 2007.

7. Кьелл А. Нордстрем, Йонас Риддерстрале. Бизнес в стиле фанк. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2009.

8. Лыкова, Н.П. Роль компьютерных технологий в формировании информационной компетентности специалиста-менеджера // http://www.it-education.ru/2008/reports/Lykova.htm, 2010.

9. Одегов, Ю.Г. Управление персоналом в структурно- логических схемах: учебник / Ю.Г. Одегов, 2-е изд., перераб и доп.- М. - ВУЗ Альфа-Пресс, 2008.

10. Тебекин, А.В. Управление персоналом: учебное пособие / А. В. Тебекин. – М.: КноРус, 2009.

11. Титоренко, Г.А. Информационные системы в экономике: учебник / Г.А. Титоренко. – М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2008.

12. Трофимов, В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник для ВУЗов / В.В. Трофимов; под ред. Трофимова В.В. 3-е изд. – М.: Юрайт, 2011.

13. Уткин, В.Б., Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: учебник / В.Б. Уткин, К.В. Балдин. 5-е изд. перераб. и доп.- М.: «Дашков и К», 2008.

14. Ясенев, В.Н. Информационные системы и технологии в экономике: учебник / В.Н. Ясенев. 3-е изд. – М.: Юнити-Дана, 2008.

 

 

 

[1] Управление персоналом организации: учеб.пособие/под ред. Кибанова А.Я. – М.: Инфра-М, 2006. с. 162.

[2] Кьелл А. Нордстрем, Йонас Риддерстрале Бизнес в стиле фанк. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2009. с. 45

 

[3] Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике: учебник. – М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2008. с. 54.

 

[4] Управление персоналом организации: учеб.пособие/под ред. Кибанова А.Я. – М.: Инфра-М, 2006. с. 164-168.

 

[5] Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике: учебник. – М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2008. с. 68-72

 

[6] Лыкова Н.П. Роль компьютерных технологий в формировании информационной компетентности специалиста-менеджера // http://www.it-education.ru/2008/reports/Lykova.htm

[7] Волошина А.А. Роль информации в деятельности менеджера // http://www.ippolitova.info/index.php Шадринский государственный педагогический институт, 2010.