Систем электронного документооборота

4.1 На современном этапе развития систем электронного документооборота во многих странах мира актуальным остается вопрос, связанный с организацией их взаимодействия и интеграции с другими системами. При этом необходимо обеспечить сквозную обработку данных - взаимодействие разных систем не только в рамках одной организации, но и также между организациями.

В мировой практике используется следующая схема работы межведомственного документооборота: между субъектами, вступающими во взаимодействие, создается единое информационное пространство и принимаются единые стандарты предоставления информации и обмена данными, а также стандарты на структуру данных. Интеграция разных информационных систем в рамках единого информационного пространства происходит посредством их реализации в виде веб-сервисов с использованием в качестве основного стандарта регистра UDDI (Universal Description, Discovery and Integration). Этот стандарт позволяет искать и регистрировать информацию, организовывать взаимосвязи между различными базами данных.

В целях описания функциональных особенностей работы сервисов и клиентских интерфейсов, а также для организации доступа к сервисам отдельных информационных систем используются протоколы WSDL (Web Services Description Language) и SOAP (Simple Object Access Protocol). Стандартом на структуру предоставляемых данных и электронных документов выступает стандарт XML, широко применяемый для создания информационного взаимодействия, благодаря его универсальности и независимости от используемой платформы.

4.2 В странах ЕС для работы межведомственной СЭД организован Шлюз государственных служб (Government Gateway), предоставляющий гражданам и частным компаниям доступ ко всем органам власти по сети Интернет. Каждое из ведомств может создавать и использовать свою собственную независимую компьютерную систему и задавать свои бизнес-процессы, однако на уровне единой среды взаимодействия используется общий формат. В качестве единой информационной среды использована уже существующая коммуникационная сеть, а вся информация предоставляется в стандарте XML. Роль Шлюза государственных служб заключается в преобразовании информации в понятный для конечной системы формат электронных данных.

Европейским союзом разработаны и приняты Европейские типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота, которые описывают не только типовые требования (Model Requirements) к управлению электронными документами (Management of Electronic Record), но и нефункциональные требования, обеспечивающие успешное применение СЭД в различных сферах и их интеграцию.

Вместе с применением стандартов предоставления информации и обмена данными, в Европе происходит процесс принятия единых стандартов на программное обеспечение для СЭД, используемых в органах государственной власти. Так, в немецком законодательстве предусмотрен ряд ограничений на приобретение информационных систем в этой сфере, используемых в государственных органах, например, все они должны соответствовать определенному ряду стандартов: SAGA (ИТ-инфраструктура систем), V-модель (системы планирования).

4.3 В Российской Федерации утверждено 22 сентября 2009 года  «Положение о системе межведомственного электронного документооборота». Согласно данному положению участниками межведомственного электронного документооборота являются федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации.

Основными принципами межведомственного электронного документооборота в РФ являются:

a)  обеспечение технологической возможности использования межведомственного электронного документооборота переменным числом его участников;

b) применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

c) правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками межведомственного электронного документооборота;

d) обеспечение целостности передаваемой информации;

e) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками межведомственного электронного документооборота;

f) обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

Технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота РФ состоит из: головного узла межведомственного электронного документооборота, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота; узлов участников межведомственного электронного документооборота; защищенных каналов связи.

В свою очередь, технические средства головного узла включают в себя почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия. Основными функциями головного узла являются: обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота; обмен электронными сообщениями между участниками документооборота.

Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места. Основными функциями узлов участников являются: обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи; доставка электронных сообщений, полученных из головного узла, в федеральные информационные системы электронного документооборота адресатов; отправка электронных сообщений из федеральных информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота на головной узел; хранение электронных сообщений до передачи на головной узел или в федеральную информационную систему электронного документооборота адресата.

Информационная безопасность при осуществлении межведомственного электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий. В частности, к техническим мероприятиям относятся: организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей; обеспечение целостности обрабатываемых данных; обеспечение антивирусной защиты информации.  Организационные мероприятия охватывают:

- контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

- определение должностных лиц участников и организатора межведомственного электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

- установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;

- установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств и др.

4.4 В Республике Беларусь Министерством связи и информатизации принят Концептуальный подход к созданию Общегосударственной автоматизированной информационной системы. В основу концепции положено внедрение единого требования к формату конверта сообщения в Общегосударственной системе, которое позволит стандартизировать все требования по программному взаимодействию, как между государственными органами, так и с внешними пользователями – гражданами и бизнесом. Также был принят стандарт СТБ 1221-2000 «Электронные документы. Правила выполнения, обращения и хранения».

В рамках реализации государственной программы «Электронная Беларусь» в опытную эксплуатацию сдана система межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь. Целью разработки стала необходимость более оперативного и эффективного решения задач государственного управления. Реализовано интегрированное информационное пространство, объединившее 75 государственных органов и организаций, среди которых Администрация Президента Республики Беларусь, аппарат Совета Министров, все министерства Республики Беларусь, Минский городской и все областные исполнительные комитеты, ведущие республиканские учреждения и предприятия, Национальный банк Республики Беларусь и ведущие коммерческие организации банковской системы.

4.5 В Республике Казахстан для успешного создания и развития межведомственной системы электронного документооборота был принят ряд нормативных документов: «Регламент Правительства Республики Казахстан», «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан», «Концепция системы электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан», а также «Техническая документация к Единой межведомственной системе электронного документооборота», включающая требования к структуре, использованию единых форматов обмена информацией и унифицированного программного обеспечения, применению ЭЦП и т.д.

Существующий в Казахстане межведомственный электронный документооборот кардинально отличается от аналогичных систем, используемых в странах Европы и СНГ. Основное отличие состоит в том, что казахстанская единая система электронного документооборота позволяет объединить и унифицировать ведомственные системы документооборота всех центральных государственных органов. Интранет-портал государственных органов представляет собой внутреннюю корпоративную информационную систему, предназначенную для обеспечения госслужащих средствами коллективной работы, необходимыми информационными ресурсами, а также для решения организационных задач и информационного обмена.

4.6 Государственные ведомства Украины налаживают межведомственное информационное взаимодействие, используя технологии электронного документооборота. В качестве государственного стандарта призвана выступить функциональная спецификация по управлению электронными документами – MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records). MoReq, разработанная в 2002 году в Европе, является универсальным стандартом, не содержит национальной специфики и легко адаптируется для применения в любой стране. Для реализации начального этапа создания межведомственной СЭД принято решение о создании web-ресурса для обсуждения стандарта MOREQ-UA. Ресурс начал свою работу с 18 мая 2009 года.