Электронного документооборота и пути их решения

В настоящее время в Республике Узбекистан различные ведомства применяют СЭД, выполненные разными производителями программного обеспечения и реализованные на разных платформах. Разноплатформенность СЭД является основным сдерживающим фактором организации эффективного межведомственного электронного документооборота. Документооборот между двумя разными организациями сегодня осуществляется в основном в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. Этот процесс выглядит следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организации, распечатывается на бумажный носитель, доставляется курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканируется и вводится в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями.

Сегодня существует множество инструментов, позволяющих с помощью настроек обеспечить корректное взаимодействие разноплатформенных решений. Одним из выходов из данной ситуации является применение единого стандарта взаимодействия различных СЭД государственных структур в Республике Узбекистан, что позволяет объединить СЭД разных государственных ведомств в единую межведомственную систему документооборота. В Республике Узбекистан разработан государственный стандарт O‘z DSt 1270 [4], содержащий описание форматов и зон электронных документов, применяемых в СЭД. Применение стандарта структурированного описания данных расширяемого языка разметки – стандарт XML (eXtended Markup Language), описанного в стандарте O‘z DSt 1270, позволяет существенно повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, и другими внешними организациями.

На территории Республики Узбекистан стандарт O‘z DSt 1270 является обязательным для обмена электронными документами в системе межведомственого электронного документооборота и разработан на базе уже существующих международных общепризнанных стандартов. Если данный стандарт не поддерживается существующей в организации СЭД, то рекомендуется привести ее к общему стандарту или внедрить другую СЭД, которая бы соответствовала данному стандарту.

В дальнейшем с помощью разрабатываемого государственного стандарта «Электронный документ. Требования к формированию, применению и хранению» должны быть организованы хранение и поиск различных электронных документов.

В СЭД электронный документ обычно представляется в виде регистрационно-контрольной карточки, которая содержит в себе информацию о реквизитах документа, информацию о заданиях, исполнителях, об исполнении, о сроках исполнения и другие. Реквизиты и регистрационно-контрольная форма документа определяются в зависимости от принятого внутри организации делопроизводства и от функций, выполняемых СЭД. На современном этапе существует острая необходимость совершенствования установленных требований и стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации, формирование нормативной базы электронного документоведения и делопроизводства в республике. В настоящее время действует «Порядок организации работ с документами и мониторингом состояния исполнительской дисциплины в министерствах, государственных комитетах, ведомствах, хозяйственных объединениях, их структурных и территориальных подразделениях»[5].

В межведомственном электронном документообороте должны быть определены требования не только к формату и структуре документа, но и требования по применению единых реквизитов документа, применяемых как в межведомственной СЭД, так и в СЭД, подключаемых к межведомственной СЭД. Эти требования будут учтены в разрабатываемом государственном стандарте Электронный документ. Требования к формированию, применению и хранению».

Применение единых реквизитов электронного документа позволяет ставить вопрос о возможности создания единой библиотеки описания реквизитов. Наличие библиотеки, содержащей описание «стандартных» реквизитов, позволит формировать различные документы с определенным набором реквизитов. На основе «стандартных» реквизитов этой библиотеки создается перечень электронных документов, которые вносятся в единый реестр. Это позволяет обеспечить сквозную обработку электронных документов.

В любой СЭД присутствуют справочники, содержащие различную информацию для настройки системы на структуру организации, технологию работы с документами и другие вспомогательные данные, обеспечивающие оптимизацию ввода. Данные справочники имеют различную структуру и формат, что затрудняет процесс их синхронизации. При межведомственном документообороте должны быть созданы «совместимые» справочники организаций, определен организатор по их поддержке в актуальном состоянии, что позволит оптимизировать процесс взаимодействия при организации межведомственной СЭД.

Параллельно со стандартизацией межведомственного электронного документооборота должны быть приняты нормативные документы:

- регламентирующие порядок и определяющие правила межведомственного электронного документооборота для пользователей межведомственной СЭД;

- определяющие порядок формирования и использования единых информационных ресурсов электронных документов в рамках межведомственной СЭД;

- регламентирующие проведение экспертизы ценности и передачи на государственное хранение электронных документов;

- организующие систему протоколирования всех действий с целью исключения рисков потери информации во время межведомственного информационного обмена и другие;

- определяющие порядок обеспечения комплексной информационной безопасности в межведомственной сети.

Для автоматизации учета, хранения и использования электронных документов ведомств должны быть предусмотрены и решены вопросы создания и безопасного функционирования системы электронных архивов ведомств и их взаимодействия с центральным электронным архивом документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан.

При создании межведомственной СЭД должны быть предусмотрены механизмы, обеспечивающие использование электронных документов, как юридически значимых, с применением ЭЦП стандарта O‘z DSt 1092 [6].    С этой целью выработаны требования применения ЭЦП в межведомственном электронном документообороте с использованием инфраструктуры открытых ключей, а также требования по взаимодействию межведомственной СЭД с Центрами регистрации ключей ЭЦП.

Для эффективной работы межведомственной СЭД, необходимо автоматизировать административное управление системой, а также обеспечить открытость и расширяемость межведомственной СЭД для подключения вновь создаваемых ведомств. Сложность административного управления зависит от степени сложности организационной структуры межведомственной СЭД.

Важным вопросом является обеспечение информационной безопасности при осуществлении межведомственного электронного документооборота. Для решения данной задачи должны быть выполнены следующие условия:

- определены требования к выбору инфраструктуры телекоммуникаций и построению сети для межведомственного электронного документооборота;

- обеспечены меры по защите программно-аппаратных средств и информационных ресурсов межведомственной СЭД от несанкционированного доступа;

- определены сферы использования ЭЦП в межведомственной СЭД (защищенная авторизация, подтверждение подлинности и т.д.);

- выработаны требования по защите и обеспечению целостности электронных документов при их передаче по каналам связи и хранении в базах данных межведомственной СЭД с применением средств криптографической защиты информации;

- выполнены требования защищенного подключения ведомственных СЭД к межведомственной СЭД.