Электронного документооборота

Межведомственная система электронного документооборота (МСЭД) обеспечивает взаимодействие СЭД государственных ведомств  Республики Узбекистан и должна представлять собой  автоматизированную информационно-справочную систему, предназначенную для автоматизации следующих технологических процессов на межведомственном уровне:

- обеспечение механизмов рассылки и контроля исполнения электронных документов Кабинета Министров Республики Узбекистан;

- обмен между СЭД ведомств и обработка электронных документов, создаваемых и используемых в делопроизводстве государственных органов Республики Узбекистан;

- преобразование документов различного формата, созданных в разноплатформенных СЭД, в документы единого стандарта  XML внутри межведомственной СЭД и обратно;

- уведомление об изменении состояния используемых документов;

- организация единых информационных ресурсов в виде баз данных электронных документов для доступа к ним ведомств;

- авторизация доступа к электронным документам государственных ведомств;

- предоставление регламентированного доступа к опубликованным электронным документам;

- ведение централизованной нормативно-справочной информации, используемой при межведомственном обмене;

- обеспечение информационной безопасности и юридической значимости документов в системе межведомственного документооборота;

- архивация и поиск документов в системе электронного архива документов государственных ведомств.

Архитектура МСЭД (рисунок 1) включает следующие подсистемы:

- СЭД Кабинета Министров Республики Узбекистан;

- Контролирующие органы при Кабинете Министров. В режиме реального времени имеют возможность получать из базы данных МСЭД сводную аналитическую информацию об исполнении документов;

- Центр межведомственного электронного документооборота - предназначен для предоставления сервисных функций ведомственным СЭД, ведения единой нормативно-справочной информации, диспетчеризации ЭД;

- Система личных кабинетов. Личные кабинеты предназначены для осуществления доступа ведомственных СЭД к документам предназначенным для данной организации;

- База данных МСЭД - предназначена для учета, хранения и доступа к электронным документам;

- Удаленная резервная копия базы данных – территориально удаленная площадка, хранящая в себе копию базы данных межведомственной СЭД;

- СЭД ведомств. Как основные участниками межведомственного электронного документооборота и потребители функционала межведомственной СЭД, содержат в своем составе модули, обеспечивающие интеграцию с межведомственной СЭД;

- Межведомственная сеть - является защищенной  виртуальной сетью передачи данных в зоне TAS-IX (сеть предназначенная для обмена трафиком между провайдерами Узбекистана), с собственной адресной системой, процедурами и правилами передачи данных;

- Система электронного архива документов. Агентство «Узархив» посредством данной системы принимает на хранение электронные документы ведомств;

 

 

- Центры регистрации ключей ЭЦП - предназначены для генерации ключей и выдачи сертификатов открытых ключей ЭЦП, используемых пользователями в СЭД ведомств и МСЭД для подписания электронных документов и проверки ЭЦП, ведения реестра сертификатов открытых ключей ЭЦП;

- Межсетевые экраны. Обеспечивают защиту на всех уровнях структуры МСЭД и предотвращают вторжения к сетевым, аппаратным и программным средствам.

- Доверенная третья сторона (ДТС) – технология оказания доверенных электронных услуг различного назначения.

 

 

 

Рисунок 1 – Архитектура МСЭД

 

Центральный узел Центра межведомственного электронного документооборота обеспечивает функции управления метаданными, используемыми при межведомственном обмене, и собственно диспетчеризацией документов.

Управление метаданными (управление типами документов и шаблонами маршрутов) осуществляется с использованием приложения управления Центра межведомственного электронного документооборота. Диспетчеризация документов осуществляется по предопределенному в Центре межведомственного электронного документооборота маршруту рассылки. Данный маршрут обеспечивает все необходимые функции для рассылки документов и контроль над их прохождением. Все операции, которые происходили над документом при его движении по маршруту, записываются в протокол маршрута и доступны в дальнейшем для анализа.

Сервис нормативно-справочной информации обеспечивает функции централизованного, надежного ведения справочников и классификаторов межведомственного электронного документооборота, а также библиотеки «стандартных» реквизитов и реестра перечня электронных документов, используемых в межведомственном электронном документообороте. Участники межведомственной СЭД используют единый механизм доступа к нормативно-справочной информации, при этом хранение всей актуальной информации и истории ее изменений происходит в Центре межведомственного электронного документооборота.

Основная задача СЭД государственных ведомств – автоматизация документационного обеспечения управления государственных ведомств. Для этого необходимо обеспечить:

- регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

- маршрутизацию документов для организации внутриведомственного документооборота;

- полный контроль над исполнением документов организации;

- поддержку каталога и информационно–справочного фонда, находящихся в государственном органе документов;

- связь с Центром межведомственного электронного документооборота, для обмена документами с другими государственными органами и актуализации нормативно-справочной информации, хранение которой осуществляется централизованно;

- разработку, согласование и подписание (утверждение) документов государственных органов.

Для взаимодействия с МСЭД ведомственным СЭД понадобятся модули интеграции, содержащие программный интерфейс взаимодействия СЭД.

Модули интеграции обеспечивают:

- автоматическое преобразование внутренних электронных документов в единый формат электронного документа межведомственного документооборота и наоборот;

- подписание ЭЦП и криптографическое шифрование электронных документов в межведомственной СЭД;

- взаимодействие ведомственной СЭД с Центром межведомствен-ного электронного документооборота.

 Процесс межведомственного обмена данными с использованием модулей интеграции, между ведомственными СЭД, представлен на рисунке 2. На данной схеме, условно, в качестве основных участников представлены две организации («Организация 1» и «Организация 2»), которые соответственно используют СЭД1 и СЭД2.

 

Контролирующий орган при Кабинете Министров РУз осуществляет контроль исполнительской дисциплины в МСЭД в режиме реального времени

Рисунок 2 – Процесс взаимодействия ведомственных СЭД посредством системы МСЭД.

 

Взаимодействия двух ведомственных СЭД происходит в следующем порядке:

1) электронный документ созданный в СЭД1 преобразуется посредством модуля интеграции в формат документа используемый в МСЭД соответствующий стандарту XML;

2) преобразованный документ по межведомственной сети поступает в личный кабинет (ЛК) организации-отправителя - «Организация 1»;

3) затем вносится в Базу данных МСЭД;

4) из Базы данных Центра управления поступает в личный кабинет организации-получателя – «Организация 2»;

5) документ из личного кабинета «Организации 2» поступает на сервер организации получателя для преобразования из формата документа используемого в МСЭД в формат используемый в СЭД2;

6) полученный документ регистрируется в СЭД2;

7) квитанция о регистрации поступает в личный кабинет СЭД2;

8) далее квитанция о регистрации поступает в Базу Данных Центра управления МСЭД;

9) готовый ответный документ отправляется на сервер СЭД2 для преобразования в формат используемый в МСЭД;

10) преобразованный ответный документ посредством межведомственной сети поступает в личный кабинет «Организации 2»;

11) поступивший, в личный кабинет «Организации 2», документ записывается в Базе данных Центра управления МСЭД;

12) ответный документ из Базы данных Центра управления поступает в личный кабинет «Организация 1»;

13) ответный документ из личного кабинета «Организации 1» поступает на сервер организации получателя для преобразования из формата документа используемого в МСЭД XML в формат используемый в СЭД1;

14) полученный ответный документ регистрируется в СЭД1;

15) квитанция о регистрации ответного документа поступает в личный кабинет «Организации 1»;

16) далее квитанция о регистрации поступает в Базу данных Центра управления МСЭД.

Контроль исполнительской дисциплины документов контролирующим органом при Кабинете Министров РУз, возможно, осуществлять в режиме реального времени по различным критериям: таким как время и дата записи электронного документа в базу данных МСЭД,  наличие квитанций о регистрации в базе данных.

Передача документов, подлежащих сдаче, в государственный архив осуществляется посредством личного кабинета УзАрхива. Из личного кабинета документы поступают в систему архивирования данных УзАрхива.

Межведомственная сеть обеспечивает надежную защищенную передачу данных между подсистемами МСЭД и удаленный телекоммуникационный доступ к вычислительным и информационным ресурсам с использованием протокола TCP/IP.

При взаимодействии с СЭД Кабинета Министров Республики Узбекистан МСЭД должна выполнять следующие задачи:

- вести централизованный учет контрольных документов и поручений Кабинета Министров Республики Узбекистан;

- осуществлять контроль исполнения и отслеживать ход исполнения документов Кабинета Министров Республики Узбекистан;

- осуществлять совместную работу участников Межведомственной СЭД в подготовке документов, их согласование и утверждение в установленном регламентом порядке;

- оперативно получать статистическую и аналитическую отчетность об исполнительской дисциплине;

- осуществлять централизованный мониторинг событий безопасности и анализа защищенности, аутентификацию и идентификацию участников обмена электронными документами.

База данных МСЭД должна обеспечивать безопасное хранение электронных документов и предоставлять доступ к ним в установленном порядке.

Удаленная резервная копия базы данных создается Центром управления МСЭД и предназначена выполнять следующие функции:

- централизованное хранение точной копии базы данных МСЭД;

- замена базы данных МСЭД, в случае необходимости.

В соответствии с действующей нормативно-правовой базой по архивному хранению документов электронные документы государственных ведомств должны из оперативных баз данных ведомств передаваться на постоянное архивное хранение в Систему электронного архива документов.

Центры регистрации ключей ЭЦП, входящие в систему межведомственного документооборота, должны выполнять следующие функции:

- создавать закрытые и открытые ключи электронной цифровой подписи;

- обеспечивать защиту закрытого ключа владельца закрытого ключа  электронной цифровой подписи;

- вести реестр сертификатов ключей электронных цифровых подписей;

- выдавать сертификаты ключей электронных цифровых подписей юридическим и физическим лицам;

- приостанавливать и возобновлять действие сертификатов ключей электронных цифровых подписей, а также аннулировать их;

- предоставлять ключи и сертификаты на разные уровни доступа в Межведомственной сети.

Помимо формирования и обеспечения доступа к единой базе данных электронных документов на базе МСЭД должны развиваться следующие услуги:

- обеспечение доступа юридических и физических лиц к опубликованным материалам и официальным документам государственных органов через веб-портал;

- предоставление интерактивных государственных услуг, связанных с выдачей различных разрешительных документов, через «единое окно» - веб-портал;

- прием обращений граждан и юридических лиц в электронной форме;

- сбор государственными ведомствами статистической и иной информации.