Документальное оформление движения основных средств

Для документирования операций с основными средствами организация должна использовать формы первичной документации по учету основных средств (таблица 2), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.

Рассмотрим подробно формы первичной документации по учету основных средств. При поступлении основных средств в организацию создается приемочная комиссия, в которую входят руководитель, бухгалтер, а также лицо, ответственное за сохранность поступающего основного средства. Если основное средство полностью готово к эксплуатации, то прием его к бухгалтерскому учету осуществляется на основе одного из следующих документов: акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС - 1 - применяется для приемки основных средств, кроме зданий, сооружений; акт о приеме-передаче здания (сооружения) по форме № ОС - 1а - применяется только для приемки зданий и сооружений; акт о приеме-передаче групп объектов основных средств по форме № ОС - 1б - применяется для приемки групп однотипных основных средств, кроме зданий, сооружений, поступивших в одном месяце.

Таблица 2-Унифицированные формы по учету основных средств

Продолжение таблицы 2

Документы по формам №№ ОС - 1 (ОС - 1а, ОС - 1б) заполняются как при поступлении основных средств, так и при их выбытии (кроме случаев ликвидации и прочего списания ввиду непригодности дальнейшего использования). Все эти документы составляются не менее чем в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии. Первый экземпляр остается у организации-получателя, а второй - передается организации-сдатчику. В любой из документов по форме № ОС - 1 заносят, в частности, следующие реквизиты: полное наименование объекта согласно технической документации, название организации-изготовителя, место приемки, первоначальную стоимость для целей бухгалтерского учета (при наличии соответствующей графы - и для целей налогового учета) на дату принятия, срок полезного использования, способ начисления амортизации и другие технические данные. После подписания актов приема - передачи по одной из вышеприведенных форм они передаются в бухгалтерию вместе со всей технической документацией, и бухгалтерия ставит объект основных средств на учет. Данные актов о приеме - передаче объектов основных средств заносят в инвентарные карточки учета основных средств (формы №№ ОС - 6, ОС - 6а, ОС - 6б).

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме № ОС - 2 оформляется при перемещении объектов основных средств между структурными подразделениями организации. Данный документ оформляется структурным подразделением-сдатчиком в трех экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у подразделения-сдатчика, третий - передается вместе с объектом подразделению-получателю. Все три экземпляра подписываются лицами, получившими и сдавшими объект. В бухгалтерии на основании накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств делается отметка в инвентарной карточке учета основных средств.

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС - 3 заполняется для оформления приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Акт формы № ОС - 3 заполняется после завершения работ по ремонту, реконструкции, модернизации и подписывается всеми членами приемочной комиссии, утверждается руководителем организации и передается в бухгалтерию. Если работы проводились сторонней организацией, то акт оформляется и подписывается в двух экземплярах: первый - остается в организации, второй - передается представителю сторонней организации. В акт формы № ОС - 3 заносят следующие данные: виды работ, затраты на демонтаж, стоимость выполненного ремонта, реконструкции, стоимость основного средства после проведенной реконструкции (модернизации). Если стоимость основного средства, его технические и технологические характеристики изменились, то в инвентарную карточку учета основных средств заносятся все произошедшие изменения, а также ставятся отметки о проведенных ремонтах.

Если основное средство выбывает из организации в результате списания из-за непригодности для дальнейшего использования или из-за невозможности или неэффективности его восстановления, то заполняются: акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС - 4 - для списания отдельного объекта основных средств; акт о списании автотранспортных средств по форме № ОС - 4а - для списания автотранспортного средства; акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС - 4б - для списания группы объектов основных средств.

Акты о списании основных средств составляются комиссией, созданной по приказу руководителя. Комиссия производит осмотр основного средства и устанавливает причины списания. Кроме того, комиссия выявляет виновных лиц, ответственных за преждевременное списание основного средства, и рассматривает возможность дальнейшего использования оставшихся узлов и прочих материалов.

В акт по форме №№ ОС - 4 (ОС - 4а, ОС - 4б) заносят следующие данные: причины списания, инвентарный номер, дату принятия к бухгалтерскому учету, первоначальную стоимость для целей бухгалтерского (налогового) учета, фактический срок эксплуатации, сумму начисленной амортизации для целей бухгалтерского (налогового) учета, остаточную стоимость для целей бухгалтерского (налогового) учета, стоимость демонтажа объекта. Данные о списанном объекте основных средств из акта о списании по форме №№ ОС - 4 (ОС - 4а, ОС - 4б) заносятся в инвентарную карточку учета основных средств.

Основным аналитическим регистром учета основных средств является Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6). Карточка составляется на каждый объект или группу основных средств при их постановке на учет в одной из следующих форм: инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС - 6 - заполняется на отдельный поступивший объект основных средств; инвентарная карточка группового учета объектов основных средств по форме № ОС - 6а - заполняется при приеме группы однородных объектов основных средств; Инвентарная книга учета объектов основных средств по форме № ОС - 6б - для учета объектов основных средств на малых предприятиях.

Эти формы заполняются на основе актов приема-передачи по формам №№ ОС - 1, ОС - 1а, ОС - 1б бухгалтерией предприятия и в них фиксируется факт ввода основного средства в эксплуатацию. В карточки заносят основные сведения по поступившему основному средству: инвентарный номер, первоначальную стоимость для целей бухгалтерского учета (при введении дополнительной графы - и для налогового учета), срок полезного использования для бухгалтерского (налогового) учета, способ начисления амортизации в бухгалтерском (налоговом) учете. Кроме того, в инвентарную карточку заносится информация о всех перемещениях основных средств: внутреннем перемещении, ремонте, модернизации; при выбытии объекта, - причины выбытия, дата списания с учета, сумма начисленной амортизации, номера актов о списании объектов основных средств по форме №№ ОС - 4 (ОС - 4а, ОС - 4б). На оборотной стороне карточки указывается техническая характеристика объекта. Карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии.

Акт о приеме (поступлении) оборудования по форме № ОС - 14 заполняется при поступлении на склад оборудования, которое требует монтажа. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемочной комиссией на основании внешнего осмотра и при отсутствии дефектов в поступившем оборудовании. В акте о приеме (поступлении) оборудования указываются: тип, марка поступившего объекта, а также вид упаковки, масса, объем, количество поступившего оборудования, способ его доставки.

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС - 15) заполняется при передаче оборудования в монтаж. Акт составляется в двух экземплярах, первый передается в бухгалтерию, а второй - либо в цех, проводящий монтаж, либо подрядной организации, осуществляющей монтаж. Акт подписывают представители заказчика и подрядчика, а также материально-ответственные лица, принявшие переданное оборудование на хранение.

Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС - 16) заполняется при выявлении дефектов оборудования при его монтаже, наладке или испытании. В акте указываются все выявленные дефекты и описываются работы для устранения выявленных дефектов, исполнители и сроки устранения дефектов. Акт составляется в трех экземплярах, которые передаются представителю организаций заказчика, подрядчика и организации-исполнителя.

Выявленные расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей объектов основных средств фиксируются в сличительных ведомостях (форма № ИНВ - 18). Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах один хранится в бухгалтерии, второй передается материально-ответственному лицу. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия объектов основных средств с данными бухгалтерского учета своевременно отражаются на бухгалтерских счетах в следующем порядке:

− излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

− недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а по годовой инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, - в годовом бухгалтерском отчете.

Документы могут заполняться как вручную, так и в машинном виде. Все первичные документы по учету основных средств должны содержать обязательный набор реквизитов. Утвержденные формы могут быть изменены в соответствии с требованиями учета конкретной организации. Для этого организации могут вводить в формы дополнительные данные. Для целей налогового учета основных средств организации могут использовать данные, содержащиеся в первичных учетных документах, а также в регистрах бухгалтерского учета. Для совмещения бухгалтерского и налогового учетов можно ввести в утвержденные формы данные для налогового учета, что, несомненно, упростит работу бухгалтера.

Таким образом, основные средства - это часть имущества, используемая в качестве средств труда при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо для управления организацией в течении периода превышающего 12 месяцев. К ним относятся здания, сооружения, рабочие машины, транспортные средства, хозяйственный инвентарь и прочие аналогичные объекты, кроме молодняка животных, находящихся на откорме, а также предметов предназначенных для выдачи на прокат. Необходимым условием правильной постановки учета основных средств является единообразие в системе их оценки на всех предпри­ятиях независимо от форм собственности. Принцип единства и ре­альности оценки данного вида имущества является определяющим фактором в организации учета основных средств.