Организационная структура отдела материально-технического снабжения ДОАО «Ижмаш-авто»

 

 

 

Система снабжения материальными ресурсами представлена на ДОАО «Ижмаш-авто» тремя отделами материально-технического снабжения, которые подчиняются Коммерческому директору (см. рис. 2.1).

 

Коммерческий директор

                                 Коммерческий

 

        З

	Отдел МТС № 309		Отдел МТС № 342,                        отдел МТС № 349

 

 

 Рис. 2.1. Коммерческая служба ДОАО «Ижмаш-авто»

                               

Коммерческий директор имеет двух заместителей, которые курируют определенные отделы, имеющие узкую специализацию. Так отдел 342 занимается снабжением производства комплектующими. Это такие детали, как радиаторы, двигатели. Отдел осуществляет поставки непосредственно на производство.

Отдел 349 осуществляет обеспечение черными металлами. Отдел 309 занимается поставкой материалов, как на производство, так и на ремонтные нужды. Объектом нашего рассмотрения является отдел 309 (см. рис.2.2). Отдел возглавляется начальником, который назначается и освобождается от должности приказом генерального директора ОАО «Ижмаш» по представлению директора ДОАО «Ижмаш-авто».

 

Рис. 2.2. Структура управления отдела материально-технического снабжения 309

 

Задачами этого отдела материально-технического снабжения являются:

- обеспечение ДОАО «Ижмаш-авто» сырьем и материалами, автошинами и автожгутами, в специфицированной номенклатуре на основании утвержденных норм расхода в пределах плана производства с учетом необходимых заделов;

- контроль за своевременностью и правильностью приемки, хранения и оприходования поступающих материальных ценностей и своевременное их обновление. Недопущение сверхнормативных, неликвидных запасов товарно-материальных ценностей (в дальнейшем ТМЦ);

- контроль за полнотой и сроками возврата оборотной тары;

- проработка условий договоров на поставку, заключение договоров.

Рассмотрим основные функции подразделений данного отдела материально-технического снабжения ДОАО «Ижмаш-авто».

Диспетчерское бюро:

- составляет планы и графики на вывоз товарно-материальных ценностей*;

- ведет оперативную работу по своевременной доставке ТМЦ;

- оформляет документы для командированных и поддерживает с ними постоянную связь, следит за проделанной ими работой по отгрузке остродефицитных материалов;

- дает заявки в автотранспортный цех автозавода на транспорт и поргузочно-разгрузочные средства;

- обеспечивает рациональное использование выделенных отделу транспортных средств;

- ведет документальный учет поступающих грузов;

- ведет ежесуточный учет остродефицитных ТМЦ и осуществляет контроль доставки грузов на автозавод, о чем информирует оперативные бюро отдела.

Плановое бюро:

- в соответствии с планом производства, нормами расхода, заявками служб автозавода для РЭН, ОКР, ОТМ составляет обоснованные сводные заявки на товарно-материальные ценности;

- устанавливает для подразделений автозавода лимиты на отпуск материалов в соответствии с планами производства и нормами расхода;

- вносит изменения в расчеты потребности в материалах по мере уточнения производственных планов и норм расхода, прорабатывая и давая заключения по извещениям на изменения норм расхода;

- осуществляет контроль за целевым расходованием ТМЦ цехами автозавода путем проведения анализа совместно с оперативными бюро с целью предотвращения образования сверхнормативных запасов и неликвидов;

- на основании данных оперативных бюро разрабатывает нормы производственных запасов ТМЦ;

- участвует в разработке и осуществлении организационно-технических мероприятиях по совершенствованию работы отдела;

- ведет и корректирует ценники материалов по номенклатуре, закрепленной за отделом;

- организует своевременное доведение до подразделений отдела месячных графиков выпуска продукции, утвержденных директором автозавода;

- оформляет заказы на формы документации согласно справочнику-перечню;

- совместно с отделом проектирования и совершенствования АСУП решает вопросы присвоения шифров поставщикам;

- составляет и предъявляет в отдел главного технолога и управления контроля исполнения отчеты о выполнении мероприятий по распорядительным документам, планам ОТМ;

- открывает заказы для цехов на изготовление работ временного характера;

- на основании данных оперативных бюро составляет дополнительные балансы по расходу продукции.

Основные функции экономистов бюро цветных металлов, бюро промтоваров, нефтепродуктов, стройматериалов, хозинвентаря (вспомогательное бюро), бюро пластмасс и резино-технических изделий, бюро химии,бюро литейных заготовок и кабельной продукции:

- каждый по своей группе, определенным приказом по отделу, обеспечивает бесперебойное снабжение цехов и служб ДОАО «Ижмаш-авто» материалами;

- участвует, совместно с плановым бюро, в выполнении расчетов потребности в оборотных средствах на планируемый период по своей группе;

- составляет спецификации и отправляет их поставщикам;

- оформляет договора на поставку материалов, составляет протоколы разногласий, письма с предложениями об изменении условий договора, осуществляет контроль за выполнением поставщиками договорных условий;

- согласует с соответствующими службами автозавода разовые замены одних материалов другими;

- проверяет и акцептирует счета-фактуры поставщиков на отгруженные материалы;

- высылает телеграммы о вызове представителя поставщика, когда это предусмотрено договором, в случаях прибытия груза с недостачей, браком, пересортицей.

Специализация каждого бюро отдела МТС представлена в таблице 2.4.

Таблица 2.4

Предметная специализация в отделе 309

Бюро	Материалы
Цветных металлов	Проволока медная, алюминиевая, вольфрамовая; прутки латунные, алюминиевые ; аноды цинковые; железный порошок; медный порошок; лента латунная; шлифленты; шлифшкурка; олово; никель; лист аллюминевый; лист титановый и т.д.
РТИ и пластмасс	Пластикат; полиамид; дакрил; полипропилен; клей; мастика; автомобильные шины; полиэтилен; армлен; пластик АБС; пластик «Байбленд»; макролон; поролон; герметики; полимерная окантовка; пластизоль и т.д.
Кабельной продукции и литейных заготовок	Кабель; оболочка троса; автожгуты; литейные заготовки и т.д.
Химии и лакокрасочныхх материалов	Эмали; грунты; лак; растворитель; перекись водорода; сода кальцинированная; уголь; химреактивы; тосол; сера молотая; кальций хлористый; натрий цианистый;
	Продолжение табл. 2.4
	нитрит натрия; карбид кальция и т.д.
Вспомогательных материалов	Искусственная кожа; обивочная материя; напольное покрытие; нитки; картон; бумага; нефтепродукты и горюче-смазочные материалы (ГСМ); масла; смазки;.
	ДВП; фанера; стройматериалы; спецодежда; посуда; канцтовары; мебель; огнеупорная продукция; жидкое стекло; опил и т.д.

    

Из табл. 2.4. видно, какие материалы поставляет отдел МТС для производства автомобилей. Материалы, которые идут непосредственно на производство называются “програмные”. На эти материалы плановое бюро составляет спецрасчеты, в которых указывается материал, его ГОСТ, номенклатурный номер (у каждого материала свой номенклатурный номер), в каких единицах измеряется материал. У каждой единицы измерения существует свой код, например, код “01” – тонна, код “02”- кг и т.д. Также в спецрасчете указываются модели автомобилей, на которые расходуется данный материал, норма расхода на один автомобиль, цех, куда поступает материал (см. табл. 2.5.).

                                                                                                               Таблица 2.5

Спецрасчет ДВП

 

ДВП 3,2х1220х2745 ГОСТ 4598-86 Н/н 7124001	Ед. измерения	Код ед.измерения	Норма расхода на 1 автомобиль	Цех
2126	м2	05	2,511	351, 352,
2717			1,116	353
27171			1,116
2126 (4х4)			2,511

 

По спецрасчету можно легко подсчитать, сколько нужно будет ДВП, если план выпуска на следующий месяц 4400 автомобилей (например, по 1100 штук каждой модели). Получается ,что для выпуска Иж 2717 и Иж 27171 понадобится ДВП по 1227,6 м². На модели Иж 2126 и Иж 2126 (4х4) понадобится по 2762,1 м² ДВП. Следовательно, на следующий месяц ОМТС должен поставить ДВП ориентировочно 8000 м².

Из расчета видно, в какие цеха направляется ДВП, например 351 цех занимается раскроем листов ДВП, так как ДВП идет на обивку дверей автомобиля, обивку передней и задней панели. Цех 352 режет ДВП, а цех 353 устанавливает в салон автомобиля. Когда экономист МТС знает всю эту цепочку, работать легче. Всегда можно узнать, на какое количество автомобилей осталось конкретного материала. 

В каждом бюро экономист МТС ведет свою группу материалов, чаще всего даже несколько групп одновременно. Заметим, что каждая группа материалов включает очень большой ассортимент (номенклатуру). Например, экономист МТС вспомогательного бюро ведет группу стройматериалов, мебели, хозтоваров, хозинвентаря, сантехники, огнеупорной продукции, запорных устройств. Это огромный объем работы, если учесть, что группа стройматериалов включает в себя более 100 позиций (кирпич, цемент, песок, рубероид, железо-бетонные изделия, асбест, керамзит, брус и т.д.). Огнеупорная продукция используется в основном для печей в цехах с термической обработкой деталей (кирпич огнеупорный марки ШЛБ 0,4 № 5, ШЛБ № 4, карборундовые плиты и т.д.).

Другой экономист МТС, так же вспомогательного бюро, занимается поставкой ГСМ и нефтепродуктов. Номенклатура огромная. Она включает в себя масла (моторное, трансмиссионное, И-20, И-40, ОСМ-5, ИЛС-10 и т.д.), омыловочные жидкости, бензин А-76, Аи-92, дизельное топливо, смазки (графитные, ШС-1, СЭЛ-1 и др.).

Экономист МТС, занимающийся поставкой бумаги, картона поставляет на автозавод до 20 видов бумаги, в том числе техническая бумага (ингибитированная, водонепроницаемая, фильтровальная и т.д.). Картон, который используется в производстве, тоже не отличается меньшей номенклатурой (прокладочный, гофрированный, коробочный и т.д.).

Экономист МТС, который ведет группу латунных лент (бюро цветных металлов), занимается поставкой 14 видов латунных лент (Л 68 0,34х20 твердая, Л 68 0,42х15 твердая, Л 68 0,42х18 полутвердая, Л 63 1,2х20 твердая и т.д.).

Всего по отделу насчитывается более одной тысячи программных материалов.

Самое главное качество экономиста МТС- оперативность в работе. Чтобы не остановить конвейер нужно вовремя поставить необходимый материал, который соответствовал бы всем показателям: ТУ, ГОСТам, размерам. Эти показатели рекомендуются на основании проведенных в лаборатории и экспериментальном цехе опытных работ, при разработке каждой модели автомобиля. Данные по ТУ, ГОСТам, размерам заносят в спецрасчет (см. табл. 2.5.) в плановом бюро на основании извещения подписанного конструкторами, технологами, работниками ОТК и инженерами.

Экономист МТС самостоятельно находит поставщика определенного материала, используя при этом справочники, журналы, прайс-листы (прайс-листы ежедневно приходят по факсу с различных организаций, высылаются по почте вместе с образцами и т.п.). Экономисты МТС стараются посещать различные выставки, касающиеся их материалов. Результаты таких исследований должны обязательно храниться на предприятии.

На основании этих данных нужно позвонить на предприятие, где производится данная продукция, узнать цену, сроки поставки, ГОСТ, ТУ, размеры, уточнить количество. Как показывает практика, нужно иметь несколько вариантов поставок, чтобы выбрать более выгодный вариант.

Следующее действие экономиста- это отправка заявки, в которой указываются реквизиты покупателя, просьба о поставке определенной продукции, требуемом количестве. 

В конце каждого года с планового отдела в ОМТС приходит план выпуска автомобилей на следующий год. План 2004 года- 60 тысяч автомобилей. Экономисты подсчитывают количество материала и оговаривают все условия с поставщиком. Заключается типовой договор поставки ДОАО «Ижмаш-авто» (см. приложение 2) или поставщик высылает свой проект договора. На основании заключенного договора поставщику по факсу отправляется заявка, в которой содержится количество материала, необходимое нам на будущий месяц.

Как правило, по программным материалам мы работаем с постоянными поставщиками. Поставщиками ДОАО «Ижмаш-авто» являются производители и посредники (см. рис.2.3). Первые и вторые имеют, как преимущества, так и недостатки. Посредники упрощают приобретение таких материалов, как канцтовары.Так как в этой группе большой ассортимент продукции, проще приобретать все в одном месте. Таким образом, все необходимые канцтовары будут поставлены сразу. В Ижевске большое количество посредников, которые занимаются реализацией канцтоваров.

 

Поставщики

                                       

	1) Производители		2) Посредники

                                                                              

                                    Преимущества:

- Цены производителя, как         - Близость к покупателю (в одном

правило, ниже цен посредника.    городе);

                                                        - более разнообразный ассортимент

                                                           у одного посредника.  

                                      Недостатки:

- Может географически нахо-     - Цены, как правило, выше цен

диться далеко.                                производителя.

                                      Материалы:

ГСМ, автошины, эмали, лаки       Канцтовары, хозтовары, мебель,

и др.                                                 бумага и др.

 

Рис. 2.3. Виды поставщиков ДОАО «Ижмаш-авто»

Самый идеальный вариант поставок, на наш взгляд, когда производитель находится в городе Ижевске. Так, например, оболочку троса поставляет Ижевское предприятие «УПП Спутник ВОС» (Учебно-Производственное Предприятие Всероссийского Общества Слепых). Следовательно, автозавод не делает таких затрат, как например за междугородние переговоры, транспортные расходы. Основные поставщики ТМЦ по географическому признаку представлены в таблице 2.6.

                                                                                                       Таблица 2.6

Основные поставщики ТМЦ по географическому признаку

ТМЦ	Месторасположение
Продукты химии	г. Ярославль (лаки, эмали);
	г. Черкесск (грунты, эмали); г. Сергиев-Посад (растворители, грунты); г. Нижний Новгород (мастика); г. Миасс (карбид кальция); г. Москва (сода кальцинированная, олово сернокислое, нитрит натрия, химреактивы); г. Соликамск (соль техническая).
Кабельная продукция и литейные заготовки	г. Глазов (кабель); г. Ижевск (оболочка троса, литейные заготовки); г. Арзамас (автожгуты).
Вспомогательные материалы	г. Нефтекамск (искусственная кожа, обивочная материя); г. Сыктывкар (напольное покрытие, объемное полотно, клееное полотно, термоскрепленное полотно); г. Москва (нитки, нефтепродукты, масла, смазки); г. Рыбинск (бумага, картон); г. Ижевск (канцтовары, спецодежда, ГСМ); г. Туймазы (подоблицовочное полотно); г. Орел (киперная лента);
	Продолжение табл. 2.6
РТИ и пластмасса	г. Сызрань (полиамид, пластикат,полипропилен); г. Киржач (дакрил, полиамид); г. Москва (полиэтилен, пластик, армамид); г. Нижнекамск (автошины, поролон); г. Ярославль (авошины); г. Казань (клей)
Цветные металлы	г. Самара (аллюминевые прутки); г. Москва (цинковые аноды, железный порошок, вольфрамовая проволока); г. Каменск-Уральский (проволока бронзовая, медная, лист аллюминевый, пруток латунный); г. Санкт-Петербург (никель).

 

Большинство перевозок ТМЦ осуществляется автотранспортом. Исходя из веса и особенностей ресурсов, выбирается тип автотранспорта экономистом ОМТС. Например, невозможно за грузом весом 1 тонну заказывать фургон (Иж 2717), так как такой автомобиль имеет грузоподъемность 650 кг. Экономист МТС владеет информацией о грузоподъемности машин, о расстоянии, на которое машину следует отправить. Это позволяет обеспечить оперативность, при договоренности с поставщиком. Потому - что, отправляя машину за ТМЦ нужно заранее обговорить с поставщиком размеры материала, вес, и сообщать, какой имеется автотранспорт (см. табл.2.7.).

                                                                                                       Таблица 2.7

Характеристика технологического автотранспорта

Тип автомобиля	Расстояние	Вид груза	Максимальный вес груза, тн
КАМАЗ (тентованный)	Нет ограничений.	Любой.	8,0
		Продолжение табл. 2.7
КАМАЗ (открытые борта)	Нет ограничений.	Груз в устойчивой таре, незначительно превышающий высоту борта, несыпучий.		8,0
Бензовоз	До 200 км	ГСМ		6,5
ЗИЛ	До 200 км	Любой.		5,0
Фургон	Нет ограничений.	Любой.		0,6
Газель (тентованная)	Нет ограничений	Любой.		1,5

                                                                             

Чтобы знать какое количество материала нужно поставить на начало каждого месяца, следует учитывать данные плана производства на этот месяц. Основным документом для ОМТС является финансовый план (см. приложение 3). Он составляется экономистами ОМТС на основании производственного плана, который поступает в отдел снабжения в конце предыдущего месяца. В производственном плане учитывается, сколько автомобилей (помодельно)должен выпустить автозавод в следующем месяце. Каждый экономист по своей группе материалов составляет финплан, в котором указывается поставщик, город, где находится предприятие- поставщик, материал, его единица измерения, норма расхода на один автомобиль, остаток на первое число месяца, потребность в денежных средствах и определяется итог. Например, план выпуска автомобилей на май 2004 года 4300 штук, экономист МТС составляет план на необходимое количество программного материала. Пусть это будет пластикат ПВХ В-60 (бюро РТИ и пластмасс). Расход на один автомобиль 0,04 кг, следовательно, в мае 2004 г. потребность 172 кг. Договор на поставку этого материала заключен с предприятием «Пластик» (г. Сызрань), стоимость пластиката ПВХ В-60 обязательно нужно уточнить при составлении финплана, так как цена может измениться. Цена за один кг 57,60 руб. Значит, по этому материалу нам необходимы денежные средства в количестве 9907-20 руб.

Таблица 2.8

Анализ деятельности отдела МТС 309 «Ижмаш-авто» за февраль 2004 г.

Бюро	Долг на начало месяца	Потребность на месяц	Получено продукции	Оплачено		Всего	Долг на конец месяца	Товарный кредит
				Автошанс	Техинвест
Бюро цветных металлов	494,71	1422,9	918,84	1269,74	-	1269,74	143,81	(-)350,9
Бюро заготовок из литья и каб. продукции В т.ч. МЗ «Ижмаш»	3825,55     806,6	1636,3	3590,1     1392,5	4568,8     818,9	-	4568,9     818,9	2846,75     1380,2	(-)978,8
Бюро пластмасс и РТИ	35471,9	6692,4	15198,2	11100,3	6486,8	17587,1	33083,0	(-)2388,9
Бюро химии и лакокрасок	23153,9	3766,4	6504,2	2502,0	4399,0	6901,0	22757,1	(-)396,8
Бюро промтоваров и нефтепродуктов	8937,7	5123,3	7193,6	4958,7	2134,0	7092,7	9038,6	100,9
ИТОГО	71883,7	18643,3	33404,94	24399,64	13019,8	37419,44	67869,3	(-)4014,5

 

Таблица 2.9

Анализ деятельности отдела МТС 309 «Ижмаш-авто» за март 2004 г.

Бюро	Долг на начало месяца	Потребность на месяц	Получено продукции	Оплачено		Всего	Долг на конец месяца	Товарный кредит
				Автошанс	Техинвест
Бюро цветных металлов	68,346	3206,7	1234,54	1346,7	-	1346,7	(-)43,814	(-)112,16
Бюро заготовок из литья и каб. продукции В т.ч. МЗ «Ижмаш»	2498,1     1380,2	3135,0     2186,6	5929,0     2348,9	1944,9	-	1944,9	6482,2     3729,1	3984,1
Бюро пластмасс и РТИ	31875,0	18350,2	21494,5	13752,94	4190,5	17943,44	35426,1	3551,1
Бюро химии и лакокрасок	9765,8	8982,86	12910,8	3252,7	6177,0	9429,7	13246,9	3481,1
Бюро промтоваров и нефтепродуктов	5937,4	8425,9	8282,2	1107,9	5450,0	6557,9	7661,7	1724,3
ИТОГО	50144,6	42100,7	49851,04	21405,14	15817,5	37222,64	62773,1	12628,44

 

Таблица 2.10

Анализ деятельности отдела МТС 309 «Ижмаш-авто» за апрель 2004 г.

Бюро	Долг на начало месяца	Потребность на месяц	Получено продукции	Оплачено		Всего	Долг на конец месяца	Товарный кредит
				Автошанс	Техинвест
Бюро цветных металлов	(-) 43,814	1980,4	1771,5	547,7	-	547,7	1179,99	1223,8
Бюро заготовок из литья и каб. продукции В т.ч. МЗ «Ижмаш»	6482,2     3729,1	2880,7     3030,8	6239,4     2581,3	6575,3     3729,1	-	6575,3     3729,1	6146,3     2581,3	(-)335,9
Бюро пластмасс и РТИ	35426,1	12600,4	11691,04	24536,5	7490,0	32026,5	15090,64	(-)20335,5
Бюро химии и лакокрасок	13246,9	6057,9	4568,4	6462,1	4600,0	11062,1	6753,2	(-)6493,7
Бюро промтоваров и нефтепродуктов	7661,7	7440,7	8384,0	3498,3	3400,0	6898,3	9147,4	1485,7
ИТОГО	62773,1	30960,1	32654,34	41619,9	15490,0	57109,9	38317,5	(-)24455,56

 

 

Все было бы так, если бы существовал остаток. В снабжении он называется «переходящим остатком» или «запасом». Чтобы точно узнать его количество нужно в первую очередь позвонить на склад, где хранится данный материал. Если на складе остатка нет, то эта информация уточняется в цехе, где используется данный материал. В этом случае не «спрашивается» остаток, а задается вопрос: «Сколько продержитесь?». В случае не оперативности ОМТС может остановиться конвейер, что приведет к убыткам и лишению премии рабочих и службы снабжения. Выход из этой ситуации есть. Нужно обязательно иметь переходящий остаток. Лучший вариант- это в первую очередь осуществить поставку «дефицита», но не в количестве на 4300 автомобилей, а на 4500, тогда у предприятия будет небольшой запас на следующий месяц.

В конце каждого месяца экономистами планового бюро проводится анализ деятельности отдела МТС, который включает в себя сведения о произведенных расчетах с поставщиками по каждому бюро в отдельности. Анализ также показывает, на какую сумму было произведено поступление материала (см. табл.2.8, 2.9, 2.10).