Совершенствование организации труда

Анализ показал, что существующая система поставки материальных ресурсов на ДОАО «Ижмаш-авто» соответствует предъявляемым к ней требованиям со стороны производства. Об этом свидетельствует тот факт, что за последние два года не было остановки конвейера по вине службы снабжения (см. рис. 3.1).

Рис. 3.1. Существующая процедура поставки материальных ресурсов на «Ижмаш-авто»

Рассмотрим первую ступень- потребность в материале. Помимо того, что для производства автомобилей поставляются программные материалы, количество которых подсчитывается согласно плана выпуска на месяц, может возникнуть потребность в других материалах. Например, в цехах устарели раковины, краны, вентиля. Цех отправляет заявку в отдел снабжения с просьбой о приобретении вышедших из строя предметов. Сначала эту заявку начальник цеха должен подписать коммерческим директором. Если к экономисту, занимающемуся этой группой материалов, приходит заявка, то он обязан осуществить поставку этих материалов в короткие сроки. Для примера еще можно привести такой показатель, что по каждой группе материалов у экономиста может быть до 30 заявок в месяц.

На этом этапе можно предложить такой вариант. Для всех подразделений сделать такую форму заявок, где бы указывались желаемые показатели тех же раковин, вентилей; их ГОСТы на материал и т.п. Тогда как сейчас экономист теряет много времени, выясняя, каждый раз по заявке, что именно нужно. Так как главное в работе службы МТС- оперативность.

Следующий этап- поиск поставщика. На это может уйти времени от пяти минут до нескольких дней. Поэтому, если возникает «новая» потребность в материале, можно предложить «метод альтернативных поставщиков». Т.е. работая с одним поставщиком, иметь в запасе еще двух-трех поставщиков аналогичного ресурса.

Нужно постоянно находиться в поиске чего-то нового и предлагать экспериментировать. Главная цель экономистов МТС - снизить себестоимость автомобиля. В настоящее время наблюдается динамика повышения стоимости автомобиля (см. приложение 4). Желательно, чтобы поставщики и производители были в одном лице, так как стоимость продукции производителя, как правило, ниже стоимости посредника. Например, если производитель находится от города Ижевска очень далеко, а посредник близко, нужно выяснить насколько процентов посредник увеличил стоимость материала. Может оказаться так, что выгоднее приобретение материала у посредника. Таким образом, посредник или производитель могут быть альтернативным поставщиком. Например, изучим производителей ДВП, сразу возьмем ближайших по расстоянию относительно города Ижевска.

        Уфа                   Пермь      Чусовой   Туринск  

«Уфимский фанерно- «Орглит» «Чусовдрев» «Туринский ЦБК»

плитный комбинат»

Рис. 3.2. Производители ДВП

Чтобы выбрать поставщика, нужно обязательно позвонить на каждое предприятие и уточнить соответствуют ли ГОСТ ДВП, который требуется для производства автомобилей с ГОСТом производителя, соответствуют ли требуемые размеры листа ДВП, с выпускаемыми на этих предприятиях. Принимает ли производитель оплату перечислением, сколько дней может составлять отсрочка платежа, может ли предприятие выпустить требуемый объем ДВП для нас. Когда мы уточнили эти вопросы, то можем точно сказать, с каким предприятием лучше работать. Самое главное то, что на этом этапе все переговоры ведутся с коммерческим директором. После выяснения всех нас интересующих вопросов, оказалось, что «Чусовдрев» выпускает не тот размер ДВП, «УФПК» принимает оплату только векселями. Остаются Туринск и Пермь. Цена на ДВП у них одинаковая 12-00 руб. за один квадратный метр. Но как уже говорилось, в отдел снабжения постоянно поступают прайс-листы, за это время, что мы искали производителя появился прайс-лист ижевского посредника – фирма «Металл-Т», которая предлагает лист ДВП нужного нам размера и ГОСТа по цене 12-35 руб. за 1м2 и предлагает сам осуществить доставку своими транспортными средствами. А в Пермь и Туринск пришлось бы отправлять транспорт автозавода. Цена посредника увеличена на 3%. Выгодно ли заключать договор с посредником, показывает таблица 3.1.

Таблица 3.1

Расчет потребности в материалах

Расчет показывает, что на 60 тысяч автомобилей требуется ДВП 126 тысяч квадратных метров (60 тыс.· 2,1). Каждый месяц ДВП нужно 10500 м². КАМАЗ без прицепа может вывезти 2335 м² ДВП или пятьсот листов.

В месяц нужно отправлять два КАМАЗа с прицепами, чтобы доставить данное количество ДВП. На коммандировочные расходы до г. Пермь с учетом расхода дизельного топлива выделяют 10 тыс. руб. на две машины. Если отправлять два КАМАЗа с прицепами в месяц – транспортные расходы составят около 120 тыс. руб. в год. Отсюда видно, что альтернативными поставщиками в этом случае будут производители («Орглит» или «Туринский ЦБК»).

Третий этап – заключение договоров. На заключение договора уходит большая часть времени. Договор поставки составляется в трех экземплярах. В первую очередь визируется начальником ОМТС, потом цены договора проверяет бюро цен планово – экономического отдела автозавода и ставится виза начальника этого отдела. Далее договор визируют главный бухгалтер, директор по экономике и финансам, директор по жизнеобеспечению и реконструкции и т.д. (см. приложение 2). В последнюю очередь юридический отдел присваивает номер к договору. Этот номер вводится в вычислительном центре автозавода.

Оригинал договора хранится в юридическом отделе, а копия в отделе снабжения.

Типовой проект договора, который показан в приложении, оформляется в том случае, если поставщика устраивает редакция договора. В ином случае поставщик либо составляет «Протокол разногласий» (см. приложение 5), либо предоставляет свой проект договора. В этом случае экономист МТС обязательно обращается в юридический отдел (который находится в другом корпусе автозавода), тратя на это много времени. Юристы изучают проект договора поставщика, либо «Протокол разногласий» к типовому договору автозавода. В лучшем случае редакция остается первоначальная или на договор поставщика составляется «Протокол разногласий». Для оперативности экономисты МТС составляют протоколы сами. Т.е. экономист МТС должен знать так же и право.

Было бы гораздо удобнее, на наш взгляд, если бы в отделе МТС было юридическое бюро, которое занималось бы исключительно договорами. Достаточно бы было в таком бюро трех человек. Чтобы каждый из них занимался определенной группой договоров (1- РТИ и пластмассы; 2- химия, цветные металлы; 3- вспомогательные материалы, кабельная продукция, литейные заготовки). Задачами такого бюро являлось бы: оформление договоров, правовой анализ его содержания. Работники этого бюро собирали бы подписи руководителей подразделений, которые указаны в договоре. Они могли бы заниматься заключением договоров, не отвлекаясь на другие дела, которыми занимается экономист МТС. Деятельность такого бюро повысит оперативность при поставке материала. Если материал поставляется на автозавод без договора поставки (могла быть устная договоренность), экономист МТС лишается премии. Так как все службы, указанные в договоре находятся в другом корпусе по отношению к ОМТС, экономисты теряют много времени, занимаясь сбором подписей. Как правило, когда экономиста ОМТС нет на месте, он занят оформлением договора. Сложно, когда отправлены машины за материалами, экономисту нужно проследить прибытие машины, ее погрузку, отправку; узнать, сколько фактически погрузили материала. Бывают случаи, когда требуется отправить дополнительную заявку. Если экономиста нет на месте, то задерживается отправление такой заявки, следовательно, задерживается и погрузка.

Часто этап «Заключение договоров» и «Перечисление денежных средств» ведутся одновременно. Это позволяет сократить время на оформление документов. Чтобы перечислить денежные средства на расчетный счет поставщика, необходимо запросить счет (см. приложение 6), в котором будут указаны платежные реквизиты поставщика, количество необходимого материала, его стоимость. На основании такого счета (он может быть выслан по факсу) составляется служебная записка (см. приложение 7). В служебной записке обязательно указывается остаток материала, на который мы запросили счет. Обязательно нужно подсчитать, на сколько автомобилей рассчитан этот остаток (на складе). Чаще всего пишут остаток 0,0 (ноль), если на складе нет материала. Но для себя экономист должен знать, какое количество материала осталось в цехе. Это поможет ему осуществить поставку в срок. Для того, чтобы улучшить деятельность ОМТС на этом этапе, нужно каждый день по всем программным материалам снимать остатки. Тогда служебная записка будет написана вовремя, и денежные средства будут перечислены своевременно. Служебную записку с приложенным счетом начальник ОМТС предоставляет на подпись Коммерческому директору. Каждый день в отделе МТС оформляются служебные записки, и каждый день Коммерческий директор проводит «оперативку», где решается за какие материалы в первую очередь нужно перечислить денежные средства. Плательщики ДОАО «Ижмаш-авто» - «Техинвест» (г.Самара), «Автошанс» (г. Ижевск).

Для того, чтобы перечисление денежных средств не задерживалось, можно предложить такой вариант. С каждой написанной служебной записки и счета снимать копию. На копии служебной записки обязательно ставят дату ее оформления и передачи ее начальнику. В том случае, если перечисление не производится длительное время, а материал действительно необходим цеху в кротчайшие сроки, экономист со своей стороны может показать копию счета и служебной записки, где будет указана дата. В счете на перечисление денежных средств поставщиком ставится дата составления этого счета.

Доказательством перечисления денежных средств, служит платежное поручение (см. приложение 8). 

При отправлении транспорта за поучением ТМЦ, нужно оповестить поставщика о том, когда машина выехала, в какое время и когда примерно прибудет (в том случае, если поставщик не сам доставляет материал). За получением материала может быть направлен экономист МТС, который ведет группу этих материалов. Это бывает в тех случаях, когда требуется представитель со стороны покупателя для оформления документов. Не каждый водитель может взять на себя ответственность по оформлению документов. В этом случае так же сопровождающим является представитель ОМТС. Иногда возникают спорные вопросы между поставщиком и покупателем, разобраться в которых отправляют экономиста ОМТС. Примером может служить разногласие по оформлению счетов- фактур.

Следующий этап – поступление материала на склад. Когда материал поступает на склад, то при разгрузке, на складе ведется проверка, сколько фактически получено материала. Например, в накладной указано 1000 штук шин, следовательно, отгрузить на склад должны 1000 штук шин. Чтобы не было недостачи ТМЦ, при погрузке машины на предприятии поставщика, обязательно нужно присутствовать представителю автозавода (водитель, экономист МТС). Недостачу вычитают из заработной платы материально-ответственного лица.

Последний этап – приходование материала на склад и акцепт счет-фактуры. Согласно накладной, экономистом МТС оформляется приходный ордер (см. приложение 9), где указывается поставщик, номер договора поставки, номенклатурный номер материала, единица измерения материала, код единицы измерения, стоимость без НДС и общая сумма с НДС. В стоимость материала включается и тара. Например, на автозавод осуществлена поставка запорных устройств в количестве 500 штук. Это количество запорных устройств было помещено в 5 ящиков. Стоимость одного запорного устройства составляет 90-00 руб. без НДС, а стоимость ящика 14-00 руб. без НДС. Стоимость запорного устройства, включая тару, составила 90-14 руб. без НДС.

К приходному ордеру прикладывается накладная, и документы сдаются на склад. Только при наличии приходного ордера склад может выдать материал в цех.

Склады находятся на расстоянии одного километра от корпуса ОМТС. Естественно это является большим неудобством при передаче приходных ордеров на склад. Здесь (предложением по улучшению) совершенствованием может являться единая компьютерная сеть ОМТС со складами. Сущность такой системы в том, что приходные ордера, заносятся в компьютер в ОМТС, и информация о приходовании автоматически попадает на склад. В этом случае цех не ждет, пока осуществится передача экономистом приходного ордера кладовщику (см. рис 3.3).

Рис. 3.3.Схема поступления и приходования материальных ресурсов

В этом случае повышается оперативность, эффективность деятельности МТС, снижается риск остановки конвейера.

Хотелось бы иметь разработку такой программы, которая бы снизила трудоемкость ручных счетных работ, работ по оформлению документов, за счет сокращения времени на оформление документов. Программа обязательно должна содержать сведения и об остатках на складе. Такое улучшение станет средством комфортности специалистов, повысит их производительность труда.

Кроме накладной, документом о поставке материала является счет-фактура, которую экономисты МТС сдают в финансовый отдел. Перед тем, как сдать счет-фактуру экономист ОМТС обязательно ее проверяет. Если счет-фактура составлена верно, тогда на ее копии ставится акцепт (см. приложение 10).   

 Как отмечалось выше, экономисты МТС должны иметь точные сведения об остатках ТМЦ. Сведения об остатках должны включать сумму, на которую имеются остатки и на какое количество автомобилей рассчитан остаток. Но существует норма запаса, при превышении которого экономист МТС лишается премии. Рассчитанные нормативы запаса приведены в приложении 11. «Нормы запаса (кол-во)» утверждаются коммерческим директором (см. приложение 12). В нормах указывается, на сколько дней должен быть запас и в каком количестве, а так же на какую сумму.

Сведения об остатках материала подаются в конце каждого месяца Коммерческому директору. Может возникнуть такая ситуация, что материал поступил на следующий месяц в конце предыдущего, следовательно, запас на начало месяца превышает норму. В этом случае экономист ОМТС пишет объяснительную, где объясняется, что товар завезли в последние числа месяца и это не запас, а материал, предназначенный для выпуска автомобилей в следующем месяце.

Например, полипропилен был завезен 27.04.01., следовательно, в сведениях об остатках на 1.05.01 будет превышение норм запаса. Это не будет нарушением, если в сведениях об остатках указать дату поставки полипропилена.

Может возникнуть ситуация, когда превышение норм запаса возникает из-за того, что цех не «выбрал» на план весь имеющийся материал. В этом случае, возможно, изменился расход материала. Об этом цех в первую очередь должен оповещать отдел снабжения.

Исключением может являться поставка цистерной, вагоном. Например, соляную кислоту доставляют только цистерной. Но эти условия должны быть оговорены в договоре поставки.