Рекомендации по совершенствованию коммуникаций на основе отечественного опыта

В нашей стране коммуникации развиваются тоже достаточно эффективно.Трудно представить, даже маленькую фирму или частного предпринимателя, не имеющих в своем техническом вооружении персонально компьютера. А в более крупных фирмах существуют базы данных, которые позволяют без промедления получить любую информацию по деятельности фирмы, а также используется электронная почта для обмена информацией и пересылке производственной и технической документации.Телефонизация достигла мировых уровней. Кроме стационарных телефонов существуют и широко используются телефоны сотовой связи. Для фирм, операторы сотовой связи предлагают корпоративные тарифные планы оплаты.В некоторых фирмах существуют свои печатные органы, которые печатают документацию для внутреннего использования (газеты, информационные листы и т.д.) и для внешнего использования (визитные карточки, реклама, буклеты и т.д.).Селекторная и видеосвязь развита гораздо меньше, хотя и она имеет место быть.Передовые руководители проводят курсы повышения квалификации и обучения персонала по работе с клиентами, поставщиками и другими контрагентами, а также обучение имиджу и этикету, так как успех коммуникационных процессов органически связан с нормами этического поведения, как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Также особую роль в эффективности коммуникаций играет построение сообщений. Необходимо соблюдать при построении сообщения такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от них - к возражениям и вопросам, далее к заключению и призыву к действию.Чтобы избежать ситуации быть непонятым собеседником, следует стремиться к простоте сообщения, использовать словарный состав повседневной речи даже при общении с образованным и проницательным человеком. Одновременно надо учитывать, что доверие к себе можно подорвать, если привести только один ложный или искаженный факт из ста, хотя 99 могут соответствовать действительности.Российские менеджеры выделяют десять заповедей успешной коммуникации: 1. Перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание.2. Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.3. Проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.4. Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации.5. Обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения.6. Воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя.7. Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.8. Устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.9. Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам.10. Учитесь умению слушать другого.Следует отметить, что неудовлетворительное состояние внутриорганизационных коммуникаций чревато серьезными последствиями, в частности, психологического характера и для администрации, и для рядовых работников. Опыт выдающихся менеджеров, практика функционирования преуспевающих компаний свидетельствует о том, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций.Принятие решений, инновационная политика, создание благоприятного психологического климата, стимулирование людей – всё это требует детальной информации. И когда её нет, когда воцаряется информационный хаос, организации грозит крах.Техническое оснащение, грамотность и вежливость сотрудников при обмене информацией – важные звенья для повышения эффективности коммуникаций.
Глава 4 Организационно – экономическая эффективность рекомендаций

Обеспечение каждого подразделения персональным компьютером с подключением к сети Интернет и закрепление за ними именных почтовых ящиков больших затрат не несёт. Это связано с тем, что во всех отделах уже установлены компьютеры. Но существует техническая возможность дополнительного их использования. Для подключения к сети выбираем технологию ISDN. Эта технология позволяет находиться в сети при свободной телефонной линии.

Для осуществления моих предложений требуются следующие затраты:

- Единовременные затраты составят 12000 рублей, это стоимость ISDN модемов из расчета на 3 отдела. При сроке окупаемости 4 года, годовые затраты составят 3000 руб.

- Текущие затраты рассчитываем из расчета нахождения в сети в день 1час. Стоимость 1 часа 20 руб. 00 копеек , коэффициент при использовании канала ISDN равен 2, количество отделов 3. Затраты за год на использование Интернета составят 120 руб. х 300 рабочих дней = 36000 рублей.

Общие затраты на подключение и использование сети Интернет составят 39 000 рублей в год.

При разгрузке сотрудников от телефонных разговоров и переговоров, повышении скорости поступления информации и увеличения внимания клиенту, ожидаемое сокращение затрат рабочего времени составит от 20 до 30 минут.

При расчетах будем использовать средне-арифметический показатель времени 20 + 30 / 2 = 25 минут.

Средняя заработная плата сотрудников ООО «Дина-Сервис» составляет 5328 руб.

Высчитаем среднюю заработную плату за минуту рабочего времени 5328 руб. средняя заработная плата / 28 рабочих дней в месяц / 480 минут в день = 0,40 руб.

Стоимость сэкономленного времени при внедрении рекомендации на одного сотрудника:

- в день 25 минут х 0,40 руб. = 10 руб.;

- в год 10 руб. х 300 рабочих дней в году = 3000 руб.

Среднесписочное количество сотрудников ООО «Дина-Сервис» по штату составляет 33 человека.

Общая экономия составляет 3000 руб. х 33 человека = 99000 руб.

Рассчитаем ожидаемый экономический эффект (Э) от внедрения нового метода передачи данных. Экономический эффект за год определяем как разность между дополнительной прибылью, полученной предприятием за счёт повышения показателей повышения деятельности, обусловленного этим внедрением, и затратами на внедрение и эксплуатацию новшества по формуле:

Э = Прибыль, полученная от использования рекомендации –

Затраты на внедрение и эксплуатацию.

Э = 99000 – 39000 = 60000 рублей.

Экономическую эффективность (Эр) рекомендаций рассчитаем как частное от деления экономического эффекта на затраты по внедрению и эксплуатации предложенных нововведений по формуле:

Эр = Экономический эффект / Затраты.

Эр = 60000 / 39000 = 1,54.

Т.е. на каждый вложенный рубль будет получено 54 коп. прибыли.

 

Для осуществления предложения по использованию коротких сообщений (SMS), материальные затраты не требуются. Для организации работы требуется обучить персонал работе с сайтом компании «Мегафон», и всех сотрудников и руководящий персонал подключить к сети на корпоративный тариф.

Годовой экономический эффект (Э 1 ) рассчитаем по формуле:

Э 1 =(С 1 – С 2 ) х В 2 – Е н х З ед

где С1 и С2 – стоимость единицы работы до и после внедрения мероприятий по научной организации управленческого труда (НОУТ) (трудовые затраты), руб.;

В2 – годовой объем работ после внедрения мероприятий по НОУТ в натуральном выражении;

Ен – нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности (величина, обратная нормативному сроку окупаемости Тн); Ен для мероприятий по НОУТ устанавливается равным 0,25;

Тн - срок окупаемости = 4 года;

Зед – единовременные затраты, связанные с разработкой и внедрением мероприятий (руб.).

Стоимость работы секретаря до внедрения предложения 100 рублей/день, после внедрения 0 рублей/день, т.к. секретарь этой работой заниматься не будет, годовой объём работы равен 300.

Э 1 = (100 – 0) х 300 – 0,25 х 0 = 30000 рублей.

Ожидаемый годовой экономический эффект составит 30000 рублей.

Суммарный годовой экономический эффект составит: 60000 руб. + 30000 руб. = 90000 руб.

Помимо экономического эффекта предложенные мероприятия несут и организационные эффекты, такие как: улучшение характера и условий труда, снижение напряжённости труда, уменьшение числа конфликтов благодаря лучшему восприятию информации. Увеличивается количество каналов доставки информации, что увеличивает вероятность доставки послания адресату. Уменьшаются ошибки в процессе декодирования и передачи информации. Увеличивается скорость доставки, и уменьшаются ограничения по нахождению на одном месте.