Системы электронного документооборота

 

Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. При выполнении требований стандартов ISO 9000 одним из требований к системе менеджмента качества является прозрачно поставленный документооборот.

Электронный документооборот представляет собой процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами. Это особый способ организации работы с документами с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит основные этапы своего жизненного цикла:

1) создание

2) рецензирование, исправление, утверждение

3) распространение, публикация

4) архивирование

Более 95% своего времени документ проводит между рабочими местами сотрудников!

 

У традиционного документооборота множество недостатков:

· высокая стоимость доступа, учета, поиска и хранения документов

· высокая стоимость содержания площадей для хранения документов

· высокая стоимость обработки и согласования документов

· медленное и хаотичное движение документов

· низкий уровень контроля

· невозможность удаленного доступа к документам

· отсутствие контроля над потоками документов

· нарушение конфиденциальности

Система электронного документооборота (СЭД)— это информационная система, обеспечивающая работу с электронными документами, включая процесс их создания, изменения, распространения, управления доступом к ним, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД предназначена для автоматизации деятельности компании в области документооборота и делопроизводства.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД. Наравне с ней также используются СЭДО. Также иногда эти системы называют САД (система автоматизации делопроизводства) или САДО (система автоматизации документооборота).

За рубежом такого рода системы называются по-иному: Системы EDMS (Electronic Document Management Systems) – системами управления электронными документами. EDMS-система - это система управления документами компании. Задача данных систем такие же, как и в СЭД. Подобные системы предназначены для ввода-вывода информации на всем протяжении её жизненного цикла, для работы с ней, для её архивирования, поиска введенной в документы информации. Также EDMS решают задачи, связанные с управлением версиями и подверсиями документов, разграничением прав доступа и т.д.

Основные функции СЭД:

1. СЭД позволяет создавать, регистрировать, обрабатывать, передавать, хранить, документы. Это главное назначение системы. В СЭД должны автоматически отслеживаться все изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. СЭД также позволяет исполнять документы.

2. Управление электронным документооборотом - это движение документов между сотрудниками и подразделениями компании. Движение документов не всегда предусматривает их физическое перемещение. Под движением документов также понимают передачу прав на их применение, рецензирование, исправление, а также уведомление об этом заинтересованных пользователей и контроль за исполнением документов. СЭД должна обеспечивать гибкое управление документооборотом с помощью определения маршрутов движения документов.

3. СЭД обеспечивает процесс управления доступом сотрудников к документам, циркулирующим в организации и контроль над потоками документов внутри компании. В СЭД реализуется жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и полномочий.

4. Система обеспечивает гарантированный удаленный доступ сотрудников к документам и при этом гарантирует достоверность и качество полученной таким образом информации.

5. СЭД можно настроить на существующую организационную структуру компании, а также интегрировать её с существующими корпоративными системами и с другими системами организации, что обеспечивает информационное единство.

6. СЭД предоставляет возможности для автоматизации бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Автоматизации процессов контроля исполнительской дисциплины одна из важнейших в СЭД.

7. Система обеспечивает конвертация данных одних типов файлов в другие (типы файлов, с которыми работают СЭД: текстовый, графический, табличный, аудио- и видео-, web).

8. СЭД позволяет объединять разрозненные потоки документов подразделений, территориально-удаленных друг от друга, в единую систему.

9. В СЭД можно осуществлять управление договорами, совещаниями, заседаниями.

10. В СЭД могут быть заложены некоторые функции канцелярии.

Клиенты СЭД

У каждого из клиентов СЭД свои цели и задачи при работе с документами.

1. Руководитель

2. Делопроизводитель (помощник руководителя)

3. Менеджер

4. Работник архива

5. Исполнитель (работники отдела кадров, отдела снабжения, юридического отдела, производственного отдела, отдела управления качеством и т.д.)

В СЭД реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, должности и назначенных полномочий.

• Работа Исполнителя

• Работа Начальника отдела

• Работа Ответственного за контроль

• Работа Ответственного за делопроизводство

• Работа Специалиста по сканированию

• Работа Помощника

• Работа Регистратора

• Работа Руководителей

• Работа Сотрудника отдела контрольно-аналитической работы и приказов

Точное количество имеющихся на российском рынке систем электронного документооборота определить сложно, так как в России отсутствуют стандарты, сертификация и регистрация такого рода систем. Их и называют по-разному: САД, САДО, СЭДО, «электронная канцелярия», «система оперативного управления компанией», «система управления контентом», «ECM-система» и др. В России большой процент проектов внедрения СЭД заканчиваются неудачей. В России активно представлены следующие системы СЭД: Docsvision, DocUnity, Optima-workflow, Босс-референт, Гран-док, Companymedia, Landocs, Дело, Евфрат (Рис.13).

Рис.13 Системы СЭД, представленные на российском рынке

 

1. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 25 января 1995 г.

2. ГОСТ 34.003-90

3. Федеральный закон Российской Федерации N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", принятый 27 июля 2006г

4. Журнал "Information Security/ Информационная безопасность" #6, 2008

5. A. Osterwalder, Yves Pigneur, Alan Smith, and 470 practitioners from 45 countries, Business Model Generation, 2010

6. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"