Информационные процессы

Под сбором первичной информации здесь и далее понимается процесс получения необходимых сведений, данных от внешних по отношению к ИС и внутренних источников. Этот процесс подразумевает наличие таких этапов как анализ внешней и внутренней среды, выбор источников информации и методов сбора, организация ее приема и регистрации, а также ввода в систему.

Источниками информации могут служить любые объекты окружающего нас мира: предметы живой и неживой природы, события, явления, процессы (физические, экономические, социальные и прочие), а также сами информационные системы различного назначения и принадлежности. Это могут быть люди, владеющие не только сведениями о себе, но и профессиональными знаниями в определенной предметной области, а также предприятия и организации, включая средства массовой информации (СМИ).

Выбор источников информации и методов ее сбора во многом определяется результатами анализа внешней среды. Критериями выбора источника служат:
· надежность и доступность источника;
· необходимость и достоверность предоставляемых им сведений;
· стоимость информационных услуг;
· совместимость формы существующего у источника представления информации с требованиями информационной системы потребителя.

Среди методов сбора нерегламентированной информации можно выделить:
· непрерывный мониторинг процессов и явлений;
· статистическое обследование информационных объектов;
· приобретение информации по подписке;
· электронный поиск в информационных сетях;
· разведка.

Из перечисленных методов сбора особый интерес представляет статистическое обследование, различные формы проведения которого (опрос, анкетирование, перепись) требуют специальных подходов. Целью таких обследований, как правило, является получение оценок параметров или характеристик внешней или внутренней среды управляемой системы (например, предприятия или государства), необходимых для улучшения качества управления. В основе любого статистического обследования лежит получение информации от большого количества независимых, но однотипных источников, например, таких как человек или какой-нибудь товар массового производства. При этом для получения удовлетворительных оценок нет необходимости обследовать всю совокупность этих источников, т.е. проводить полную перепись. Достаточно ограничиться информацией, взятой у некоторой представительной выборки, а оценку получить последующей статистической обработкой в соответствии с существующими методами.

Однозначное формализованное описание всех данных, используемых при решении задач СОД, обеспечивающее автоматизацию процессов хранения, поиска, обработки и выдачи данных без искажения их смысла, осуществляется с помощью средств формализованного описания экономической информации, в состав которых входит система общегосударственных и локальных классификаторов, с помощью которых идентифицируются различные объекты, устанавливаются их свойства. Вопросам классификации при разработке информационного обеспечения придается большое значение.

Особое место в структуре любого экономического показателя занимает призначная информация. С помощью реквизитов-признаков становится возможным поиск, группировка, упорядочение и другие операции с показателями. Для этого призначная информация должна быть классифицирована, а затем и закодирована, т.е. представлена в цифровом или алфавитно-цифровом виде. Для этой цели создают классификаторы.

Классификатор – это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации.

Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты. Это могут быть используемые в системе управления предприятием наименования материальных, трудовых ресурсов, основных средств, инструментов, готовой продукции, деталей, сборочных единиц, услуг, клиентов, договоров, поставщиков и т. д. Полные поименованные множества таких объектов называют номенклатурой (например, номенклатура основных средств; номенклатура выпускаемой продукции; номенклатура работающих и т. д.). К объектам классификации относят также документы, деловые процессы, функции управления, организационные структуры и компоненты ЭИС – файлы, задачи, модули и т.д.

Под классификацией понимают процесс и результат упорядоченного распределения объектов заданного множества.

Для полной формализации экономической информации недостаточно простой классификации. Необходимо, присвоить каждому объекту номенклатуры условное обозначение. Этот процесс называют кодированием. Кодирование производится в строгом соответствии с правилами и структурой, определенными при классификации, и однозначно закрепляет за элементом множества условное обозначение. Система кодирования задает совокупность правил, по которым обозначаются элементы множества.

Код – это условное обозначение объекта в соответствии с принятой системой классификации. Код базируется на определенном алфавите и может быть цифровым, буквенным и смешанным.

Различают регистрационные и классификационные системы кодирования. Регистрационные системы не предполагают предварительной классификации, это порядковая и серийно-порядковая системы кодирования. Классификационные системы кодирования делят на последовательные и параллельные, причем первые обычно опираются на иерархическую классификацию, вторые – на многоаспектную.

При разработке экономических информационных систем (ЭИС) должна быть выполнена работа по созданию классификаторов. Они должны быть изданы в такой форме, которая предусматривает удобство его ведения, почти всегда это бумажный и электронный носитель.

Классификаторы могут быть международные, общегосударственные, отраслевые и локальные.

Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов [СМЭС] (классификация основных продуктов – КОП, Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности – МСОК, международная стандартная торговая классификация – МСТК, международная стандартная классификация образования – МСКО, классификация европейского сообщества – КЕС, общая отраслевая классификация экономической деятельности в рамках ЕС – КДЕС и множество других).

В РФ для обеспечения совместимости существующих общегосударственных классификаторов разработана ЕСКК – единая система классификации и кодирования. Структура ЕСКК представлена на рисунке.

Штриховой код - это последовательность чередования широких и узких, темных и светлых полос, которым присвоены логические значения 1 и 0 (широким линиям и широким промежуткам присваивается логическое значение 1, узким 0).

UPC – универсальный товарный код (разработан в США);

EAN – товарный код, созданный в ЕС на базе UPC, соответствующий названию Европейской ассоциации товарной нумерации, получившей статус Международной организации (EAN International);

EAN – товарный код, созданный в ЕС на базе UPC, соответствующий названию Европейской ассоциации товарной нумерации, получившей статус Международной организации (EAN International);

В РФ применение штриховых кодов UPC-12, EAN-8, EAN-13, EAN-14 регулируется Ассоциацией автоматической идентификации, в состав которой входит более 2000 членов. Эта организация устанавливает номера предприятий в кодах EAN-13, EAN-14 и коды продуктов в коде EAN-8.

В России разработаны и эксплуатируются общероссийские классификаторы: ОКОГУ - общероссийский классификатор органов государственной власти и управления, ОКП – продукции; ОКПО – предприятий и организаций; ОКВ - общероссийский классификатор валют, ОКУД – управленческой документации и другие. Локальные классификаторы включают, как правило, коды структурных подразделений, коды видов работ и т.п. Использование штриховых кодов обеспечивает совместную деятельность производителей и потребителей товаров на едином товарном рынке. Данная технология предоставляет оперативный учет товаров, позволяет управлять потоками информации о передвижении и использовании продукции, поиск сведений об этих процессах по запросу в реальном масштабе времени на основе идентификации любого объекта, участвующего в этом процессе. Дополнительно эта технология ускоряет обмен информацией как внутри фирмы, так и между сотрудничающими фирмами с помощью методов и средств электронного обмена данными.

Накопленная первичная информация, прошедшая предварительную обработку в форме отбора, систематизации и сохранения в форматированном виде, может использоваться для решения многих задач анализа, планирования, прогнозирования и управления в социально-экономических системах. Постановка этих задач, как правило, связана с необходимостью получения на основе исходных накопленных данных производной информации, помогающей пользователю информационной системы принимать правильные решения. Такой производной информацией могут служить различные экономические, технические и др. показатели, параметры математических моделей, значения факторов, воздействующих на управляемый социально-экономический, технический или иной процесс, и многое другое.

В зависимости от способа получения, достоверности и объема исходной информации при ее обработке могут применяться как методы статистического анализа, так и математические методы обработки данных. Отбор и загрузка информации в обработку производится или в пакетном режиме (для статистической информации) или в диалоговом режиме (для оперативной информации) с использованием методов поиска необходимых данных.

Среди статистических методов обработки можно выделить две группы методов: предварительной обработки и статистического анализа. К первым методам относят группировку и сводку данных. Группировка данных представляет собой выделение части данных из общей совокупности по одному признаку или сочетанию нескольких признаков. Суммирование данных обеспечивает их количественную оценку как по всей совокупности данных (простая сводка), так и по отдельным группам этой совокупности (групповая сводка). Эти виды обработки обычно используют на первом этапе решения многих статистических задач.

БАЗЫ ДАННЫХ

В традиционной файловой системе файлы данных создаются и обрабатываются конкретными приложениями, т.е. программами пользователей, которым требуются данные из системы. Так, для финансового отдела нужно создать приложение, в котором будет использоваться файл записей о клиентах с полями номер счета, сумма на счете. Если в отделе продаж вводится система обработки заказов, то для приложения потребуется файл обработки счетов, в котором тоже нужны поля номер счета, сумма на счете. Таким образом, имеются два файла, содержащие одинаковые, т.е. избыточные данные. Избыточность, помимо ненужных затрат, приводит к возникновению ошибок.

В БД файлы не привязаны к конкретным приложениям. Напротив, они объединены таким образом, чтобы содержащиеся в них данные могли использоваться множеством приложений. В идеале все данные записываются один раз, хотя и обрабатываются разными приложениями. Физически БД представляют собой файлы, доступ к которым осуществляется приложениями не непосредственно, а путем обращения к системе управления базами данных (СУБД). Особенностью файлов базы является хранение не только самих данных, но и описаний их структуры. Таким образом, в БД файлы снабжены описанием хранимых в них данных и находятся под управлением СУБД. Дадим определением БД.

База данных (БД) - набор данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

База знаний (БЗ) - Средства для получения сведений, явно не хранящихся в БД. Принципиальными различиями обладают три модели представления знаний - продукционная модель, фреймовая и модель семантических сетей.

Создаются и используются базы данных средствами СУБД. Современные БД могут иметь практически неограниченное число записей, содержать мультимедийную информацию, предоставлять возможность публикации данных базы на Web (в том числе с использованием интерактивных страниц), предоставлять данные для хранилищ данных и др. Проектирование БД является сложной задачей, требующей специальной подготовки, и в настоящее время осуществляется, как правило, с использованием CASE (Computer Aided System Engineering) – средств (а именно, средств компьютерной поддержки технических систем). Создание и ведение БД возлагается на одного специалиста (или группу специалистов), являющегося администратором БД.

Подавляющая часть современных БД отвечает реляционной модели. Такие БД называются реляционными. Основной единицей организации данных в них являются таблицы, соответствующие обычным двумерным таблицам, привычным пользователям, в частности, экономистам. В таблицах БД столбцам соответствуют поля, а строкам - записи. Между таблицами устанавливаются связи (отношения) для возможности получения необходимых данных из двух и более таблиц. Так в простейшей БД ЗАКАЗ могут быть созданы две таблицы: «Заказ» и «Клиент», связанные между собой

Система управления базами данных (СУБД ) - комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.