Необязательные (дополнительные) статистические данные

Следующие статистические данные обеспечивают полезную ин­формацию для руководства, хотя и не являются обязательными, как перечисленные выше.

(а) Численность работников по категориям заработной платы и ок­ладов. Эти данные не обязательно отслеживать ежемесячно, как

11. Кадровые записи и статистика251

правило, они составляются ежегодно при рассмотрении вознаграж­дения персонала. Статистика оплаты труда иногда требуется для каких-либо специальных целей, например, если профсоюз требует повышения заработной платы.

(б) Текучесть рабочей силы.

(в) Анализ персонала по квалификации, уровню профессиональной подготовки, местожительству представляет интерес для целей пла­нирования человеческих ресурсов. Если ожидается сокращение штатов, могут понадобиться сводные данные по продолжительности стажа работников.

Вся статистика по персоналу имеет гораздо больший смысл и при­менимость, если статистические выкладки сопровождаются объяс­нительной запиской, которая содержит необходимые разъяснения и, возможно, даже указывает предполагаемые дальнейшие действия.

Контрольные задания к гл. 11

1. Какие документы содержатся в личном деле работника?

2. Перечислите данные, которые обязательно должны быть от­ражены в индивидуальной кадровой справке.

3. Каковы преимущества ведения индивидуальных кадровых справок на компьютере?

4. Каковы основные причины принятия Закона о защите дан­ных?

5. Какую линию защиты может избрать пользователь, против которого возбужден иск о причиненном ущербе в результате использования неточных данных?

6. Почему так важно соблюдать различие между мнением и на­мерением, когда речь идет о компьютерном хранении кадро­вых документов?

7. Перечислите наиболее важные статистические данные, которыми можно пользоваться в процессе кадровой работы.

АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ РАБОТЫ И КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ РАБОТЫ

Методы анализа

В управлении персоналом очень часто возникает необходимость обобщения и описания характера выполняемой работы т.е. состав­ление должностной инструкции. В дальнейшем следует ее периоди­чески обновлять в соответствии с изменениями, которые претерпе­вает организация или технология работы. Анализ особенностей ра­боты заключается в ее составлении. Эта работа сопряжена со мно­жеством трудностей, в том числе практических, а также обуслов­ленных отношением работников. Ниже приводятся наиболее важ­ные методы, которые можно использовать при составлении долж­ностной инструкции.

(а) Непосредственное наблюдение — всегда необходимо, но имеет ряд недостатков:

• квалифицированный работник выполняет свою работу так легко, что со стороны она может показаться очень простой;

• опытный работник может выполнять работу так, что со сто­роны она представляется очень сложной;

• при наблюдении невозможно проследить умственные усилия, затрачиваемые при выполнении работы;

• некоторые рабочие, занятые физическим трудом, работают так быстро или выполняют такие запутанные операции, что проследить за ними можно только при помощи видеосъемки или видеокамеры,

(б) Обсуждение с постоянным работником — почти всегда необхо­димо, но часто при этом возникают сложности, в основном из-за того, что работник относится с некоторым недоверием к подобной беседе. Он может намеренно преувеличить важность своей работы

12. Анализ особенностей работы и квалификационные требования253

или при определенных обстоятельствах, наоборот, попытаться пре­уменьшить ее. Основные проблемы, связанные с подобными интер­вью, следующие:

• на описание работником выполняемых должностных обязан­ностей может оказать влияние его личное отношение к ним;

• даже если работник во время интервью настроен на сотруд­ничество с интервьюером, он может просто забыть некоторые детали работы, преувеличить значение той части работы, ко­торая выполнялась недавно, и недооценить важность опера­ций, выполненных ранее;

• работник может быть просто не способен четко и логично выражать свои мысли.

(в) Обсуждение с руководителем среднего звена — это также неиз­бежная составляющая при работе над должностной инструкцией, хотя ее ценность определяется следующим:

• руководители среднего звена часто на удивление мало знако­мы с деталями работы, выполняемой их подопечными;

• кроме того, руководители среднего звена часто не имеют практического опыта выполнения работы, исполнение кото­рой они контролируют;

• иногда их описание работы несет на себе отпечаток их лич­ного отношения к работнику, в чьи обязанности входит ее выполнение;

• они могут также преувеличить обязанности и ответственность за описываемую работу с целью преувеличения собственной важности.

(г) Средства и предметы труда — изучение инструментов, рабочих материалов, станков, документов, средств коммуникации дает воз­можность проверить информацию, полученную другими методами, а также может подсказать, какие еще вопросы относительно работы следует задать.

(д) Материалы прочих исследований — их иногда можно привлечь для подкрепления выводов, например, отчеты об анализе рабочего времени, руководства по обучению, записи об авариях.

(е) «Сделай сам» — такой подход уместен при изучении некоторых видов работ, в течение некоторого времени исследователь лично выполняет изучаемые им должностные обязанности. Однако при этом он должен следить за тем, чтобы его описание не носило слишком субъективного характера и не было переполнено личными впечатлениями, например, если исследователь слабоват в математи-

254 Практические аспекты управления человеческими ресурсами

ке, он может непреднамеренно преувеличить сложность выполне­ния бухгалтерских расчетов.

(ж) Анкеты используются в некоторых случаях, но они весьма не­надежны. От работника требуются письменные ответы на вопросы анкеты, но он может недоверчиво отнестись к анкете, не понять вопроса и потому дать неполный ответ.

(з) Рабочий ежедневник — используется в основном менеджерами и офисными работниками. Целый месяц исполнитель тщательно за­писывает все свои действия и намеченные в течение дня мероприя­тия. Затем дневник анализируется на предмет составления должно­стных обязанностей исполнителя и регулярности их выполнения. Если ежедневник ведется скрупулезно и аккуратно, он может стать весьма полезным источником; но очень часто исполнитель забывает заполнять его в начале рабочего дня и спохватывается только к обеду, лихорадочно вспоминая, что он делал с утра; в этом случае ежедневник даже может ввести исследователя в заблуждение.

Для того чтобы проанализировать должностные обязанности с достаточной степенью точности, необходимо использовать рассмот­ренные методы в сочетании, при этом каждый метод будет служить проверкой других методов.