Глава2.5. Организация службы материально- технического снабжение гостиниц

Гостинично - ресторанную услугу можно разделить на две составляющие части: сервисную и материально-вещественную. Сервисная часть услуги возникает при контакте сотрудника гостиницы или ресторана с гостем, когда гостю предоставляется в доброжелательной форме помощь или информация, которая необходима ему для ориентации во время пребывания в гостинице. Материальная часть услуги – это наполнение её товарами, изделиями, материалами, оборудованием, необходимым для комфортного проживания в гостинице или пребывания гостя в ресторане.

Современные гостиничные предприятия оснащены новейшей вычислительной техникой, с помощью которой возможно моделирование движения материальных ресурсов как внутри гостиницы, так и во внешней среде при закупке, доставке и хранения продукции до момента её потребления.

В основе функционирования службы материально- технического снабжения лежит логистика, наука и практика управления материальными потоками, поэтапно это означает: [32]

-планирование, т. е. оперативное определение объёма потребности гостиничного предприятия в материальных ресурсах с учётом срока поставок, качества, цены продукции и поставщика;

-организация процесса движения материальных ресурсов, необходимых для гостиничного предприятия, от поставщиков, договорную работу, а также процессы складирования и транспортировки продукции;

-контроль и учёт товарных запасов, нормирование и их рациональное использование в процессе создания услуги.

Снабжение гостиниц различными ресурсами– это неотъемлемая часть создания гостиничных услуг, повышения их качества, обеспечение стабильности гостиничного бизнеса.

Функции службы закупок заключаются в обеспечении гостиничных предприятий материалами, сырьем, товарами, изделиями и энергоресурсами, необходимыми для оказания услуг гостям гостиниц. Логистический процесс начинается со сбора заявок от подразделений на приобретение конкретной продукции, утверждение объёмов заказов бухгалтерией гостиницы с учётом наличия на складе остатков запасов, спецификации заказанной продукции, выбора поставщиков и поддержки с ними взаимовыгодных партнёрских отношений, доставке и складировании закупленной продукции.

Правильно организованная служба логистики повышает эффективность использования всех материальных ресурсов, поступающих в гостиницу, снижает затраты на доставку и хранение запасов, снижает или ликвидирует излишние (сверхнормативные) запасы продукции .

В случае, когда продукция известного на рынке поставщика является предметом ценовой борьбы между гостиницами и другими покупателями, целью отдела закупок будет добиться включения своего заказа в производственную программу этого поставщика.

Отношения гостиницы с поставщиками продукции это предмет переговоров. В процессе переговоров обсуждаются качественные характеристики продукции, комплектация продукции, качество упаковки, объём партий, график поставки продукции, цена продукции. Деловые переговоры– это основа взаимопонимания между гостиницей и поставщиком , в основу которых закладывается принцип сотрудничества и разумных взаимных уступок. Подобное сотрудничество можно назвать партнёрством, установлением длительных хозяйственных связей.

Потенциальный поставщик, отвечающий современным требованиям рынка, должен обладать следующими характеристиками:

– иметь стабильное производство продукции;

– обеспечивать стабильное качество продукции;

– иметь полный портфель заказов на необходимую продукцию;

– своевременно обеспечивает поставку груза;

- назначает разумную цену;

– оказывать дополнительные услуги (расфасовку, нарезку, упаковку)

– иметь хорошо оборудованные склады;

– заблаговременно информировать потребителей о нововведениях.

Такие партнёрские взаимоотношения между поставщиками и гостиницей могут помочь гостинице в моменты кризисов, инфляции и других непредвиденных ситуаций избежать риска потери дохода. Партнёрами гостиниц могут быть не только производители продукции, но и оптовые поставщики ( дистрибьютеры), с которыми можно заключать договора и на поставку и на комплектацию продукции, , т. е. создание комплекта из разнообразной продукции и одновременную её поставку в гостиницу. Такая форма поставки заказа существенно снижает транспортные издержки.

Выбор поставщиков обычно происходит по трём основным параметрам:

-качество поставляемой продукции;

-точность сроков выполнения заказа и графика поставки;

-стоимость заказанной продукции.

Каждый из этих параметров рассчитывается по общеизвестным зависимостям и умножается на коэффициент весомости, отражающим значимость этих

параметров. Коэффициент весомости параметра устанавливается для каждой продукции с учётом её значимости для услуги в целом.Например, для мебели в номера определённого стиля коэффициент весомости может быть определен следующим образом: качество- 0,5; цена –0,3; своевременность поставки точно в срок»– 0,2. Для другой продукции коэффициенты весомости могут иметь иные значения, однако сумма этих коэффициентов всегда должна быть равна единице.

Критерий качества, поставляемого товара, рассчитывают, как число

принятых гостиницей партий товаров к числу всех заказанных партий

товаров с учётом коэффициента весомости качества. В данном случае коэффициент весомости качества принят равным 0,5.

Число принятых партий

Баллы за качество = ——————————— х 0,5

поставляемой продукции Общее число партий

 

Критерий точно в срок определяется как число товаров (партий), поставленных в срок к числу всех партий товаров с учетом коэффициента весомости, который равен 0,3.

 

Число партий постав. в срок

Баллы за своевременность = ————————— х 0,3

выполнения заказа Общее число партий

 

Критерий цены определяется, как самая низкая цена товара на рынке к конкретной договорной цене продажи товара у производителя с учетом коэффициента весомости. Коэффициент весомости цены равен 0,2.

Самая низкая цена

Баллы за цену = ——————————— х 0,2

Цена конкретного поставщика

 

Хранение и транспортировка материальных ресурсов существенно влияют на качество закупаемой продукции и конечном счёте на качество гостиничных услуг. Затраты на этапах закупки, доставки и хранения продукции, необходимо снижать затраты гостиницы и эти затраты можно минимизировать за счёт. [26]

– грамотного управления запасами, т. е. их минимизация;

– применения современных методов хранения продукции;

- правильной организацией учёта материальных ценностей и контроля за их рациональным использованием;

– определения оптимального объема заказа и графика доставки материальных ресурсов в гостиницу.

Методы хранения, размещения и учёта продукции в складских помещениях гостиничных предприятий должны учитывать особенности этих предприятий и заказываемой продукции. Обычные складские поэтажные помещения, используемые для оснащения номеров, обычно невелики по площади и вместимости, но если ассортимент складируемой продукции большой, для хранения продукции используют большие помещения с современным стеллажным оборудованием и системой учёта продукции, которые по мере необходимости отпускают в поэтажные складские помещения. Часто используется метод хранения, когда не выделяются специальные места для конкретной продукции, она размещается в любом свободном месте: т. е. одна и та же продукция может храниться в разных местах. Преимущества этого метода – практически 100-процентная наполняемость склада, т. е. рациональное использование складских помещений.

Для учёта поступлений и выдачи продукции со склада используют современные информационные системы с применением штрих - кодов, считываемых специальным сканирующим устройством. Код продукции поступает на склад вместе с документацией на продукцию и остается в базе данных склада.

Доступ к этой информации через систему Интранет имеют менеджеры службы закупок и бухгалтерия , которая контролирует количество продукции на центральном складе и своевременную выдачу её по заявкам служб. Службе закупок эта информация необходима для определение момента поставки следующей парии.

Оптимизация затрат на складские и транспортные операции по поставке и хранению товаров – это один из важных элементов системы управления складскими запасами. Оптимальный размер заказа (наиболее экономичный объём заказа) определяется затратами на содержание запасов, находящихся на складах гостиницы, и затратами на транспортировку продукции.

Основными методами определения оптимального размера заказа являются табличный, графический и аналитический методы.

Табличный метод можно проиллюстрировать на следующем примере. Гостиница закупает какую-то продукцию в небольшой расфасовке по цене 50 руб. за одну упаковку. Средняя стоимость хранения единицы этой продукции составляет 40 руб. (в нее включены зарплата кладовщиков, расходы на создание условий для хранения продукции и т. д.). Транспортные расходы на доставку каждой партии – 1000 руб., включая погрузочно-разгрузочные работы, затраты на горючее и другие расходы. Общая годовая потребность в этой продукции – 1000 упаковок в год. Склад гостиницы может вместить одновременно все 1000 упаковок, однако это нецелесообразно с точки зрения затрат хранения этого товара. Поэтому менеджеры службы закупок считают, что надо поставлять этот товар партиями. С этой целью проводится соответствующий анализ: сначала весь заказ условно делят на отдельные по объём единовременной поставки партии (например, 100, 200, 250, 500, 1000 шт.) затем проводят расчёт транспортных и складских расходов для каждой партии. В таблице 14 представлен расчёт оптимального объёма поставки товара в гостиницу.

Анализ показывает, что с точки зрения совокупных затрат целесообразно выбирать оптимальный объём заказа 200 или 250 шт. В конечном итоге решение об объёме поставок (200 или 250 шт.) будет зависеть от скорости потребления этой продукции.

Если данные таблицы 14 перенести на график, то минимальные совокупные затраты будут соответствовать точке пресечения кривых стоимости хранения и стоимости транспортировки продукции.

Аналитический методрасчёта оптимальногоразмера заказа рассчитывается по известной формуле Уилсона:

,

Где Копт – оптимальный объём поставки; П – годовая потребность в товаре; Зт –транспортные затраты в расчёте на один заказ; Зх – затраты на хранение одной единицы товара..

 

Т а б л и ц а 16

Определение оптимального объёма партии поставки

Показатели	Данные для расчета
Размер заказа, шт.
Средний запас товара на складе (1/2 от заказанного количества), шт.
Количество поставок (годовая потребность/объём заказа)
Годовая стоимость хранения на складе гостиницы (средний запас )х( стоимость хранения ед. запаса), руб.	2 000	4 000	5 000	10 000	2 000
Годовая стоимость выполнения поставки (количество поставок)х(стоимость каждой поставки), руб.	10 000	5 000	4 000	2 000	1 000
Совокупные затраты, руб.	12 000	9 000	9 000	12 000	21 000

 

 

В данном случае Копт определяется следующим образом:

 

Выполнив расчет оптимального объёма поставки, менеджеры отдела снабжения гостиниц должны определить для каждой единицы хранения продукции момент возобновления поставки с учётом времени на выполнение заказа и доставки его в гостиницу. Этот момент (порог снижения запаса) определяют по

следующей зависимости:

,

Где М_повт – момент, с которого поставщик отправляет очередную

партию продукции;

П – годовая потребность в этой продукции (шт.);

В – время выполнения оптимального (дни) объёма заказа;

Д – интервал между поставками (дни).

В данном случае М_повт определяется следующим образом:

 

 

Фактически при снижении объёма продукции на складе до 50% необходимо сообщать поставщику о подготовке новой поставки.

Виды затрат, возникающие в процессе поставки и хранения запасов на складах гостиниц:

1. Стоимость предмета закупки. На данную позицию влияют следующие условия:

– объем заказа в одной партии;

– общая стоимость заказа; .

2. Издержки, связанные с оформлением заказа:

– транспортные затраты, включая погрузочно-разгрузочные расходы;

– расходы на оформление заказа и входного контроля.

3. Издержки на хранение запасов:

- Организация системы учёта, поступившей и расходуемой продукции;

– маханизация складского хозяйства;

– расходы на поддержание условий хранения, не допущение ухудшения характеристик товара в процессе хранения;

– расходы на обслуживание сверхнормативных запасов.

4. Издержки, вызванные отсутствием запасов:

– снижение качества оказываемой клиенту услуги в связи с отсутствием какой- то продуктовой позиции;

– потеря клиентуры гостиниц, связанная со снижением качества услуг;

– потеря имиджа гостиницы на рынке;

– издержки, связанные с покупкой товара у другого поставщика.

Основная задача в процессе управления запасами товарно-материальных ценностей – оптимизация их размера, увеличения их оборачиваемости, снижение издержек на хранение и доставку и ликвидация сверхнормативных запасов.

Размер запасов должен отвечать требованиям «достаточности и не избыточности»: а именно, должно хватать запасов для производства и реализации гостиничной или ресторанной услуги и не должно храниться излишних запасов, поскольку при этом может быть пророчен срок годности продукции или риск морального устаревания товара и увеличения расходов на их обслуживание. Излишние- сверхнормативные запасы – это омертвленный капитал. В гостиничном бизнесе оборачиваемость запасов напрямую связана с ростом продаж номерного фонда.

Коэффициент оборачиваемости запасов определяется зависимостью

 

Коэффициент Объём продаж номеров

оборачиваемости = ———————————

запасов Средний объём запасов

 

Сущность запасов заключается в их участии в непрерывности производ-

ственного процесса оказания услуг гостеприимства. При этом перед отделом закупок руководство гостиничного предприятия ставит задачу не только обеспечить количество и качество поставляемой продукции, но и снижение издержек на всех логистических операциях, проводимых этой службой.

Организационно отдел закупок гостиничного предприятия может быть самостоятельной службой или входить в состав коммерческой службы и одновременно функционально тесно работать с дирекцией по питанию.

Работа отдела закупок делится на ряд этапов. Схема работы отдела материально-технического снабжения и его функции представлена на рисунке 23 [32]

 

 

 

Рис. 23. Место и функции отдела закупок в структуре гостиницы

 

Та б л и ц а 17.

Этапы планирования деятельности службы материально- технического

снабжения продукции [32]

№ п/п	Расшифровка этапа
	Сбор заявок на потребность в материально-технических ресурсах
	Установление цели использования заказываемой продукции
	Уточнение источника поставки материальных ресурсов
	Согласование цены и сроков поставки
	Работа с транспортными организациями
	Определение стоимости заказа
	Расчёт оптимального объёма заказа продукции
	Подписание договора на поставку продукции
	Контроль за исполнением заказа
	Организация приёма продукции
11	Организация хранения и учёта продукции
	Распределение продукции по отделам и службам
	Нормирование экономного расхода ресурсов
	Составление отчета об использовании продукции

 

Если гостинице необходимо одновременно получать продукцию от разных поставщиков, более предпочтительно подключать к переговорам

дистртбьютерские оптовые складские комплексы, которые будут комплектовать партию продукции и сами доставлять его в гостиницу. В этом случае гостиница существенно снизит транспортные издержки.

На рисунке 24 представлен цикл организации процесса закупок продукции и формирования запасов . Управление запасами- непрерывный процесс контроля за их движением.

Текущая часть запасов образуется в связи с периодичностью поступления товаров на склады гостиничных предприятий и предназначена для бесперебойного обеспечения потребителей гостиничных или ресторанных услуг необходимой для формирования услуги продукцией.

 

 

Планирование цикла закупок

Потребность определена

Потребность удовлетворена

Организация входного контроля

 

 

Заключение договора с посредником на комплектацию груза и поставку

Определение источника поставки продукции

 

Рис.24 . Цикл организации процесса закупки и поставки продукции

 

Запасы на складах предприятий индустрии гостеприимства подразделяются на текущие и страховые части.

Текущая часть запасов образуется в связи с периодичностью поступления товаров на склады гостиничных предприятий.

Страховая часть товарных запасов имеет тоже назначение, что и текущая, с той лишь разницей, что она используются в случаях отклонения от фактического плана постановки, когда текущие запасы не пополняются (форс-мажорные ситуации).

Наиболее часто на предприятиях индустрии гостеприимства используется система фиксированного объёма запаса, при которой по достижении определенного уровня запасов примерно на половину, запасы на складе пополняются поставщиками до фиксированного уровня по каждой ассортиментной позиции. К этому моменту на складе эта продукция практически отсутствует. . На рис26 представлен график поставки и расходования продукции.

Время «T» на графике (рис. 26) показывает интервал поставки продукции

согласно графика. Обычно служба закупок гостиницы информирует поставщика , когда запас данного товара снижается примерно наполовину, поэтому считается, что на складе постоянно находится только половина хранимого товара.

Запасы

макс

 

---------------------------------------------------------средние Запасы текущие

 

мин

Запасы страховые

0 Время

Т

 

Рис 25 График потребления материальных ресурсов

 

Максимальный Запас называется «текущим», поскольку он постоянно как бы «утекает» из склада и в момент, когда приходит новая партия продукции старой на складе не остаётся, кроме страхового запаса

Формирование товарных запасов на предприятиях, в том числе и гостиничных, имеет ряд особенностей, что связано с непостоянством уровня загрузки гостиницы. Поэтому при заключении договора на поставку, чтобы избежать образования сверхнормативных запасов, необходимо оговаривать и постоянно корректировать объём заказа и периоды его поставки.

Максимальная величина текущего запаса (З_t^max ) единицы товара и соответственно заказа его у поставщика определяется путем перемножения среднесуточного расхода этой продукции (p) на интервал поставки (Т)

З_t^max = р х Т

 

где Зtmax – максимальная величина текущего запаса на складе гостиницы; p – среднесуточный расход этой продукции; Т – интервал поставки.

Среднесуточный расход единицы продукции (р) рассчитывается путём

деления общей потребности в этом товаре (P) на период заказа: Р= Рг/360

 

где P – общая потребность в товаре; Рг, Ркв, Рм – соответственно годовая, квартальная, и месячная потребность в материале.

Интервал поставки определяется исходя из приведенного выше примера оптимального объема заказа.

Анализ и учёт материальных ресурсов гостиниц показывает, что количество и ассортимент товарной продукции, закупаемой гостиничным предприятием, может доходить до 10 тыс. различных наименований товаров (товарных запасов). Тщательный учёт и контроль за расходом каждого вида продукции не всегда целесообразны, поскольку продукция неравнозначна по своей цене и ценности и участия в создании услуги. Поэтому желательно группировать запасы и контролировать расход по отдельным группам. Анализ, который получил название «метод АВС», позволяет решать две задачи: минимизировать общий объем запасов и обеспечить первоочередную поставку жизненно необходимых для гостиницы товаров.

Метод АВС предполагает разделение всей массы запасов на три категории:

– товары категории «А» – наиболее ценные запасы (контроль за товара

ми этой группы осуществляется ежедневно);

– товары категории «В» учитываются с меньшей периодичностью (примерно раз в неделю);

– товары категории «С» учитываются с еще меньшей периодичностью

(примерно через 2–3 недели).

В среднем, как показано в табл. 18, на многих предприятиях гостиничных комплексов распределение запасов по стоимости и ценности выглядит следующим образом

Т а б л и ц а 18

Распределение единиц запасов по ценности и цене

 

Категория учёта товара Количество единиц учёта в категориях, в % - x к общему числу Стоимость, в % к стоимости капитала, инвестированного в запасы А В С

Рациональное использование запасов является задачей производственного процесса и предполагает создание эффективных норм их расхода. При определении эффективных норм расхода исходят обычно из оптимальных норм, установленных стандартом на технологический процессе оказания услуг.

Экономия материальных ресурсов возможна с применением следующих мер:

– оптимизации ассортимента продукции;

– выявления причин брака в поставляемой продукции и их оперативного

устранения;

– совершенствования технологии процесса создания и оказания услуг;

– своевременного приобретения нового оборудования взамен морально устаревшего;

- совершенствования работы складского хозяйства гостиниц.

Таким образом, можно сделать заключение, что повышение эффективности использования материальных ресурсов ведет к снижению издержек и увеличению валовой прибыли.

Контрольные вопросы

1.Основные функции службы материально- технического обеспечения гостиниц.

2. Каким характеристикам должен отвечать поставщик продукции?

3.Покажите и прокомментируйте цикл закупки продукции.

4.Какие основные критерии выбора поставщиков наиболее эффективны?

5. Каким образом рассчитывают транспортно-складские издержки при поставках и хранении продукции в гостиницу?

6. Какими методами организуют рациональное расходование запасов?

7. Какие методы используют при учёте запасов на складах гостиницы?

8.Перечислите этапы планирования потребности гостиницы в материальных ресурсах.

9.Покажите связи службы снабжения с другими подразделениями ?

10. Прокомментируйте модель функциональных задач службы материально-технического обеспечения гостиницы необходимыми ресурсами.

11. Какие виды контроля за качеством и рациональным использованием продукции применяют в складском хозяйстве гостиниц?

12. Опишите связь службы снабжения с отделом маркетинга.

13. Как определяют нормы расхода продукции различных видов ресурсов?