Критерии экспертизы ценности

Москва - 2006

 

 

Введение

 

Методические рекомендации подготовлены с целью создания методической основы для совершенствования организации упорядочения и приема в государственные архивы документов Архивного фонда города Москвы, в том числе документов ликвидированных организаций и документов по личному составу.

 

Нормативно-методические документы по архивному делу предусматривают единую методику и правила упорядочения документов. Однако практика работы государственных архивов города Москвы показывает, что необходима детализация приемов и методов упорядочения документов с учетом современных требований развития архивного дела, введения единообразия в методику создания научно-справочного аппарата к фондам архивов города Москвы.

 

Рекомендации подготовлены в соответствии с #M12293 0 982300317 350793391 3270468021 4294960402 24570 3033704639 2422330472 4294967295 106Федеральным Законом Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации" от 23 октября 2004 года N 125-ФЗ#S, #M12291 982301177Законом города Москвы "Об архивном фонде Москвы и архивах" от 28 ноября 2001 года#S, #M12291 982300743Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации (М., 2002)#S, #M12291 982300896Основными правилами работы архивов организаций (М.,2002)#S, проектом Правил "Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, организациях РАН" (М., 2005), #M12291 982300045ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"#S, #M12291 982300865ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов"#S, #M12291 982300401Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000)#S.

 

В методических рекомендациях отражена современная практика работы Главархива Москвы по описанию документов, опыт работы организаций города Москвы по упорядочения документов и передаче их на постоянное хранение в архивы города Москвы.

 

При подготовке рекомендаций были использованы методические материалы, подготовленные Федеральным архивным агентством (Росархивом), ВНИИДАД, архивными учреждениями Российской Федерации.

 

Положения методических рекомендаций определяют основные принципы и методы упорядочения управленческих документов постоянного хранения и по личному составу, но они не распространяются на документы, содержащие государственную тайну, упорядочение которых осуществляется в соответствии со специальными нормативными документами.

 

Также в настоящих рекомендациях не затрагиваются вопросы описания документов личного происхождения, аудиовизуальных документов, научно-технических документов и документов на электронных носителях.

 

В задачи работы не входит рассмотрение вопросов подготовки описей дел в электронном формате с помощью программного обеспечения. Настоящие рекомендации являются базой для последующей разработки вопроса составления описей в электронном формате.

 

Методические рекомендации предназначены для работников Главархива Москвы, занимающихся упорядочением документов, комплектованием государственных архивов города Москвы, приемом документов от организаций, членов ЦЭПК Главархива Москвы и ЭПК архивов города Москвы, работников архивов и делопроизводственных служб организаций, передающих документы в архивы города Москвы.

 

В методических рекомендациях используются следующие основные понятия:

 

- архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости для граждан, общества и государства;

 

- архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания;

 

- архивный фонд организации - совокупность архивных документов организации, исторически или логически связанных между собой;

 

- дело постоянного хранения - дел, содержащее архивные документы, подлежащие хранению без определения срока (бессрочно);

 

- дело по личному составу - дело, содержащее архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

 

- документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать;

 

- описание дел - определение и обозначение сведений о составе, содержании, внешних особенностях дел, приведенных по установленным правилам и предназначенных для их идентификации;

 

- оформление дел - подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами;

 

- упорядочение документов - комплекс работ по формированию архивных документов в дела, описанию и оформлению дел, составление описей дел в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

 

- формирование дел - группировка документов в дела и систематизация документов внутри дела;

 

- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

 

 

1. Организация работы по упорядочению документов

 

1.1. В соответствии с #M12291 982300317Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации"#S государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и негосударственные организации*1, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных нормативными документами.

_____

*1 Далее - организации

 

С целью обеспечения сохранности документов организации проводят упорядочение документов, образовавшихся в их деятельности. Организации, в процессе деятельности которых образуются документы (в том числе по личному составу), подлежащие приему на хранение в государственные, муниципальные архивы обеспечивают отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов на постоянное хранение.

 

Упорядочение документов включает в себя следующий комплекс работ: экспертизу ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, формирование дел, их описание с целью составления архивной описи, составление описи и создание научно-справочного аппарата к ней, составление исторической справки к фонду организации, техническое оформление дел и другие виды работ.

 

1.2. Упорядочение документов организаций на договорной основе может выполняться работниками специализированных структурных подразделений и рабочих групп Главархива Москвы (Центра научного описания документов, архивов кадровой документации, отдела комплектования ЦАОПИМ и др.).

 

В соответствии с договорными условиями упорядочение документов на платной основе может проводиться как в организации, так и в Главархиве Москвы. При отсутствии в организации помещений для упорядочения документов, экспертизу документов временного срока хранения можно проводить в структурных подразделениях организации, а комплекс документов постоянного хранения и по личному составу перевезти для проведения описания в Главархив Москвы. В таком случае прием документов осуществляется по акту приема-передачи документов (приложение NN 16, 17), где указывается состав документов и их количество. Акт составляется сотрудниками Главархива Москвы совместно с представителями организаций. К акту прилагается сдаточная опись на дела (приложение NN 18, 19). Сдаточная опись может составляться как на дела, сформированные в организации, так и на отдельные документы, если они передаются в состоянии россыпи.

 

Акт приема-передачи документов является учетным документом, на основании которого документы хранятся до завершения их упорядочения. Акт утверждается руководителем организации (конкурсным управляющим, председателем ликвидационной комиссии), передающей документы и руководителем архива (центра) Главархива, принимающего документы для упорядочения.

 

1.3. При заключении договора с организацией необходимо уточнить производилось ли ранее упорядочение документов, проверить наличие описей дел предыдущего описания документов, наличие самих описанных дел.

 

Предварительно перед упорядочением документов работник знакомится с Положением (Уставом) организации и положениями о ее структурных подразделениях, структурой организации, исторической справкой к фонду организации (при ее наличии), нормативно-распорядительными документами о создании, реорганизации, ликвидации организации, уточняет сведения о предшественниках и преемниках организации.

 

Упорядочение документов организации должно проводится в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий хронологический период. При ее отсутствии работник должен руководствоваться примерной номенклатурой дел для организаций данного типа (если она имеется), типовыми и ведомственными перечнями.

 

Если в организации ранее проходило упорядочение документов, необходимо изучить предыдущие описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения для сохранения преемственности при упорядочении документов.

 

По условиям договора организация предоставляет для упорядочения полный комплекс документов и если упорядочение производится в организации, предоставляет для проведения работ по упорядочению документов специальное помещение.

 

1.4. Работу по упорядочению документов целесообразно начать с предварительной систематизации представленных документов и дел по структурным подразделениям и годам или, если документы в состоянии россыпи - по видам документов. Принадлежность документов и дел к структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения обозначенного на обложке дел, сформированных в делопроизводстве, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документа.

 

Если в архиве организации при проведении предварительной систематизации обнаружены дела и документы других организаций, то необходимо отсистематизировать выявленные документы и дела по названиям организации, а в дальнейшем при проведении экспертизы ценности документов уточнить их фондовую принадлежность установить (по возможности) связи между организациями и решить вопрос о необходимости формирования на основе выявленных документов самостоятельных фондов объединенных фондов.

 

При систематизации документов по годам могут быть выявлены документы постоянного хранения и по личному составу за период, предшествующий периоду, за который проводится упорядочение документов. В этом случае необходимо провести сверку обнаруженных документов с документами, включенными в описи дел за предыдущий период. Если в описях таких документов не обнаружено, проводится упорядочение выявленных документов. При большом объеме выявленных документов составляется дополнительная опись за предыдущий период при содействии сотрудника отдела комплектования государственного архива (куратора). Если количество выявленных документов небольшое, можно вновь сформированные дела включить под литерными номерами в соответствующий годовой раздел утвержденной ранее описи, при этом необходимо вместе с работниками государственного архива внести соответствующие изменения в итоговую запись описи и другие учетные документы.

 

1.5. После предварительного ознакомления с состоянием, составом и содержанием документов фонда, работник, занимающийся упорядочением документов совместно с экспертной комиссией организации, ответственными за архив лицами проводит сбор недостающих документов постоянного хранения и по личному составу, документов с отметкой "ЭПК" в соответствии с номенклатурой дел.

 

1.6. Для формирования полноценного архивного фонда организации и для облегчения поиска недостающих документов, при отсутствии номенклатуры дел в организации, работник, проводящий упорядочение документов, может подготовить примерный список документов постоянного хранения и по личному составу, подлежащих включению в описи постоянного хранения и по личному составу данной организации. Список представляется руководству организации или ответственным за архив лицам и передается в структурные подразделения для сбора подлежащих упорядочению документов.

 

Список составляется после изучения положения (устава) об организации и ее структурных подразделениях, других нормативных документов организации, примерных номенклатур дел и перечней, с указанием сроков хранения, консультаций с работниками организации. В нем должны быть представлены в первую очередь документы, отражающие типовые управленческие функции, выполняемые организациями, независимо от функционально-целевого назначения, масштаба деятельности, форм собственности, а также документы, отражающие специфические функции конкретной организации.

 

1.6.1. В каждой организации образуются однотипные документы постоянного хранения, отражающие ее организационные основы и деятельность (планирование, финансирование, учет и отчетность, экономические, научные и культурные связи, кадровое обеспечение, материально-техническое обеспечение и др.):

 

- положение (устав) об организации;

 

- положения о структурных подразделениях и типовые должностные инструкции;

 

- распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения);

 

- документы коллегиальных органов (протоколы заседаний и документы к ним);

 

- протоколы совещаний, конференций, конгрессов, съездов;

 

- перспективные и годовые планы, программы;

 

- годовые отчеты по основной деятельности;

 

- годовые статистические отчеты;

 

- справки, аналитические обзоры по основной деятельности;

 

- контракты, договоры, соглашения об экономических, научных, культурных связях;

 

- штатные расписания;

 

- годовые сметы расходов и доходов;

 

- бухгалтерские отчеты (балансы);

 

- годовые отчеты по налогам, по выплатам в фонды государственного и негосударственного страхования;

 

- документы о состоянии работы с кадрами (доклады, сводки, справки);

 

- коллективный договор;

 

- переписка по основной деятельности организации;

 

- документы постоянно действующих комиссий и советов при организации;

 

- другие документы.

 

Для негосударственных организаций помимо вышеуказанных документов типовыми документами являются:

 

- учредительные и регистрационные документы;

 

- протоколы общих собраний акционеров;

 

- реестр акционеров, список пайщиков, список членов общественной организации

 

- другие документы.

 

На основании изучения положения (устава) организации можно также определить ряд документов, отражающих специфические функции организации, которые предусматриваются в соответствующих отраслевых перечнях, примерных номенклатурах дел. Например: паспорт социально-экономического развития района в фондах районных управ, судебные дела (выборочно) в фонде Московского городского суда, титульные списки и др.

 

1.6.2. В каждой организации образуется обязательный комплекс документов по личному составу со сроком хранения - 75 лет, которые являются основанием для выдачи справок социально-правового характера:

 

- приказы (распоряжения) по личному составу;

 

- личные карточки;

 

- личные дела уволенных работников;

 

- трудовые договора (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

 

- лицевые счета работников или заменяющие их расчетно-платежные ведомости;

 

- акты о несчастных случаях, связанных с производством;

 

- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными условиями труда (табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);

 

- подлинные личные документы (трудовые книжки и др.).

 

В организациях могут создаваться и другие документы по личному составу, имеющие срок хранения свыше 10 лет (документы о предоставлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий и присуждению премий; списки работников и др.), которые также включаются в опись дел по личному составу.

 

При отсутствии (утрате) лицевых счетов и расчетно-платежных ведомостей, приказов по личному составу, личных карточек в организации на хранение, в качестве исключения, можно оставить вторичные документы с временным сроком хранения - "индивидуальные карточки учета сумм начисления выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного социального налога, а также сумм налогового вычета", журналы регистрации приказов, движения трудовых книжек и др. Включение вышеуказанных документов в опись по личному составу производится только при условии представления в государственный архив официальной справки организации об отсутствии (утрате) документов.

 

1.6.3. При упорядочении документов организаций необходимо также выявить документы временного хранения (свыше 10 лет), так как в ряде организаций при упорядочении документов, помимо описей дел постоянного хранения и по личному составу, при необходимости, составляются описи дел временного хранения (свыше 10 лет), например, описи дел на документы по опеке и попечительству несовершеннолетних, которые должны храниться в течение 75 лет в органах местного самоуправления (муниципалитетах) районов города Москвы (документы об усыновлении несовершеннолетних, журналы регистрации несовершеннолетних, переданных под опеку и др.)

 

1.7. Если организация, документы которой подлежат упорядочению, является источником комплектования Главархива Москвы, описание документов должно проводиться при методической помощи работников отделов комплектования государственных архивов, курирующих данную организацию (консультирование по вопросам описания, проверка проектов описей и др.).

 

Если организация не является источником комплектования Главархива Москвы, но передает документы по личному составу в структурные подразделения Главархива при ликвидации, методическую помощь при описании документов, могут оказать работники архивных отделов и архивов кадровой документации Главархива Москвы.

 

 

2. Экспертиза ценности документов организации

 

При упорядочении документов организации наиболее сложным является комплекс работ по определению состава документов, подлежащих приему в архив.

 

Состав документов архивного фонда организации определяется в результате экспертизы их ценности и уточнения фондовой принадлежности.

 

Именно в процессе экспертизы ценности документов происходит формирование архивного фонда организации.

 

Задачами экспертизы ценности документов являются:

 

- определение состава документов организаций, которые содержат ценную информацию и подлежат отбору и передаче в архивы организации, а затем государственные архивы на постоянное хранение;

 

- определение временных сроков хранения документов, имеющих практическое или справочное значение на протяжении определенного периода;

 

- выделение к уничтожению документов организации с истекшими сроками хранения.

 

Критерии экспертизы ценности

 

Экспертиза ценности документов организации основывается на традиционных критериях (научно-обоснованных признаках, на основании которых определяется степень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики.

 

Главным принципом при отборе документов является всестороннее и полное отражение деятельности фондообразователя - источника комплектования государственных архивов

 

При проведении экспертизы ценности документов и отборе их на постоянное хранение необходимо руководствоваться критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документа.