Особенности отдельных видов заголовков
Если дело состоит из нескольких томов, всем томам дается общий заголовок, а затем (при необходимости) делается уточнение содержания каждого тома в отдельности. Например:
Документы о работе представительств города Москвы (Домов Москвы) за рубежом (отчеты, справки, переписка и др.) Том 1. Страны Европы.
При описании распорядительных документов, протоколов, сформированных в несколько дел за один календарный год, не рекомендуется присваивать им номера томов, так как они являются самостоятельными делами. В заголовке к ним указываются номера документов (приказов, протоколов) и хронологический период, к которому они относятся.
То же относится к делам по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета, трудовые договора), сформированным по видам документов в несколько дел за один календарный год. Так как документы в них систематизированы по алфавиту фамилий работников, в заголовке к ним указываются начальные буквы алфавита фамилий. Например:
Лицевые счета по заработной плате работников комитета с А по Б.
Если на одну букву алфавита фамилий работников сформировано несколько дел, то в заголовке указываются три первых буквы фамилий работников. Например:
Лицевые счета по заработной плате работников комитета с АБА по АШУ.
Если в деле по личному составу подобраны документы только на одну букву, то в заголовке указывается одна буква, с которой начинаются фамилии работников. Например:
Лицевые счета по заработной плате работников комитета на А.
Если в одном деле по личному составу содержаться документы, сформированные по алфавиту фамилий за весь год, начальные буквы первой и последней фамилии работника не указываются. Например:
Лицевые счета по заработной плате работников
При описании одного личного дела указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, крайние даты его поступления и увольнения с работы, количество листов.
При указании в заголовках названия организации (за исключением фондообразователя), должности, звания конкретного лица необходимо приводить их полные названия.
Если в заголовке упоминается несколько организаций или лиц необходимо давать их видовое понятие. Например:
Переписка с префектурами города Москвы по вопросам жилищного строительства.
Заголовки дел, содержащие статистические отчеты составляются с указанием номеров форм статистической отчетности. Например:
Статистический отчет по труду за 2003 год (ф. N 1-т).
Если в деле имеются документы на иностранных языках необходимо указать это в заголовке. Например:
Переписка с иностранными представительствами в городе Москве об участии в проведении Дня города в сентябре 2002 года. На руск. и англ. яз.
Или
Переписка с иностранными представительствами в городе Москве об участии в проведении Дня города в сентябре 2002 года. Имеются документы на англ. яз.
При необходимости к таким документам можно дать аннотацию с указанием листов документов.
Описание подлинности документов
Для управленческих документов признаками подлинности являются: официальный бланк организации, наличие подписи должностного лица, печати организации.
Подлинность документов дела в заголовке к делам с управленческой документацией не оговаривается.
При описании документов дела указывается их копийность, которая обозначается словом "Копия" после заголовка с прописной буквы.
Если в фонде помимо заверенных копий, встречаются незаверенные копии, это необходимо оговорить в предисловии к описи, а при указании копийности в описи можно использовать термин "Заверенная копия".
Если в деле имеются и подлинники и копии документов, и таких дел в описи - значительное количество, то это отмечается в предисловии к описи без указания копийности к заголовкам дел.
Данные о подлинности и копийности, относящиеся ко всем документам дела, приводятся после заголовка со строчной буквы. Например:
Штатное расписание департамента на 2005 год и изменения к нему. Копии.
Если эти данные относятся лишь к одному документу, упоминаемому в заголовке, указание о подлинности дается после описания этого документа в заголовке в скобках со строчной буквы. Например:
Штатное расписание департамента (Заверенная копия) на 2005 год и изменения к нему.
Описание способа воспроизведения документов
Способ воспроизведения документов дела указывается для наиболее ценных документов, а также в тех случаях, когда он является необычным для данного вида документов или имеет значение для их характеристики.
Для обозначения способа воспроизведения употребляются термины: рукопись, автограф, машинопись, печатное издание и другие, которые приводятся после заголовка со строчной буквы. Например:
Обращение Российской партии труда к гражданам России о тяжелом экономическом положении трудящихся и путях их преодоления, принятое на 5 съезде партии 18 апреля 1998 года. Печатное издание.
Популярное: Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней... Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... ©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (682)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |