Электронное (цифровое) документирование

Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, то есть представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное как системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения так называемого двоичного кодирования, то есть кодирования информации с помощью всего лишь двух символов - 0 и 1, называемых битами (от английского bit - binary digit - двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычислительной техники. Ещё во второй половине 18 века француз Ж.М. Джакард предложил использовать машинные перфокарты для управления ткацкими станками. А в 1834 году Ч. Бэббедж разработал проект управляемой с помощью программы счётной механической аналитической машины, имевшей практически те же устройства, что и современные компьютеры: память, арифметическое устройство, устройства управления, ввода и вывода информации. В конце 19 века Г. Холлерит сконструировал электромеханическую счётную машину, способную сортировать и считывать информацию с перфокарт, использовавшихся как матричные носители документированной информации. С помощью этой машины удалось всего лишь за один год обработать материалы 11-й переписи населения Северо-Американских Соединённых Штатов, вместо первоначально предполагавшихся 7 лет. В России счётные машины для работы с перфокартами впервые были применены в 1897 году для обработки материалов первой всеобщей переписи населения.

В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в радиотехнике получили электронные лампы. В результате на рубеже 1930-х - 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 году.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, то есть документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.

На первых порах в процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, то есть необходимая информация с помощью специальных машин - перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Впоследствии закрепление закодированной информации стало осуществляться преимущественно на магнитной ленте, магнитных дисках и других.

С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 году было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.

С конца 1980-х годов в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин "электронный документ".

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и тому подобное).

Подобная специфика порождает дискуссии вокруг понятия "электронный документ". Не случайно сам этот термин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него в ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" сохранён прежний термин - "документ на машинном носителе", который определяется как "документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной". Предлагаемые же в документоведческих исследованиях определения электронного документа нуждаются в совершенствовании и уточнении. В последнее время важнейшим средством документирования стали электронно-вычислительные машины (компьютеры). Наиболее распространённым периферийным устройством персонального компьютера является принтер, позволяющий получать твёрдую копию документа из памяти компьютера. Существует три типа принтеров: матричные, струйные и лазерные. Для создания твёрдых копий, для вывода из памяти компьютера графической информации используются графопостроители (плоттеры), предназначенные главным образом для автоматизированного проектирования.

Процесс документирования обычно связан с необходимостью копирования и размножения составленных документов. Научно-технический прогресс привёл к изобретению в 19-20 веках целого ряда оригинальных технологий копирования и тиражирования документов и соответствующих средств репрографии и оперативной полиграфии. К числу наиболее распространённых в этот период способов копирования относились такие как:

Копировальная техника экономически выгодна для получения ограниченного количества копий (до 25 экземпляров). Однако в процессе управления, в сфере образования, бизнеса, банковской сфере и др. очень часто необходимо размножать документы тиражом в 50-100 и более экземпляров. До недавних пор с этой целью использовали традиционные методы оперативной полиграфии - гектографическую (спиртовую), офсетную (ротапринтную), трафаретную (ротаторную) печать. Однако в силу разных причин (невысокое качество продукции, сложное в обращении и громоздкое оборудование и тому подобное) эти методы уходят в прошлое.

На смену им, начиная с 1980-х годов, приходит электронотрафаретная печать (ризография) как наиболее оперативный и перспективный способ оперативной полиграфии. Она осуществляется с помощью цифровых множительных аппаратов - ризографов (производятся японской фирмой Riso Kagaku Corp.), а также дупликаторов (производство фирмы Duplo). В этих аппаратах соединены сканер, лазер для подготовки печатной формы и трафаретный печатный механизм для получения оттиска. Такие аппараты высокоэкономичны, имеют большую производительность, высокое качество изображения, неприхотливы к качеству бумаги, экологически чисты. Они позволяют осуществлять тиражирование непосредственно с компьютера (со скоростью до 130 оттисков в минуту), напоминая работу с обычным лазерным принтером. Эти аппараты фактически могут заменит типографию.

Таким образом, современные средства документирования являются результатом длительного и непрерывного процесса их развития и совершенствования - от простейших орудий для письма до сложных автоматических комплексов составления, редактирования и размножения документов. Арсенал этих средств в настоящее время чрезвычайно разнообразен. Они позволяют быстро, качественно и относительно недорого создавать практически любые документы.

Выводы:неоспоримы преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях (для оперативного информационного обеспечения). Примерами достоинств электронных документов являются:

Ø постоянное расширение сферы применения;

Ø в случае получения копии электронного документа трудоемкость и затраты времени значительно уменьшаются; можно скопировать файл, дополнительно распечатать документ, вывести информацию на микроносители;

Ø в электронном документе требуемый фрагмент можно выделить ( цветом, шрифтом), а затем это выделение убрать; при этом следов на документе не останется;

Ø для электронных документов задача справочно-информационной работы максимально упрощается и сокращается по времени, отпадает необходимость дублирования информационных массивов для различных задач;

Ø электронные документы имеют неоспоримое преимущество по времени транспортировки.