Оригинальность, подлинность, копийность документов, способы удостоверения копий

Документ, созданный в первый раз, - уникальный, первоисточник, рассматривается как подлинник.

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр официального документа. Синонимом подлинника в русском языке является оригинал.

Оригинал ( от лат. originalis – первоначальный) – единственный, уникальный.

Умноженные оригиналы – оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договоры).

С современными средствами передачи информации связано появление двукратных оригиналов – при передаче телеграммы – отправляемый и получаемый варианты – в них одинаковый текст, но разный внешний вид.

Оригиналы документов могут быть в виде черновиков и беловиков.

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Правоведы считают подлинником подписанный беловой документ, иногда необходимо проставление на нем печати.

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Выделяют 4 способа изготовления копий: рукописный, машинописный, фотокопирование, электрокопирование (ксерокс).

Виды копий:

1. простая – не имеет юридической силы;
2. заверенная – имеет юридическую силу;
3. нотариальная копия – имеет усиленную юридическую силу;
4. выписка – копия части документа;
5. отпуск – экземпляр исходящего документа, остающегося в делопроизводстве автора;
6. дубликат – повторный экземпляр подлинника, созданный в случае его утраты;
7. размноженные экземпляры.

Способы удостоверения копий:

1. копия и выписка заверяются при помощи отметки о заверении копии, если необходимо ставится печать;
2. дубликат изготавливается на подлинном бланке, имеет подлинные подписи должностных лиц и печати, выдается тем же учреждением, где был создан подлинник или, в крайнем случае, аналогичным и в дополнительном удостоверении не нуждается;
3. если отпуск содержит подлинную подпись должностного лица, то дополнительного удостоверения не требует; если подлинной подписи нет, то исполнитель проставляет отметку о заверении копии, в которой допускается не ставить дату заверения копии и подпись должностного лица, заверившего копию (п\п – подлинно подписан, отпуск исходящего документа, верно, подпись, расшифровка подписи), содержит визы лиц, с которыми согласовывался текст;
4. размноженные экземпляры заверяются печатью, если нет подлинной подписи. Обычно используют печать канцелярии или другую не гербовую печать. На размноженных экземплярах проставляется номер заказа и тираж в правом нижнем углу.

Выделяют позднейшие и созданные вместе с оригиналом копии. При электронно-магнитном способе записи отличить оригинал от копии можно по дате.

Оригиналом кино-фотодокументов являются документы, полученные на светочувствительной пленке и других носителях в результате авторской съемки и химикофотографической обработки. Оригиналом кино-фотодокумента может быть негатив, позитив на обращаемой пленке, диапозитив (слайд).

Негатив – оригинал кино и фотодокумента, предназначенный для изготовления позитивов.

Позитив на обращаемой пленке – оригинал, предназначенный для непосредственного воспроизведения информации.

Диапозитив или слайд – оригинал фотодокумента на специальной пленке или фотопленке, предназначенный для непосредственного воспроизведения информации.

Оригиналы фонодокументов – документы, полученные в результате записи звуковой информации, поступившей от первоисточника.

Оригиналами фонодокументов могут быть восковой валик, шоринофонная запись, граммофонный оригинал, негатив фотографической оптической записи, запись на магнитной ленте.

Оригинальная видеофонограмма – документ, полученный в результате записи звуковой и изобразительной информации в ходе авторской съемки непосредственно от первоисточника.

Копиями кино-фото-фонодокументов являются документы, возникшие в результате однократного или многократного копирования оригинала.

Копиями кино-фотодокументов являются позитив, промежуточный позитив и контратип (дубль-негатив).

Позитив – копия, изготавливаемая с негатива и предназначенная для использования.

Промежуточный позитив – копия, изготавливаемая с негатива на специальной пленке и предназначенная для печати контратипа.

Контратип или дубль-негатив – копия кино-фотодокумента, изготавливаемая с промежуточного позитива или непосредственно с негатива и предназначенная для печати кино-фотодокументов.

Копии фонодокументов – грампластинка, позитив фотографической записи, запись на магнитной ленте, запись на лазерном диске.

Копии видеофонограммы – запись на магнитной ленте или на магнитном диске.

В документоведении понятие подлинности еще и воспринимается как гарантия достоверности документа, как противоположность фальсификации документа.

Виды фальсификации:

1. фальсификация документа в целом – подлог;
2. фальсификация части документа – включение искаженной информации;
3. фальсификация бланка;
4. фальсификация состава удостоверения – подписи и печати;
5. интерпретация – позднейшая вставка в текст подлинного документа.