Учет и хранение гербовых бланков

Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках полиграфским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется отдельно по выдам бланков в регистрационно-учтной форме (журнале, карточке), при этом используют следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

наименование вида гербового бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование организации-поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков.

при выдаче бланков:

наименование вида гербового бланка;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение организации, ответственной за ведение делопроизводства. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются приказом руководителя организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметку в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки. При этом каждая копия документа заверяется печатью организации.

+ про новые методические рекомендации

Оформление внутреннего и внешнего согласования документа

1. Гриф согласования. Означает согласие организации/должностного лица, не являющегося автором документа с его содержанием. Внешнее согласование оформляется грифом. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Гриф согласования располагается ниже подписи от границы левого поля или на отдельном листе согласования.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

1. с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;

2. с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

3. с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

4. при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

5. с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

6. Виза согласования. Визой оформляется внутреннее согласование. Виза означает согласие или не согласие с содержанием документа. Виза согласования документа включает в себя должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи и дату подписания. Например:

Если визирующий имеет замечания к документу, он излагает их на отдельном листе и прикладывает к документу, а визу на документе оформляют так:

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.