Способы документирования и носители информации

Функции документов

Центральный вопрос документоведения – изучение закономерностей документооборазования, то есть причин, вынуждающих человека фиксировать информацию, создавать документ. Решение этого вопроса напрямую связано с функциями документа (слово функция происходит от латинского functio – исполнение, обязанность, назначение, роль).

Прежде всего следует отметить социальную сущность документа, его социальный характер (слово социальный от латинского socialis – общественный, связанный с жизнью и отношением людей в обществе).

Документ создается человеком и для человека, что сразу подчеркивает его социальную природу. Эту роль прежде всего играют конституции, которые устанавливают порядок взаимоотношения в государстве, законодательные акты, организационные, распорядительные и другие документы, организующие взаимоотношения как отдельных граждан, гражданина и государства, так и государства с государством. В этих случаях социальная функция документа выступает особенно ярко. Такие документы сами начинают способствовать развитию человечества, например: мирные договоры, международные соглашения, декларации.

Так как любой документ носит социальный характер, эта его особенность не всегда выявляется исследователями как функция, а лишь подчеркивается как обязательное свойство.

Человек закрепляет информацию в документе прежде всего, чтобы ее сохранить для возможности вернуться к ней снова спустя какое-то время и чтобы иметь возможность эту информацию передать на расстояние. (информационная функция)

Следовательно, документ неразрывно связан с информацией. Это главное свойство документа – закреплять и нести информацию – большинство исследователей выделяют как информационную функцию. Она тоже присуща любому документу с момента его создания. Собственно, для того, чтобы закрепить информацию и был создан документ.

Закрепленная информация может быть передана в пространстве, и эта способность документа выделяется в присущую всем документам коммуникативную функцию.

С помощью коммуникативной функции документа осуществляются все информационные связи общества. Именно коммуникативная функция документа заставляет человечество постоянно искать способы наиболее быстрой ее реализации: самый быстрый гонец, фельдъегерская тройка, телеграф, телефон, радио, факс, электронная почта.

Научно-техническая революция расширяет коммуникативные функции документа, дает возможность ее реализовать в стремительно сокращающемся временном интервале.

Но, закрепив информацию, документ позволяет сохранить и передать ее не только в пространстве, но и во времени, то есть воспользоваться этой информацией через продолжительный отрезок времени. Эта способность документа выделяется в функция сохранения информации. После своего создания документ может быть использован единожды или востребован неоднократно в текущей деятельности, и лишь очень небольшая часть документов в силу ценности закрепленной и сохраненной в них информации бережно сохраняется человеком постоянно, и для ее хранения создаются специальные архивы. На основе собранной в архиве ретроспективной информации восстанавливаются события, она позволяет проследить историю вопроса. В этом случае документ выполняет функцию исторического источника. Функцию исторического источника может выполнить любой сохраненный документ в случае обращения к нему как к свидетельству прошлого. (некоторые исследователи относят эту функцию к специфической)

Рядом исследователей выделяется как самостоятельная культурная функция документа, выполнение которой рассматривает документ как средство передачи культурных традиций, сложившихся в обществе и сохраненных им. Любой документ отражает степень языковой культуры, уровень образованности его автора и общества в целом, развитие технической мысли, появления новых способ документирования и передачи информации и даже нравственно-моральную атмосферу эпохи. Но документ не только отражает культурный уровень развития общества, но и служит средством передачи от поколения к поколению культурного наследия – традиций, обычаев и т.д.

Все вышеперечисленные функции можно отнести к общим. Эти функции документ выполняет независимо от воли создавшего его человека. Они как бы закладываются в момент создания документа. Создавая документ, человек преследует более конкретные задачи, которые он решает с его помощью. Эти целенаправленные функции документа, для выполнения которых он и был составлен, называются частными или специфическими.

Для сферы управления на первое место выходит управленческая функция документа. Подавляющая часть документов создается именно в сфере управления, и составляются документы для выполнения управленческой функции. С помощью документов организуется работа (организационные документы), разрабатываются и доводятся до исполнителей решения (распорядительные документы), подтверждаются факты, идет обмен информацией о состоянии дел (отчетные, плановые, первичные учетные документы, информационно-справочные документы). Во всех тех случаях, когда документ создается как инструмент управления, он выполняет управленческую функцию. Но как только информация такого документа принята к сведению, учтена, использована и надобность в ней в текущей работе отпала, управленческая функция документа исчерпана.

К документам, созданным для выполнения управленческих функций, предъявляются особые требования объективности, достоверности, полноты информации и, конечно, прежде всего своевременности получения информации. Именно документы, выполняющие управленческую функцию, являются объектом унификации и стандартизации. Для их создания и обработки внедряются средства механизации и автоматизации. Выполнив управленческую функцию, документы переходят в стадию хранения.

Одними из наиболее ранних, востребованных функций документа, ради которых документ стал создаваться, были правовая функция и функция учета.

Правовая функция заключается в установлении и закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. К документам, выполняющим правовую функцию, относятся правовые акты органов власти и управления, акты судебных, прокурорских, нотариальных, арбитражных учреждений и организаций, акты, создаваемые в других организациях, учреждениях, предприятиях, которые влекут за собой определенные юридические последствия и др. К таким документам относятся и документы, удостоверяющие личность, дипломы, различные справки, а также оправдательные финансовые документы. При разработке подобных документов их правовая функция самая главная, для ее реализации они и создавались, они оформляются с особой тщательностью, учитывая их юридическую значимость. Но практически и все другие документы в определенных случаях при необходимости могут выполнить эту функцию, выступив доказательством какого либо факта, события, явления.

Не менее древней является учетная функция. Человек с древнейших времен хотел учесть количество населения в княжестве для обложения налогами, размеры принадлежащей ему земли, количество имеющегося скота, урожая, денег. Документы, выполняющие эту функцию, обычно содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах. К ним относятся все первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские, различные регистрационные журналы и так далее. Эти документы сегодня фактически почти все представлены унифицированными формами, многие из которых разработаны и утверждены финансовыми органами и органами статистики. Документы, выполняющие учетную функцию, в первую очередь были подготовлены для компьютерной обработки.

Таким образом, рассмотрев основные функции, выполняемые документом, мы видим, что любой документ всегда полифункционален. Он одновременно выполняет сразу несколько функций. Одни из них – общие, присущие любому документу в момент создания. Другими функциями документ наделяется при создании и, выполнив эту функцию, ее утрачивает, продолжая выполнять общие функции.

Изучение функций документа имеет не только научное, но и практическое значение. Во первых, изучение функций необходимо для разработки теоретических основ документоведения. Знание функций помогает: определить роль документа в системе управления; провести классификацию и систематизацию документов с целью их унификации и стандартизации; провести экспертизу ценности документов, установив их научную, историческую и практическую значимость; выработать определенные требования к документам, создаваемым в процессе управленческой деятельности, для внедрения средств механизации и автоматизации в их создание, обработку и хранение.

Документ – явление сложное. Его изучение проводится многими научными дисциплинами, но в изучении его природы и назначении еще много белых пятен. Полифункциональность документа позволяет его исследователям выделять, в зависимости от их подхода к понятию «документ», и другие функции. Например, познавательную или когнитивную – способность документа служить средством получения и передачи знаний, гедоническую – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени, источниковедческую и т.д. Исходя из функций документа, изучаемых различными научными направлениями, ими по разному определяется понятие «документ».