Занятие 1. Подготовка и оформление управленческой документации

Основные вопросы

1. Для изготовления каких документов используется общий бланк.

2. С какой целью проставляется виза согласования и гриф согласования на документе.

3. С какой целью проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.

4. На каких документах проставляется ссылка на регистрационный номер и дату документа.

 

Практические задания

1 . Работа с тестами, выполнение контрольных работ.

2. Спроектировать бланки: общий, бланк письма, должностного лица, конкретного вида документа с угловым и продольным расположением реквизитов, а также центрованным и флаговым расположением элементов реквизита для выполнения последующих заданий. Все необходимые сведения придумать самим.

Основная литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие. – М.: КНОРУС, 2006. – 248 с.

2. Басаков М.И.Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 352 с.

3. Документирование управленческой деятельности/Под Ред. В.В. Маковецкого.- М.: Колос, 2005.-174 с.

4. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. – Ростов н/д: Феникс, 2001. – 416 с.

5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. – М.М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 288 с.

6. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005 – 384 с.

7. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. – 176 с.

8. Стенюков М.В. Документовоедение и делопроизводство (коспект лекций). – М.: Приор-издат, 2006. – 176 с.

9. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство.- М.: Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 287 с.

 

Дополнительная литература (журналы)

1. Секретарское дело

2. Секретарь-референт

3. Делопроизводство

Занятие 2. Составление и оформление управленческой документации.

Основные вопросы

1. Перечислите различия в оформлении приказа по основной деятельности и приказа по личному составу.

2. Кто в протоколе указывается в качестве председателя?

3. При проведении ревизии в течении 10 дней, какая дата указывается в акте?

4. Что следует написать в тексте справки, если отсутствует адресат?

 

Практические задания

1. Работа с тестами.

2. Выполнение контрольных работ.

3. Составление документов: приказов, протоколов, актов докладных записок, справок, выписок

Основная литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие. – М.: КНОРУС, 2006. – 248 с.

2. Басаков М.И.Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 352 с.

3. Документирование управленческой деятельности/Под Ред. В.В. Маковецкого.- М.: Колос, 2005.-174 с.

4. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. – Ростов н/д: Феникс, 2001. – 416 с.

5. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005 – 384 с.

6. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. – 176 с.

7. Стенюков М.В. Документовоедение и делопроизводство (коспект лекций). – М.: Приор-издат, 2006. – 176 с.

8. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство.- М.: Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 287 с.

Дополнительная литература (журналы)

1. Секретарское дело

2. Секретарь-референт

3. Делопроизводство

Занятие 3. Служебное письмо. Требования к составлению.

Основные вопросы

1. Раскройте суть линейного принципа подачи информации

2. Какие письма требуют ответа.

3. Порядок адресования иностранному партнеру (привести 1 пример).

4. Какая цифровая информация записывается словом (привести примеры).

 

Практические задания

1. Работа с тестами, выполнение контрольных работ.

2. Составление служебных писем: письма запросы, требования, предложения, ответы, отказы , сопроводительные, напоминание.

 

Основная литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие. – М.: КНОРУС, 2006. – 248 с.

2. Басаков М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо: Учебно-практическое пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2003. – 112 с.

3. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Под. Ред. Кузнецовой Т.В., - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

4. Колтунова М.В. Деловое письмо: что нужно знать составителю. – М.: Дело, 1998. – 112 с.

5. Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: Справочник, - СПб.: «Издательский дом Герда», 2004.- 432 с.

6. Микушина М.Н. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005 – 384 с.

7. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. – 176 с.

8. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство.- М.: Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 287 с.

Дополнительная литература (журналы)

1. Секретарское дело

2. Секретарь-референт

3. Делопроизводство

Занятие 4 . Организация работы с документами

Основные вопросы

1. В чем состоит суть автоматизированной системы регистрации документов?

2. Какое буквенное обозначение наряду с цифрой может иметь приказ по личному составу?

3. На какие дела составляется внутренняя опись документов дела?

4. Назовите состав экспертной комиссии.

5. Что такое формирование и оформление дел?

 

Практические задания

1. Работа с тестами, выполнение контрольной работы.

2. Составить номенклатуру дел

3. Изготовить формы регистрации документов и зарегистрировать уже составленные ранее документы, перечислить какие формы регистрации могут быть заведены в кадровой службе.

4. Составить внутреннюю опись документов дела и опись передачи дела в архив.

5. Составит акт об уничтожении документов.

Основная литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие. – М.: КНОРУС, 2006. – 248 с.

2. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Под. Ред. Кузнецовой Т.В., - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

3. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. – Ростов н/д: Феникс, 2001. – 416 с.

4. Микушина М.Н. Формирование документов и дел. Сборник нормативных документов.. – Новосибирск: Сиб.унив.изд-во, 2006. – 272 с.

5. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005 – 384 с.

6. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. – 176 с.

7. Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). – М.: Приор-издат, 2005 – 106 с.

Дополнительная литература (журналы)

4. Секретарское дело

5. Секретарь-референт

6. Делопроизводство

 

Раздел V. Глоссарий

Акт – это документ, составленный комиссией для подтверждения фактов и событий, связанных с деятельностью предприятия. Архаизмы –устаревшая лексика. Бланк документа –стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом, отведенным для переменных реквизитов. Выписка –подписанная и заверенная копия части документа. Государственная система документационного обеспечения управления -научно-упорядоченный комплекс правил, нормативных актов по ведению делопроизводства, начиная с момента создания или получения документа и до сдачи его в архив Должностная инструкция является основным организационным документом, закрепляющим статус работника, его должностные обязанности и виды работ, объем его полномочий, регламентирует разграничение обязанностей и прав между сотрудниками кадровой службы. Делопроизводствоэто сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами Документ– определенным образом составленная, подписанная и заверенная деловая бумага, с помощью которой оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения между организациями и отдельными гражданами

Документирование -фиксация информации на различных носителях по установленным правилам. Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи на хранение. Документопоток – совокупность движущихся документов и их маршрутов. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя Деловое письмо – документ, служащий средством общения между учреждениями и частными лицами. Носитель информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Номенклатура дел – перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения Объем документооборота – количество документов, прошедших все операции работы с ними за определенный период времени (год, месяц, неделя, день). Объяснительная записка– документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы. В отличие от докладных записок объяснительные записки не содержат выводов и предложений.

Организация документооборота –это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации. Оформление дела –подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Правила внутреннего распорядка – это документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Положение о персонале –локальный нормативный акт, устанавливающий принципы трудовых отношений, формы и способы организации труда в компании, основные права и обязанности компании и ее персонала. Плеоназм –частичное совпадение значения слов, образующих словосочетания. Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем на правах его единоначалия и в пределах его компетенции Протокол –документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Распоряжение – документ, издаваемый руководством предприятия преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно хозяйственной и административной деятельности. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документов путем проставления на нем индекса и записи в регистрационных формах.

 

 

Решение –документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания акционеров и т.п.), составляемый по производственным вопросам. Стандарт– документ, закрепляющий требования и правила составления и оформления документов Справка– документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий Служебная записка –форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Тавтология –Смысловой повтор, когда в предложении соседствуют однокоренные слова

Типовой документ –документ, определяющий порядок работы предприятия (устав) или отдельных его сторон (типовой договор) и являющийся образцом для составления одноименных документов на предприятии. Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, определяющее взаимные права и обязанности сторон. Реквизит –обязательный элемент оформления официального документа. Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п

Унифицированные системы документации– это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям Унификация документов – выявление и установление рационального состава форм документов (разработка новых и совершенствование имеющихся форм документов). Формирование дел -группировка исполненных документов Экспертиза ценности документов –изучение документов с целью определения сроков их хранения и отбор документов на хранение.