Лекция 12. Информационное обеспечение муниципального управления

Любое управление – это процесс сбора, хранения, обработки и передачи информации для ее превращения в управленческое решение.

Информация – это любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях.

Информационные ресурсы –это отдельные документы и их массивы в архивах, фондах и банках данных и других информационных системах.

Информационная система – это организационно упорядоченная совокупность документов, массивов документов и информационных технологий, в том числе средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.

Информационные процессы – это процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.

Информация есть связующее звеном между субъектом и объектом управления, характеризующая объект в статике и динамике. Она обладает в значительной степени свойством к саморазвитию.

Основными элементами любого информационного процесса являются: источник, сообщение, канал и получатель.

Источник – это тот, кто создал сообщение и несет ответственность за его полноту и достоверность.

Сообщение – это информация, которую источник передает получателю.

Канал – это средства связи, с помощью которых сообщение передается от источника к получателю.

Информационное обеспечение включает организацию информации на всех этапах ее возникновения, преобразования, передачи и восприятия.

Информационное обеспечение управления – это взаимосвязанная совокупность необходимой информации, форм и способов ее предоставления и организации в пространстве и времени, обеспечивающая решение задач в системе управления. Всю информацию, поступающую в органы МСУ можно классифицировать по следующим признакам:

1) По происхождению: официальная и неофициальная;

2) По источникам поступления: внешняя и внутренняя;

3) По периоду использования: переменная и условно постоянная;

4) По направленности применения: универсальная и специальная;

5) По качеству предоставления: качественная и некачественная;

6) По степени готовности для использования в принятии решений: первичная, вторичная и выходная;

7) По видам основных функций управления: планово-прогнозная и контрольно-учетная;

8) По формам носителя: печатная, электронная, письменная, устная, СМИ;

9) По материальным носителям: электронная, телефонная, бумажная;

10) По сферам общественной жизни: политическая, экономическая, социальная (рис.8.4.1.)

Рис.8.4.1 классификация информации, поступающей в органы МСУ

Особое значение для муниципального управления имеет разделение информации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация: решение представительного органа МО, постановления и распоряжения Главы администрации, протоколы заседания коллегии, ведомости учета изданных муниципальных правовых актов.

Внешняя информация: местная власть может ограничиться только получением полной информации из различных источников.

Основные источники внешней информации для МО (рис.8.4.2.):

Рис. 8.4.2. Внешние информационные потоки муниципалитета

1. Население;

2. Общественные объединения граждан;

3. Органы государственной власти РФ и ее субъектов;

4. Союзы и ассоциации МО;

5. Немуниципальные хозяйствующие субъекты на территории МО;

6. Финансовые и кредитные организации;

7. Органы государственного и муниципального контроля и надзора;

8. Органы статистики.

Вся поступающая информация фиксируется в виде документа.

Совокупность всех операций с документами представляет собой делопроизводство.

Документооборот – это движение документов с момента их создания до выполнения.

При использовании для принятия управленческих решений учитываются следующие особенности исходной информации:

1) Исходная информация имеет погрешности;

2) Информация не всегда поступает к необходимому моменту времени;

3) Большинство принимаемых управленческих решений на стадии подготовки носит многовариантный альтернативный характер, поэтому информация должна быть достаточной и полной.

Информационное обеспечение муниципального управления предполагает использование современных информационных технологий, программных средств, баз данных и систем управления ими.

Система информационного обеспечения органов МСУ – это совокупность организационно-правовых, информационных, методических, программно-технических компонентов, обеспечивающих информационные процессы в системе управления (рис.8.4.4.)

Рис.8.4.4. Схема использования новых информационных технологий (НИТ) в муниципальном управлении.

Структура информационных систем МО, внедрение новых информационных технологий, определяется функциями данной системы, а также перспективными задачами.

Эффективность принимаемых управленческих решений зависит от их качества.

Свойствами, определяющими качество управленческих решений, являются:

1. Целенаправленность;

2. Научная обоснованность;

3. Своевременность принятия управленческого решения – решение должно быть принято в момент наибольшей необходимости;

4. Непротиворечивость – согласованность с ранее принятыми решениями вышестоящих органов государственной власти;

5. Реальность – возможность осуществления на практике;

6. Полномочность;

7. Правомерность.

Основная цель управленческого решения должна формулироваться в определенных количественных и качественных показателях.

Управленческие решения классифицируются по следующим показателям:

1) По функциональным показателям;

2) По организации разработки;

3) По продолжительности осуществления;

4) По сфере действия;

5) По методам разработки.

Письменные управленческие решения органов муниципального управления рассматриваются в качестве правовых актов, которые выражают властные начала. Правовые акты бывают нормативными и индивидуальными. Нормативные акты содержат правила, рассчитанные на неоднократное применение, на основе которых могут возникать конкретные правовые отношения. Они издаются с целью регулирования однотипных общественных отношений. Индивидуальные акты управления издаются органами управления и должностными лицами по оперативным и текущим вопросам, возникающим в процессе исполнительно-распорядительной деятельности.

Процесс подготовки и реализации управленческих решений включает следующие этапы:

1. Выявление и формулирование проблемы;

2. Формирование группы по подготовке решения;

3. Сбор информации и анализ проблемы – на данном этапе на основе собранной информации проводится анализ по следующим выводам: какие изменения произошли в объекте управления, какие причины вызвали проблемную ситуацию, какими ресурсами располагает система управления, какие меры следует принять для решения проблемы;

4. Подготовка и обоснование вариантов решения проблемы;

Методы выработки вариантов решения:

1) Метод аналогии;

2) Метод эксперимента;

3) Экономико-математические методы;

4) Метод имитационного моделирования;

5) Метод деловых игр;

6) Методы системного анализа.

В каждом варианте решения должны определяться основные направления достижения цели, исполнители, ресурсы и сроки.

На основе сопоставления предоставленных вариантов решения выбирается оптимальный вариант. Сопоставление вариантов проводится по следующим показателям:

· Степень решения проблемы;

· Продолжительность реализации решения;

· Социальные последствия для объекта управления;

5. Выбор варианта и утверждение решения руководителем;

6. Организация исполнения решения – обеспечивается доведением решения до исполнителей, которые разрабатывают план мероприятий по его исполнению и доводят его до сведения руководителя администрации;

7. Контроль и оценка результатов исполнения решения – для этого копия управленческого решения передается в службу контроля. С помощью контроля руководитель получает информацию, позволяющую ему предупреждать возникающие неблагоприятные ситуации.

Причинами корректировок решений в процессе их реализации могут быть: плохая организация исполнения решения, резкие изменения в ситуации, вызванные внешними причинами, или недоработка решения.