Глава 1. Введение в документоведение
План 1. Понятия «документоведение», «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Объект, предмет изучения в документоведении. 2. Структура законодательной, нормативной базы в сфере ДОУ. Рекомендуемая литература. 3. Задачи курса.
Задачи изучения темы: 1) дать представление об объекте изучения делопроизводства, ДОУ; о предметной области документоведения; 2) показать структуру документоведения, делопроизводства; 3) подчеркнуть специфику понятия «документационное обеспечение управления»; 4) определить значение документации в жизни общества, роль документов в сфере права и управления; 5) объяснить структуру законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела. Подчеркнуть, что законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические акты являются источниками для изучения дисциплины; 6) сформировать представление о содержании документационной деятельности.
Текст лекции 1. Документоведение – это наука о документе и документационно-коммуникационной деятельности, которая изучает: 1) закономерности создания и функционирования документов; 2) принципы построения документационно-коммуникационных систем; 3) способы создания документов; 4) закономерности образования систем документации; 5) особенности оформления документов в соответствии с правилами, характерными для отдельных систем документации; 6) технологии работы с документами и др. Документационная наука имеет краткую историю развития. Документоведение выделилось из архивоведения. Объектом документоведения являются: - комплексное изучение документа, созданного для хранения и распространения информации; - процессы создания, обработки и хранения и использования документов; - развитие систем документации. Предметом в документоведении являются документы во всем их многообразии (все виды, жанры). Документоведение изучает документацию на разных уровнях: · теоретическом; · историческом; · методическом. Для развития теоретического документоведения большое значение имеет практика документирования и организации работы с документами, рассматриваемая в историческом развитии. Теорию документа называют документологией, так как изучается общетеоретическая проблематика. В настоящее время документоведение рассматривается преимущественно как теория ДОУ, но все другие системы документации не должны упускаться из виду. Документоведение является одной из научных дисциплин, участвующих в совершенствовании документационных процессов, а с другой стороны, в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документационной информацией (через архивоведение). Изучение закономерности развития документации важно для повышения культуры оформления документов и сокращения документооборота. В документоведении рассматриваются также технологии работы с документами, носители и способы создания документов в историческом развитии. 2. Делопроизводство – это практическая часть документоведения, отрасль, которая обеспечивает весь процесс документообразования и функционирования документов до их уничтожения или передачи для хранения в архив. С внедрением компьютерных технологий появился термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Для ДОУ характерно наличие каких-то элементов управления документацией, использование автоматизированных систем документации и управления. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» определены в государственном стандарте на терминологию как синонимы, но у ДОУ есть отличительные характеристики: - внедрение системы управления документацией в организации; - автоматизация управленческих и документационных процессов; - наличие службы документационного обеспечения управления, ответственной за разработку нормативно-методических актов; - контроль за документацией; - обучение, переобучение работников, профессиональной деятельностью которых является работа с документами.
Делопроизводство обеспечивает выполнение технических операций по созданию, оформлению документов и работе с ними. ДОУ в отличие от делопроизводства предполагает наличие в организации информационного менеджмента. Специалисты часто вместо понятия «документационное обеспечение» используют выражение «информационно-документационное обеспечение». Эти оба понятия применяются в управленческой сфере и связаны с внедрением автоматизированных информационных технологий. В оформлении документов правила меняются нечасто. Проходят десятилетия и даже столетия в развитии документа, затем происходят какие-то существенные изменения. Они связаны с развитием технологий создания документов, с эволюцией материальных носителей и другими причинами. Во всех сферах человеческой деятельности создается большое количество документов, многие из которых оформляются по правилам. Чтобы понять, как нужно зафиксировать информацию на каком-либо носителе, следует разобраться, к какой системе документации документ относится и какие правила оформления существуют. У документа есть свой жизненный цикл. Сначала он создается, оформляется, какое-то время существует в оперативной среде, выполняя свои основные функции, затем постепенно утрачивает оперативные качества и переходит в ретроспективную среду. Документы оседают в архивах, обретая историческую ценность, часть из них уничтожается. Практическая деятельность с документами стимулирует теоретическое осмысление документационных процессов, происходящих в обществе. Большую роль играют документы в: - сфере управления и права; - социальных процессах; - экономике; - сфере управления производственными процессами; - науке и других отраслях деятельности человека. Документы в сфере права и управления имеют большое значение, а именно: - государственные органы на основе и с помощью документов управляют государством; - документы являются руководящими актами для нижестоящих органов; - с помощью документов контролируется соблюдение законности, так как именно документированная информация служит доказательством каких-то фактов в суде; - документы, являясь носителями информации, обеспечивают взаимодействие структурных подразделений органов государственной власти и организаций, служат подтверждением исполнения управленческих решений; - документы являются источником для анализа материалов, справочно-поисковой работы; Документируются все хозяйственные процессы: · снабжение; · выпуск продукции; · сбыт продукции. Большое значение имеет договорная, финансовая документация для функционирования любого учреждения, каждой организации. Велика роль документации, отражающей трудовую деятельность работников. В обществе создается много документов, влияющих на его социальную жизнь. Научно-техническая документация необходима: · в строительстве; · для эксплуатации различного оборудования; · в патентной сфере и т. д. 2. Для изучения делопроизводства важное значение имеют: · Гражданский кодекс; · Трудовой кодекс; · действующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют общие принципы организации ДОУ и документирования деятельности юридических и физических лиц. Требования к оформлению документов и работе с ними закрепляются в нормативно-методических документах: · государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); · государственные стандарты; · Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; · Основные правила работы архивов организаций; · Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений с указанием сроков хранения; · общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; · Типовые регламенты федеральных органов исполнительной власти и другие источники. Для изучения дисциплины рекомендуется различная литература: работы таких авторов как Т. В. Кузнецова, В. Ф. Янковая, Н. С. Ларьков, М. Ю. Рогожин, Т. А. Быкова, Л. В. Санкина, Л. М. Вялова, М. В. Ларин и др. Достаточно многообразны периодические издания. Например, интерес представляют журналы «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь-референт», «Кадры предприятия» и др. 3. Задачи курса: 1) изучение теории документа и терминологии, используемой в сфере ДОУ; 2) рассмотрение вопросов законодательного и нормативно-методического обеспечения ДОУ; 3) изучение правил составления и оформления документов; 4) анализ особенностей ведения конфиденциального делопроизводства; 5) рассмотрение порядка работы с документами в системе государственной и муниципальной службы; 6) выяснение технологий работы с документами, в том числе и с письменными обращениями граждан и конфиденциальной информацией. Выводы по теме: 1) Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Особенно велика роль документации в сфере управления. 2) Документоведение – научная дисциплина, изучающая в историческом развитии: - закономерности образования документов; - способы их создания; - становление и развитие систем документации. 3) Делопроизводство определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая: - документирование (составление, оформление документов); - организацию работы с документами. 4) Термин «документационное обеспечение управления» появился в 1990-е годы, в настоящее время он является синонимом термина «делопроизводство», хотя ДОУ может иметь отличительные характеристики. Появление этого понятия связывают с внедрением компьютерных технологий. 5) Объектом документоведения являются документы на разных уровнях: - отдельный документ; - система документации; - совокупность систем документации, создающейся в обществе. 6) Зарождение документоведения в России связывают с появлением палеографии и дипломатики в XVI–XVII вв., т. е. с «практическим» документированием. 7) Делопроизводство ассоциируется с практической деятельностью. Его называют «административным», т. к. имеются в виду служебные (управленческие) документы. Делопроизводство – практическая часть документоведения. 8) Документы создаются посредством: письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. 9) Документоведение связано с различными отраслями знания и науки: история, право, информатика, социология и др. 10) Для изучения делопроизводства важное значение имеют законодательные акты, нормативные материалы, которые регламентируют общие принципы организации ДОУ и документирования деятельности юридических, физических лиц.
Популярное: Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1659)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |