Раздел II. Практика оформления служебных документов

Унификация и стандартизация документов. Формуляр современного управленческого документа. Реквизиты, регламентируемые ГОСТ Р 6.30–2003.

Бланки документов. Виды бланков и порядок расположения реквизитов в бланке (угловое и продольное). Бланки с изображением Государственного герба и герба субъекта Федерации.

Требования к оформлению реквизитов. Порядок обозначения наименования организации-автора документа, справочные данные об авторе. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Обозначение адресата. Порядок оформления почтового адреса. Даты документа и порядок их оформления. Удостоверение документа – подпись, оттиск печати, утверждение, согласование. Отметки на документе. Требования к содержанию и оформлению резолюции.

Форматы бумажных документов. Общие требования к изготовлению документов.

Понятия «система документации» и «унифицированная система документации». Перечень унифицированных систем документации, действующих в настоящие время. Функциональные, отраслевые и ведомственные системы документации, их взаимосвязь. Состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Организационно-правовые документы – уставы, положения, штатные расписания, структура и штатная численность, регламенты. Состав реквизитов, оформление.

Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др. Порядок их составления и оформления.

Информационно-справочные документы – справки, акты, докладные и объяснительные записки, доверенности, служебные письма, телефонограммы, телеграммы, факсы и др. Разновидности информационно-справочных документов, их составление и оформление.

Особенности документирования деятельности коллегиальных органов. Структура текста протокола. Полные и краткие формы протоколов.

Система плановой документации. Виды плановых документов: план, перспективный план, программа, график, генеральная схема. Федеральные, отраслевые, территориальные планы и программы.

Система отчетной документации: государственная статистическая отчетность, ведомственная отчетность, внутриучрежденческая отчетность. Разработка унифицированных форм отчетной документации. Сроки представления отчетности.

Кадровая документация (по личному составу) – трудовые договоры, приказы по личному составу, трудовые книжки. Унифицированные формы первичной учетной документации по труду и его оплате. Конфиденциальность документов по личному составу. Особенности оформления резюме, заявлений, анкет, автобиографий и других документов.

Система финансовой документации. Первичные учетные документы. Особенности их оформления. Сводные учетные документы. Регистры бухгалтерского учета.

Раздел III. Технологии документационного обеспечения управления

Понятие «документооборот». Структура и общая характеристика документопотоков. Понятия «входящий документ», «исходящий документ», «внутренний документ». Организация работы с поступающими документами. Прием, организация прохождения и порядок исполнения поступающих документов. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами. Правила работы с внутренними документами. Учет объема документооборота.

Понятие «регистрация документа». Цели регистрации документов. Основные принципы регистрации документов. Формы регистрации документов и порядок их заполнения. Журнальная форма, регистрационно-контрольная карточка, автоматизированная система регистрации и контроля за исполнением документов. Индексация документов.

Назначение номенклатуры дел. Конкретная, типовая, примерная номенклатуры дел. Требования, предъявляемые к составлению номенклатуры дел организации. Составление заголовков дел. Требования, предъявляемые к заполнению формы номенклатуры дел. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации (учреждения).

Понятие «формирование дел». Основные требования, которые предъявляются к заведению дел в текущем делопроизводстве.

Правила формирования различных категорий документов в дела. Ведение дел в структурных подразделениях. Ответственность за сохранность документов. Выдача документов для временного пользования при хранении их в структурном подразделении.

Понятие «экспертиза ценности документов». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы ценности документов. Требования, предъявляемые к организации и проведению экспертизы ценности документов.

Основные функции Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организации. Положение об экспертной комиссии. Права и функции комиссии, организация и порядок документирования ее работы. Этапы проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов.

Понятие «оформление дела». Основные требования, предъявляемые полному и частичному оформлению дел. Подшивка дел. Нумерация листов дела. Составление заверительной надписи, внутренней описи. Оформление обложки дела.

Передача дел на хранение в архив. Составление внешней описи. Взаимодействие службы ДОУ и архива организации при формировании документального фонда.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документированной информацией ограниченного доступа.

Документация, относящаяся к государственной тайне, доступ к ним граждан. Уровни секретности. Отнесение информации к категории секретной.

Документы, содержащие конфиденциальные сведения. Прием, регистрация, печатание, размножение и рассылка документов ограниченного доступа. Формирование конфиденциальных документов в дела. Использование документов и дел в текущем делопроизводстве. Порядок хранения, проверка их наличия.

Особенности организации работы с письменными обращениями граждан. Виды обращений. Правила оформления обращений и ответов на них. Регистрация, контроль за сроками исполнения обращений. Справочно-аналитическая работа по обращениям граждан.