Реквизит 09 – Справочные данные об организации

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 справочные данные об организации включают: 1) почтовый адрес; 2) номер телефона и 3) другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа.

Из ГОСТ Р 6.30-2003 следует, что обязательными элементами реквизита являются почтовый адрес организации и номер телефона. Обязательность почтового адреса организации в справочных данных объясняется его особой юридической значимостью. Почтовый адрес в документах должен соответствовать юридическому адресу, закрепленному в учредительных документах организации. Правовая значимость адреса юридических лиц различных организационно-правовых форм закреплена законодательно.

В ГК РФ гл. 4, §1, ст. 54, п. 2 ст. 5 ФЗ № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», в п. 1 ст. 4 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, в п. 2 ст. 4 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 г.№ 208-ФЗ местом нахождения юридического лица признается место нахождения его постоянно действующего исполнительного органа; в случае отсутствия последнего, иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности, – место нахождения, по которому осуществляется связь с юридическим лицом. Место нахождения определяется местом его государственной регистрации, которое указывается в его учредительных документах.

Ранее устанавливалось, что ООО должно иметь почтовый адрес, по которому с ним осуществляется связь, и обязано уведомлять органы, осуществляющие государственную регистрацию юридических лиц, об изменении своего почтового адреса. В целях формирования единого подхода к вопросу о месте нахождения юридического лица, месте его регистрации и почтовом адресе приведенные положения в соответствии с Федеральным законом от 21.03.2002 № 31-ФЗ из ст. 4 Закона об ООО исключены. В настоящее время в действующем законодательстве адрес места нахождения юридического лица не разделяется на юридический и фактический. Между тем место нахождения самого юридического лица Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ вообще не определено, хотя согласно ст. 19 НК РФ указание места нахождения является обязательным для налогоплательщика.

Согласно п. 3 ст. 288 ГК РФ в качестве места нахождения юридического лица нельзя указывать адрес жилого помещения. В соответствии с п. 3 ст. 52 Гражданского кодекса РФ изменения учредительных документов, в том числе места нахождения юридического лица, приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, – с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом этих изменений. Пунктом 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ установлено, что, в случае если изменение указанных в п. 1 данной статьи сведений произошло в связи с внесением изменений в учредительные документы, внесение изменений в Единый государственный реестр юридических лиц осуществляется в порядке, предусмотренном гл. VI данного Закона.

Фактическое место нахождения юридического лица и место нахождения, указанное в его учредительных документах, могут не совпадать. Однако юридически местом нахождения организации считается адрес, указанный в ее учредительных документах. В Едином государственном реестре юридических лиц должны быть указаны сведения о месте нахождения (об адресе) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, по которому осуществляется связь с юридическим лицом. За непредставление или несвоевременное представление необходимых для включения в государственные реестры сведений, а также за представление недостоверных сведений заявители, юридические лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Таким образом, обязательность указания почтового адреса на бланках исходящих документов подкреплена законодательно. Юридическая значимость почтового адреса диктует требования к правильности его оформления.

Последовательность написания элементов почтового адреса должна соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2004 г. № 221:«Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Почтовый адрес обязательно включать индекс предприятия связи с Указанием единиц административно-территориального деления. Допускается указывать номер абонентского ящика.

Кроме почтового адреса обязательным элементом реквизита 09 является номер телефона. Его обязательность объясняется тем, что кроме основного вида связи по почте организация-автор документа предлагает адресату возможность воспользоваться более оперативным, востребованным и распространенным видом связи – телефонной связью. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (например, канцелярия, секретариат, приемная и т.д.).

Необязательными элементами реквизита согласно ГОСТ Р 6.30-2003, являются так называемые «другие сведения». Если представляется целесообразным, в справочных данных по усмотрению организации могут быть указаны номер факса, адрес электронной почты, адрес сайта в сети Интернет, номер расчетного счета; номер счета в банке (в соответствии с правилами, установленными Банком России), банковский идентификационный код (БИК), номер и дата выдачи лицензии, корреспондентский счет; номер лицензии на ту или иную деятельность, сведения об отгрузочных реквизитах. В составе справочных данных об организации также может указываться код организации по ОКОНХ – Общероссийскому классификатору отраслей народного хозяйства. ГОСТ Р 6.30-2003 не лимитирует состав и объем сведений, приводимых в справочных данных об организации.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 справочные данные для организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках на одном уровне: слева – на русском, справа – на национальном. При этом целесообразно использование продольного бланка.

В соответствии с п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 реквизит «Справочные данные об организации» используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного вида документа справочные данные не указывают. Исключение составляет бланк справки с места работы, спроектированный в организации, – на таком бланке справочные данные об организации указывать необходимо. Состав таких данных зависит от того, куда предоставляется справка.

Справочные данные об организации печатают через одинарный междустрочный интервал. При необходимости междустрочный интервал можно уменьшить до 0,9. Рекомендуемый размер шрифта от 8 до 12 пт в зависимости от объема вводимых данных.

При оформлении справочных данных об организации необходимо учитывать следующие особенности:

1) используются общепринятые сокращения, например: оф., просп., тел., расч. сч., корр. сч. и др.;

2) в конце строки отсутствуют знаки препинания;

3) между частями двойного номера дома ставится знак «/», например: ул. Ильинка, д. 90/2;

4) литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а;

5) в номерах телефонов дефисом (или пробелом) отделяют справа налево обычно по две цифры, например: Тел.: 3-45-12, 29-02-10, 1-23-45-12 (или 3 45 12, 29 02 10, 1 23 45 12);

6) банковские реквизиты необходимо указывать только в письмах, содержащих сведения о товарно-денежных отношениях, например в гарантийных письмах;

7) при оформлении номера телефона необходимо указывать коды города, страны, региона для облегчения работы корреспондентов, в таком случае код города может быть написан слитно и скобках, например: (3519) 23 63 28.

Реквизит располагается в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации» при угловом варианте бланка или по центру на верхнем поле документа при продольном варианте.