Предполагаемые задачи и функции

Автоматизированная информационная система решает следующие задачи:

– все документы хранятся в электронном виде, в результате чего имеется возможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи информации;

– полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различных документах, а также наличие показателей, не используемых в работе;

– значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительной информации.

В информационной системе предполагается наличие следующих функций:

- ввод и редактирование информации о поставщиках и поставках товаров (поставки);

- ввод и редактирование данных о товарах;

- формирование на основе данных о поставках и продажах следующих отчетов:

- перечень товаров, закупленных в отчетный месяц на базах (количество, наименование);

- перечень проданных товаров;

СУБД Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2007 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы – это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных.

С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы – это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2003. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

Первым этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели.

Цель инфологического моделирования – обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности (любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных), связи между ними и их атрибуты.

Ключ – минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Между всеми объектами, выявленными в предпроектном проектировании, надо установить типы связей. Связи могут быть «один – к - одному» (1:1), «один – ко - многим» (1:N), «многие – ко - многим» (N:N). Связь «один – к - одному» имеет место, когда каждому экземпляру одного объектного множества соответствует только один экземпляр другого объектного множества.

Связь «один – к - одному» имеет место, когда каждому экземпляру одного объектного множества соответствует только один экземпляр другого объектного множества

1:1

Связь «один – ко - многим» имеет место, когда каждому экземпляру одного объектного множества соответствует несколько экземпляров другого объектного множества.

1:N

Связь «один – ко - многим» имеет место, когда каждому экземпляру одного объектного множества соответствует несколько экземпляров другого объектного множества. И наоборот, каждому экземпляру второго объектного множества соответствует несколько экземпляров первого объектного множества.

N:N

На основании выявленных связей строится концептуальная модель.

Структура таблиц

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

- Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.

- МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

- Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

- Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

- Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

- Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

- Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

Таблицы базы данных детского магазина в режиме конструктора:

Рис.2. В данной таблице «Заказ», в режиме конструктора представлены столбцы: код заказа, код товара, код поставщика, дата заказа, количество, единица измерения. С помощью этой таблицы, мы можем контролировать заказы данного магазина.

Рис.3. В таблице «Товар-обувь», в режиме конструктора представлены столбцы: код товара, наименование, единица измерения, цена продажи, закупочная цена, размер. Благодаря этой таблице, мы можем проследить весь товар данного отдела.

Рис.4. В таблице «Продажа» , в режиме конструктора представлены столбцы: код продажи, код товара, количество, сумма продажи, дата продажи, размер. С помощью данной таблицы мы можем вести учет всей проданной продукции.

Рис.5. В таблице «Поступление», в режиме конструктора представлены следующие столбцы: код поставки, код поставщика, код товара, дата поставки, количество, сумма поставки. С помощью данной таблицы мы можем контролировать все поступления товара в данный магазин детских товаров.

Рис.6. В таблице «Поставщики» , в режиме конструктора представлены столбцы: код поставщика, наименование поставщика, адрес, телефон, поставщик. С помощью данной таблицы мы можем регулировать , либо изменять поставки какого-либо поставщика.

Рис.7.В данной таблице «Товар - вещи» , в режиме конструктора представлены столбцы: код товара, наименование, единица измерения,

цена продажи, закупочная цена, размер. Благодаря этой таблице, мы можем проследить весь товар данного отдела, а именно детских вещей, вплоть до размера какой либо вещи.

Рис.8.В данной таблице «Товар - химические средства», в режиме конструктора представлены столбцы: код товара, наименование, единица измерения, цена продажи, закупочная цена. Благодаря этой таблице, мы можем проследить весь товар данного отдела, а именно химических товаров.

В приложении будут представлены копии экранов таблиц с записями.