Использование VBA для связи приложений

При работе в офисных приложениях часто приходится формировать документы в текстовом редакторе Word, куда необходимо переносит информацию, хранящуюся в базе данных. Технология автоматизации позволяет управлять этим процессом на программном уровне.

Рассмотрим бизнес-ситуацию. Клиентам необходимо получить дополнительные сведения к договору (справку) об оказании туристических услуг (с указанием фамилии и месте путешествия). Вид справки представлен на рис. 4.47.

Рис. 4.47. Вид справки

Места подчеркивания вставляется информация, которая хранится в базе данных «Туристическая фирма». Перенос информации вручную неэффективен, поэтому необходимо автоматизировать этот процесс.

Рекомендации по выполнению:

1. Создать документ Word подобного содержания и вида (рис. 4.48.), в места подчеркивания вставить закладки с понятными именами (добавляются в диалоговом окне Закладка), а сам документ сохранить под именем Дополнительные сведения.doc.

Рис. 4.48. Документ справки с закладками

2. Разработать сложную форму (рис. 4.49), с подчиненными подформами, которые обеспечат удобный просмотр структурированной информации из базы данных.

Рис. 4.49. Сложная форма

Работа с такой формой позволяет выбирать всю необходимую информацию для справки. Форма разрабатывается Мастером, в котором вначале загружаются все поля из таблицы Клиент, затем все поля из таблицы Туры. Далее пошагово выбираем подчиненный вид вложенной формы, внешний вид табличный и стиль Стандартный. Соглашаемся с именами форм, задаваемыми по умолчанию и открываем форму для просмотра и ввода данных.

Для табличной формы Туры можно изменить ширину полей непосредственно в режиме работы с формой.

Создадим на форме кнопку, нажатие на которую обеспечит доступ к файлу Дополнительные сведения.doc., вставив при этом поля текущей записи из формы в места закладок.

Перейдем в режим Конструктора для главной формы Клиент, выберем инструмент Кнопка(отключив Мастер!!!) и начертим кнопку в свободной области формы. Сменим название кнопки: оно должно соответствовать действию – Формирование справки.

Двойным щелчком по созданной кнопке перейдем в окно выбора обработчика событий, выберем Нажатие кнопки, вызовем в Построителе режим создания Программы и перейдем в редактор VBA, где появится «заглушка» программы-обработчика события нажатия на эту кнопку (Click), внутрь которой вставьте приведенный ниже код (рис.4.50). Обратите внимание, какие длинные конструкции определяют элементы управления главной и подчиненной форм.

Рис. 4.50. Построение программы для обработки события нажатия на кнопку (Click)

В приведенном ниже коде (рис.4.51) организован доступ к файлу с закладками, которые по очереди выделяются и вместо них из полей сложной формы методом TypeText вводятся значения активной записи, на которую указывает маркер. Используются коллекции для работы с объектами Bookmarks – закладки и Forms– формы.

Рис. 4.51. Код программы с комментариями

В программе также используется метод Select, который позволяет получить новый объект выделения – Selection, к которому применяются следующие методы:

– GoTo – переход к новому выделению, задаваемому параметром Name;

– TypeText с параметром Text, которому присваиваются цепочки, указывающие на вставляемый элемент из формы или подформы.

Внимание!!!

Во-первых, не забудьте, что в коде наш файл справки расположен в корневой папке диска D: Внесите необходимые корректировки, если вы используете другое место размещения документа.

Во-вторых, в редакторе VBA необходимо подключить ссылку на библиотеку объектов MS Word. Для этого в меню нажать пункт Tools–References… . В списке найти и установить флажок для строки Microsoft Word Object Library (рис.4.52).

Рис. 4.52. Подключение библиотеки объектов MS Word

Теперь вернемся в MS Access, перейдем в режим работы с формой и протестируем результаты автоматизации, нажав кнопку Формирование справки (рис. 4.53).

Рис. 4.53. Формирование справки для выбранного клиента и результат выполнения