Раздел 5: «Автоматизация подготовки экономических документов в MS Word»

При изучении тем раздела «Автоматизация подготовки экономических документов в MS Word» рекомендуется выполнить следующие задания:

5.1. Создать типовой документ с использованием слияния в MS Word с вычислениями над полями слияния.

5.2. Создать электронную форму и шаблон в текстовом процессоре MS Word.

5.3. Создать главный документ на основе существующего документа.

5.4. Создать главный документ из существующих независимых документов.

5.5. Создать главный документ с вложенными документами.

5.6. Использовать фреймы и гиперссылки для организации навигации в большом документе.

 

Пример выполнения задания «Создание типовых документов с использованием слияния в MS Word и вычислений над полями слияния»

Создать в MS Excel список, содержащий информацию о купле-продажах, сохранить его под именем Фамилия.xls. С использованием слияния в MSWord создать договоры купли продажи для покупателей и сохранить их в файле под именем Договоры 1.

Например, образец договора:

 

Договор №_à_

Купли – продажи

г. Минск от «__» г.

 

ОАО _à_, в дальнейшем именуемое «Продавец», в лице директора _à_, действующего на основании Устава, с одной стороны, и _à_ именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора _à_, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о следующем:

Предмет договора.

1.1 Продавец обязуется передать в собственность Покупателя, принадлежащий Продавцу товар, а Покупатель обязуется принять этот товар и оплатить его в соответствии с условиями настоящего договора.

Условия договора.

2.1. Наименование товара: _à_

2.2. Изготовитель товара: _à_

2.3. Количество товара: _à_

2.4. Цена _à_, кроме, того НДС _à_. Итого цена с НДС _à_.

2.5. Сумма договора : _à_, в том числе НДС _à_.

 

_à_ Символы в документе обозначают места вставки соответствующих данных (полей слияния) из файла Фамилия.xls.

- Поле НДС рассчитывается как 20% от поля Цена.

- Поле Сумма договора рассчитывается как произведение полей Цена с НДС и Количество.

- Поле В том числе НДС рассчитывается как произведение полей Количество и НДС.

- Поле Итого цена с НДС рассчитывается как сумма полей Цена и НДС.

Пример выполнения задания «Использование электронных форм и шаблонов в текстовом процессоре MS Word»

 

5.2.1. Создать в MSWord электронную форму для составления договора купли-продажи и сохраните его в файле под именем Электронный бланк Договора2.

Например, образец договора:

 

Договор №_à_

Купли – продажи

г. Минск от «_à_» г.

 

ОАО _à_, в дальнейшем именуемое «Продавец», в лице директора _à_, действующего на основании Устава, с одной стороны, и _à_ именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора _à_, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о следующем:

Предмет договора.

1.1 Продавец обязуется передать в собственность Покупателя, принадлежащий Продавцу товар, а Покупатель обязуется принять этот товар и оплатить его в соответствии с условиями настоящего договора.

Условия договора.

2.1. Наименование товара: _ð_

2.2. Изготовитель товара: _à_

2.3. Количество товара: _à_ _ð_

2.4. Цена _à_ за _ð_ , кроме, того НДС _à_. Итого цена с НДС_à_.

2.5. Сумма договора : _à_, в том числе НДС _à_

2.6. Форма и порядок оплаты: предоплаты в рвзмере 100% от суммы договора должна быть перечислена на текущий счет или внсена в кассу Продавца в течение _ð_ дней с момента подписания договора.

Ответственность сторон

3.1. За необоснованный отказ от оплаты товара Покупатель уплачивает Продавцу штраф в размере _ð_ рублей.

3.2. За задержку передачи товара Продавец уплачивает штраф в размере _ð_ рублей.

Адреса и реквизиты

4.1. Продавец: _ð_.

4.2. Покупатель: _ð_.

 

Символы _ð_ соответствуют текстовым полям формы,

_à_ –полям со списком.

Заполнить все списки соответствующими значениями из таблицы 1, внося значения для всех вариантов.

 

Таблица 5.1

Исходные данные для выполнения задания 5.2

Варианты	Товары	Цена	Ед. измерения	Кол-во товара	Срок пред- оплаты (дни)
1, 5, 9, 13, 17, 21	Трактор	142 500 000р.	штука
2, 6, 10, 14, 18, 22	Апельсины	150 400р.	ящик
3, 7, 11, 15, 19, 23	Бензопила	362 000р.	штука
4, 8, 12, 16, 20, 55	Молоко	1 980р.	литр
25, 29, 33, 37, 41	Экскаватор	182 700 000р.	штука
26, 30, 34, 38, 42	Лимоны	220 200р.	ящик
27, 31, 35, 39, 43	Дрель	189 000р.	штука
28, 32, 36, 40, 44	Сок	2 980р.	литр
49, 53, 58, 62, 66	Перфоратор	327 700 р.	штука
50, 54, 59, 63, 48	Груши	180 700р.	ящик
51, 56, 60, 47, 45	Шлифовальная машина	299 100р.	штука
52, 57, 61, 46, 24	Кефир	1 800р.	литр

 

- Поле кроме того, НДС, цена с НДС, Сумма договора, в том числе НДС, штраф покупателя, штраф продавца сделать вычисляемыми.

- НДС вычислять в размере 20% от цены договора.

- Поле цена с НДС рассчитывать как сумму цены и НДС.

- Сумму договора –как произведение количества товара на цену с НДС

- Поле в том числе НДС рассчитывать как 20% от суммы договора.

- Штраф покупателя рассчитывать в размере 50% от суммы договора.

- Штраф продавца –100% от суммы договора.

 

5.2.2. Сделайте на основе созданной электронной формы шаблон документа с тем же именем Электронный бланк Договора 2, доступный по команде Файл/Создать.

5.2.3. На основе созданного шаблона создать документ Договор Х, где Х – это номер Вашего варианта в таблице 5.1.

Ввести данные, соответствующие Вашему варианту:

- номер договора равен номеру варианта, фамилия директора –Ваша фамилия;

- наименование товара, цена товара, количество товара, единица измерения товара и срок предоплаты для каждого варианта приведены в таблице 1;

- остальные поля формы заполнить произвольно.

 

5.2.4. Сохранить только данные заполненной формы под именем Данные договора Х, где Х –это номер Вашего варианта.