Этапы подготовки отчетов

Нефинансовый отчет является не только информационным продуктом, но и инструментом анализа и планирования деятельности компании в области КСО. Почему это происходит?

Во-первых, очень важно, чтобы в процесс подготовки отчета были вовлечены представители ключевых заинтересованных сторон, как внутренних – сотрудники различных структурных подразделений компании, так и внешних – клиенты, деловые партнеры, поставщики, акционеры, инвесторы, органы власти и т.д. Целью взаимодействия с заинтересованными сторонами в процессе подготовки отчета является выявление и учет их мнения о том, какая информация о деятельности компании в области КСО должна раскрываться в отчете. Это не только повышает качество и ценность отчета для заинтересованных сторон, но и дает возможность сделать выводы о том, что вызывает их обеспокоенность и какие направления КСО необходимо развивать в первую очередь.

Во-вторых, регулярная подготовка нефинансовой отчетности позволяет компании наладить систему ежегодного мониторинга показателей экологической и социальной результативности в рамках сбора данных для отчета. Сопоставляя данные отчетного периода с цифрами предыдущего года, а также ставя целевые показатели на следующий отчетный период, компания формирует систему ориентиров, которая позволяет ей оценивать и планировать свою деятельность в области КСО.

В-третьих, создание постоянно действующей рабочей группы по подготовке нефинансовой отчетности в составе представителей различных структурных подразделений способствует формированию внутри компании группы единомышленников, разделяющих идеи КСО и распространяющих их среди своих коллег.

Есть целый ряд способов построения взаимодействия с заинтересованными сторонами в процессе подготовки отчета. В России в последнее время все большую популярность получает проведение общественных слушаний и диалогов с заинтересованными сторонами по обсуждению отчета. Взаимодействие с заинтересованными сторонами может быть организовано на разных этапах его подготовки. Например, в формате консультации при разработке концепции отчета, для выбора приоритетных тем и определения границ отчетности, обсуждения проекта отчета или получение обратной связи по итогам уже опубликованного документа.

Подготовка нефинансовой отчетности – это непрерывный процесс, который не сводится к простому сбору и публикации информации. В его основе лежит взаимодействие с заинтересованными сторонами, мнение которых учитывается при определении содержания отчета. Столь же важно активное вовлечение в процесс подготовки отчета представителей различных структурных подразделений компании и ее руководства.

Общий план подготовки отчета

ШАГ 1 Планирование процесса отчетности

• Формирование рабочей группы по подготовке отчета

• Разработка предварительной концепции отчета, включая определение основных тем, которые планируется в нем осветить, и основных групп заинтересованных сторон, которым отчет будет адресован

• Утверждение плана-графика работы над отчетом

ШАГ 2 Корректировка содержания отчета на основании взаимодействия с заинтересованными сторонами

• Обсуждение (переписка, телефонные переговоры, личные встречи, анкетирование и т.д.) с представителями ключевых заинтересованных сторон тех аспектов социальной ответственности компании, которые, с их точки зрения, должны быть раскрыты в отчете

• Анализ полученной от заинтересованных сторон обратной связи и внесение на ее основе изменений в концепцию отчета

ШАГ 3 Сбор информации и подготовка предварительной версии отчета

• Подготовка информационных запросов в структурные подразделения компании о предоставлении информации для раскрытия в отчете основных направлений КСО в соответствии с его концепцией

• Сбор и анализ информации, подготовка предварительной версии отчета

ШАГ 4 Сбор и анализ замечаний, подготовка финальной версии отчета

• Согласование предварительной версии отчета со структурными подразделениями компании, обобщение замечаний и обратной связи

• Обсуждение проекта отчета с заинтересованными сторонами (если принято решение о проведении в рамках подготовки отчета общественных слушаний и/или диалогов с заинтересованными сторонами)

• Анализ всех предложений заинтересованных сторон по внесению изменений в отчет и определение тех из них, которые могут быть учтены в рамках подготовки текущего отчета либо при работе над следующими отчетами компании

• Подготовка итоговой версии отчета на основании замечаний структурных подразделений компании и заинтересованных сторон

ШАГ 5 Подготовка отчета к публикации • Разработка дизайн-концепции отчета, редактура и верстка

• Проверка отчета службой внутреннего контроля

• Внешнее заверение отчета (если принято решение о его проведении)

• Утверждение отчета высшим руководством компании

ШАГ 6 Публикация и распространение отчета

• Размещение отчета в электронном виде на сайте компании, подготовка печатной версии

• Информирование заинтересованных сторон о выходе отчета (рассылка пресс-релиза, презентация отчета, распространение отчета на тематических мероприятиях, отраслевых выставках, конференциях, целевая рассылка отчета и т.д.)

 

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

Для повышения доверия к публикуемым отчетам компании используют различные подходы, включая систему внутренних инструментов, таких как внутренний аудит, а также внешнее подтверждение отчета, к которому относятся:

• нефинансовый аудит – процедура верификации представленной в отчете информации, которую проводит компания, предоставляющая профессиональные аудиторские услуги. Результатом проведения нефинансового аудита является аудиторское заключение, публикуемое в отчете.

• общественное заверение – экспертиза отчета представителями внешних по отношению к организации заинтересованных сторон. Цели проведения общественного заверения могут быть достаточно разнообразными и включать в себя оценку значимости и полноты представленной в отчете информации, подтверждение того, что процедура подготовки отчета проходила с учетом мнения заинтересованных сторон, подготовку рекомендаций заинтересованных сторон по вопросам развития различных направлений КСО компании и раскрытия информации в ее нефинансовой отчетности. Результатом является публикуемое в отчете заключение об общественном заверении, которое подписывают представители заинтересованных сторон.

 

КОНКУРСЫ ОТЧЕТОВ

Рост популярности нефинансовой отчетности по всему миру привел к появлению огромного числа различных международных и национальных конкурсов и премий за лучшие отчеты. Однако серьезного внимания заслуживают только наиболее крупные и авторитетные их них, победа в которых повышает престиж компании и объективно свидетельствует о ее серьезных достижениях в области КСО.

Среди международных конкурсов нефинансовых отчетов отдельного упоминания заслуживают две премии, вручение которых становится одним из главных событий года в мире КСО:

• Премия выбора читателей GRI (Readers’ Choice Awards) была учреждена Глобальной инициативой по отчетности GRI в 2007 г. Премия присуждается на основе открытого читательского онлайн-голосования за отчеты, размещенные на сайте конкурса GRI. Конкурс проводится по нескольким номинациям один раз в два года, победитель каждой из которых определяется по количеству набранных голосов заинтересованных сторон либо с помощью других характеристик соответствия отчетов ожиданиям заинтересованных сторон.

В 2010 г. награды присуждались по шести номинациям:

• The Engage Award (за вовлеченность) присуждается за наибольшее число голосов менеджеров и персонала всех уровней и т.д.;

• The Civil Society Award (выбор гражданского общества) присуждается за наибольшее число голосов представителей гражданского общества, государственных институтов, научных кругов и т.д.;

• The Value Chain Award (выбор представителей цепочки производства и сбыта) присуждается за наибольшее число голосов поставщиков, партнеров, рекламодателей, потребителей, консультантов, аудиторов и т.д.;

• The Investor Award (выбор инвесторов) присуждается за наибольшее число голосов владельцев активов, управляющих активами организаций, рейтинговых агентств, организаций банковского сектора, финансовых изданий и т.д.;

• The Readers’ Choice Award (выбор читателей): абсолютный победитель определяется суммированием всех голосов;

• The Most Effective Report Award (самый эффективный отчет) присуждается за наибольшее совпадение заявленных целей подготовки нефинансовой отчетности с ожиданиями читателей.

• Премия за отчетность CorporateRegister.com (CR Reporting Awards) учреждена в 2007 г. организацией, создавшей крупнейшую в мире электронную базу нефинансовых отчетов CorporateRegister.com. Победители определяются по 9 номинациям: «Лучший отчет», «Лучший первый отчет», «Лучший отчет малого и среднего бизнеса», «Лучший интегрированный отчет», «Лучшее раскрытие информации по углероду», «Креативность в коммуникациях», «Значимость и существенность», «Открытость и честность», «Доверие через заверение».

Выбор победителей осуществляется путем онлайн-голосования, в котором могут принять участие все за-регистрированные пользователи CorporateRegister.com, число которых, по последним данным, составляет более 35 тысяч человек.

В России наиболее авторитетными конкурсами, в рамках которых происходит присуждение премий за достижения в области развития нефинансовой отчетности, являются:

• Ежегодный конкурс годовых отчетов рейтингового агентства «Эксперт РА»;

• Ежегодный конкурс годовых отчетов Фондовой биржи РТС и Московской межбанковской валютной биржи;

• Всероссийский конкурс «Лучшие российские предприятия. Динамика, эффективность, ответственность»

Российского союза промышленников и предпринимателей.

Первый отчет Внешэкономбанка об устойчивом развитии за 2009 год получил сразу две престижные национальные награды, заняв III место в номинации «Лучший отчет по КСО и устойчивому развитию» XIII Ежегодного конкурса годовых отчетов биржи РТС и став победителем в номинации «Лучший дебют 2010 года в области нефинансовой отчетности, отчетности по устойчивому развитию» конкурса РСПП «Лучшие российские предприятия. Динамика, эффективность, ответственность – 2010».

 

 

[1] Международный стандарт ISO 26000 «Руководство по социальной ответственности»

[2] Международный форум лидеров бизнеса.

 

[3] Мировой совет бизнеса для устойчивого развития.

 

[4] Ведущее объединение корпораций США Business for Social Responsibility.

 

 

[5] Поручение Президента Российской Федерации от 6 июня 2010 г. № ПР-1640, данное по итогам заседания президиума Государственного совета РФ 27 мая 2010 г.

 

[6] Porter M., Kramer M. «Strategy and Society: the Link Between Competitive Advantage and Corporate Social Responsibility»; Harvard Bisness Review,2006.