Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»)

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структур-ных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», ВНИИДАД считает возможным»).

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

· письмо оформляется на должностном бланке;

· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Пример оформления реквизита «Текст документа»

РЕКВИЗИТ 21 – ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ

Отметка о наличии приложения– реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следую-щим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наимено-вание, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2 Правила подготовки и оформления документов Управления регионально кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например:

Приложение: Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Например:

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрацион-ный номер относительно самой длинной строки. Например:

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования прило-жений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Пример оформления реквизита « Отметка о наличии приложения»

РЕКВИЗИТ 22 – ПОДПИСЬ

Подпись– реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписав-шего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

или на бланке:

Генеральный директор

А.Г. Цицин

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное долж-ностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

или:

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяю-щими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегирова-нии полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определен-ных действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справоч-ного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписы-вающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения».

Пример оформления реквизита «Подпись»