Корректировка структуры таблицы

Корректировка структуры таблицы возможна не только для создаваемой таблицы, но и для уже существующих таблиц.

Чтобы перейти в режим конструктора таблиц для уже существующей таблицы, надо в окне БД для этой таблицы нажать кнопку Конструктор.

Запомните расположение этой кнопки, т.к. во время работы вам неоднократно придется переключаться из режима таблицы в режим конструктора и обратно (Рис.16).

Рис. 18. Кнопка Вид

(переключение в режим Конструктора и в режим Таблицы).

При изменении типа данных для поля, уже содержащего информацию, возможна потеря части данных.

Типы данных.

Тип данных определяет тип и диапазон значений, ввод которых допускается в данное поле (например, недопустим ввод текста в поле денежного типа), а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Выбор типа данных производится в режиме Конструктора.

Сначала следует установить курсор в поле Тип данных соответствующий строке Имя поля и кликнуть кнопку списка (Рис.17).

 

Рис.19. Список типов данных.

Возможные типы данных:

· Текстовый- текст и числа, по которым не предполагается проводить вычисления (до 255 символов);

· Поле МЕМО - текст большой длины (например, примечания или описания) (до 64000 символов);

· Числовой – числовые данные, используемые для проведения вычислений (за исключением финансовых операций) с плавающей точкой;

· Дата/Время - даты и время;

· Денежный – числовые данные, используемые для быстрых вычислений c повышенной точностью (например, в финансовых операциях - 15 знаков в целой части и 4 знака в дробной части); применяются вычисления с фиксированной точкой, при которых выполняется автоматическое округление);

· Счетчик - автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (например, номеров счетов) (нумерация начинается с 1; удобно для создания ключа);

· Логический - значения “Истина / Ложь”, “Да / Нет” или “Вкл / Выкл”, т.е. одно из двух возможных значений;

· Поле объекта OLE - рисунки, диаграммы, электронные таблицы EXCEL и другие объекты OLE, созданные другими приложениями (до 1 Гбайт);

· Гиперссылка– текст или изображение, при выборе которого осуществляется переход к файлу или к определенному месту в файле, к странице HTML в World Wide Web или к странице HTML во внутренней сети Intranet;

· Мастер подстановок– выбор значений из другой таблицы или из списка значений.

 

Задание 1.7:

Установите следующие типы данных для полей таблиц:

таблица ЗАКАЗЫ:

ШИФР ЗАКАЗА - текстовый,

НАИМЕНОВАНИЕ ЗАКАЗА - текстовый,

СТОИМОСТЬ - денежный,

ОБЪЕМ- числовой.

таблица ПРЕДПРИЯТИЯ

ШИФР ПРЕДПРИЯТИЯ - текстовый,

НАЗВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ - текстовый,

ГОРОД - текстовый,

АДРЕС - текстовый,

ТЕЛЕФОН- текстовый.

таблица ВЫПОЛНЕНИЕ.

ДАТА ВЫПОЛНЕНИЯ – дата \время,

ОТМЕТКА О ВЫПОЛНЕНИИ - логический,

ДАТА ОТГРУЗКИ – дата \время.

Определение свойств полей.

Свойства полей.

Каждое поле имеет набор характеристик, называемых свойствами, которыми можно управлять. Набор свойств зависит от типа данных поля и представлен в нижней части окна режима конструктора таблиц (Рис.18).

 

Рис.20. Свойства текстового поля.

Рассмотрим каждое свойство.

1) Размер поля - максимальное число символов для ввода в данное поле.

2)Формат поля- формат вывода значений данного поля (можно использовать стандартный формат или создать новый).

Текстовый формат может состоять из 2 частей, разделенных точкой с запятой:

<Формат отображения текста>;<Формат отображения строк нулевой длины и пустых значений>.

Например, “@;Нет” - при отсутствии значения в поле следует изобразить слово “Нет”.

Ниже приведены таблицы символов форматов некоторых типов данных.

 

Таблица 3.Символы, для определения текстовых форматов.

@	обязательный текстовый символ или пробел;
&	необязательный текстовый символ;
<	преобразует все символы в строчные;
>	преобразует все символы в прописные.

 

Числовой формат может состоять из 4 частей, разделенных точками с запятой:

<Формат положительных чисел>;<Формат отрицательных чисел>;<Формат нулевых значений>;<Формат пустых значений>

Например, стандартный денежный формат России: # ##0,00р.;-# ##0,00 р.

Таблица 4.Встроенные числовые и денежные форматы.

Основной	Числа изображаются так, как они были введены (используется по умолчанию).
Денежный	Используется разделитель тысяч. Отрицательные числа изображаются заключенными в скобки. Свойство “Число десятичных знаков” = 2 (по умолчанию).
Фиксированный	Свойство “Число десятичных знаков” = 2 (по умолчанию). Изображается по крайней мере один символ.
С разделителями тысяч	Используется разделитель тысяч. Свойство “Число десятичных знаков” = 2 (по умолчанию).
Процентный	Умножает значение на 100. Добавляет знак процента. Свойство “Число десятичных знаков” = 2 (по умолчанию).
Экспоненциальный	Использует экспоненциальную нотацию.

 

Таблица 5.Символы, для определения специальных числовых форматов.

. (точка)	Десятичный разделитель (устанавливается в панели управления Windows (Control Panel).
, (запятая)	Разделитель тысяч.
	Цифра или 0.
#	Цифра или ничего.
$	Символ $.
%	Процентный формат (число умножается на 100 и добавляется знак %).
Е- или е-	Экспоненциальная нотация (перед отрицательным показателем степени изображается знак минус, а перед положительным - ничего).
Е+ или е+	Экспоненциальная нотация (перед отрицательным показателем степени изображается знак минус, а перед положительным - знак плюс).

 

Таблица 6.Символы, для определения форматов любого типа.

 

(пробел)	Изображает пробелы как литералы.
“АБВ”	Все символы внутри кавычек считаются литералами.
!	Выравнивает символы по левому, а не по правому краю.
*	Заполняет пустое пространство следующим символом.
\	Изображает следующий символ как литерал.
[цвет]	Использует цвет: “Черный”, “Синий”, “Зеленый”, “Голубой”, “Красный”, “Розовый”, “Желтый”, “Белый”.

 

Свойство Формат поляизменяет только отображение значения в поле, но не влияет на его хранение в таблице.

Если вводом данных необходимо управлять, то в дополнение к формату отображения надо задать свойство Маска ввода. Если требуется, чтобы данные отображались так, как они были введены, то свойство Формат поляустанавливать не надо.

3) Маска ввода - маска для ввода данных в поле.

Маска ввода автоматически изображает в поле постоянные символы (точки, тире, скобки и т.д.). При вводе данных в поле пользователю не приходится вводить эти постоянные символы, даже если они должны быть включены в значение поля. Пользователю достаточно заполнить пустые позиции в маске ввода.

Маска ввода может состоять из 3 частей, разделенных точками с запятой:

<Собственно маска ввода>;<Режим занесения постоянных символов>;<Символ для изображения пустых позиций в маске ввода>

 

Режимы занесения постоянных символов:

* 0 - постоянные символы должны быть включены в значение поля;

* 1 (или пустое) - в значение поля включаются только символы, введенные пользователем.

В качестве символа для изображения пустых позиций в маске ввода можно указать любой символ ; пробел необходимо заключить в кавычки (“ “). По умолчанию для этой цели используется символ подчеркивания (_).

 

В таблице приведены символы маски, которые можно использовать для уточнения типа вводимых символов (чтобы включить в маску один из символов маски в качестве постоянного, надо перед ним ввести символ \).

 

Таблица 7. Символы маски ввода.

 

	цифра (обязательный символ; знаки + и - не разрешены);
	цифра (необязательный символ; знаки + и - не разрешены);
#	цифра или пробел (необязательный символ; незаполненные позиции преобразуются в пробелы; знаки + и - не разрешены);
L	буква (обязательный символ);
?	буква (необязательный символ);
А	буква или цифра (обязательный символ);
а	буква или цифра (необязательный символ);
&	любой символ или пробел (обязательный символ);
С	любой символ или пробел (необязательный символ);
. , : ; -/	десятичный разделитель, разделитель тысяч, даты или времени (определяются настройками на панели управления Windows);
<	преобразует символы справа к нижнему регистру;
>	преобразует символы справа к верхнему регистру;
!	указывает, что маску следует заполнять справа налево (используется, если позиции для заполнения находятся в левой части маски);
\	указывает, что следующий символ надо воспринимать буквально, как постоянный символ маски ввода (используется, если в маску требуется включить один из перечисленных выше символов).
Пароль	любой символ, введенный в поле, сохраняется как символ, но отображается как *.

 

Для создания стандартной маски ввода (например, маски ввода телефона или даты) проще использовать Мастера по разработке масок ввода, чем вводить ее самостоятельно.

Для вызова этого мастера надо нажать кнопку (Построить), находящуюся справа от ячейки, определяющей маску ввода (Рис. 19). Чтобы она появилась – необходимо кликнуть в это поле.

Пользователь имеет возможность создать собственную маску ввода и добавить ее в построитель масок для ее дальнейшего использования: менюСервис, команда Надстройки,в Диспетчере настроек выбрать Мастер по созданию элементов и свойств, Настройка масок ввода.

 

Рис.21. Мастер Масок ввода.

 

4)Подпись поля - текст, который изображается в качестве заголовка столбца создаваемой таблицы. Если подпись поля не указана, то заголовок столбца будет иметь текст, заданный в качестве имени поля.

5)Значение по умолчанию - значение, автоматически добавляемое в поле для новой записи (текст или выражение длиной до 255 символов).

6)Условие на значение - выражение, накладывающее ограничение на значения, которые вводятся в данное поле (выражение длиной до 2048 символов).

7)Сообщение об ошибке - текст, который появляется при вводе значения с нарушением наложенного условия (до 255 символов). Если он не определен, то при нарушении условия на экране появится стандартное сообщение об ошибке.

Для задания выражения в качестве значения по умолчанию или условия на значение можно использовать Построитель выражений. Для его вызова надо нажать кнопку (Построить), находящуюся справа от ячейки, определяющей значение по умолчанию или условие на значение(Рис. 20).

Построитель выражений имеет встроенные функции, константы и операторы. Перечень доступных объектов, функций и операторов зависит от режима, из которого вызывался построитель выражений.

Выражение - любая комбинация операторов, констант, литералов, значений, функций, имен полей и названий свойств, при оценке которой получается одно значение.

Выражение можно набирать на клавиатуре или вставлять имеющиеся элементы выражений, которые представлены в нижней части окна построителя выражений. Вставка выделенного элемента выражения осуществляется двойным щелчком мыши на нем или кнопкой Вставить.

Рис.22. Построитель выражений.

По умолчанию поле, для которого определено условие на значение, не может содержать пустые значения. Для того, чтобы пустое значение могло присутствовать в поле, в выражение, определяющее условие, надо включить функцию IsNull (например, “<>10 Or Is Null”).

8)Обязательное поле - указывает, обязано ли поле содержать значения.

9)Пустые строки - указывает, можно ли вводить в данное поле строки нулевой длины (“ “).

Значение свойств “Обязательное поле” и “Пустые строки” можно использовать для различения несуществующих данных, т.е. заведомо отсутствующих (хранящихся в виде строк нулевой длины), и данных, которые существуют, но в текущий момент неизвестны (хранящихся в виде пустых (NULL) значений).

 

Таблица 8. Результаты комбинаций значений свойств

“Обязательное поле” и “Пустые строки”.

“Пустые строки”	“Обязательное поле”	Действия пользователя	Изображаемое значение
Нет	Нет	Enter/Space “”	пустое (Null)/пустое (Null) запрещено
Да	Нет	Enter/Space “”	пустое (Null)/пустое(Null) “”
Нет	Да	Enter/Space “”	Запрещено/запрещено запрещено
Да	Да	Enter/Space “”	Запрещено/“” “”

Если свойство “Пустые строки” имеет значение “Да”, то в данное поле можно вводить строки нулевой длины, независимо от значения свойства “Обязательное поле”.

Если свойство “Обязательное поле” имеет значение “Да”, а свойство “Пустые строки” имеет значение “Нет”, то данное поле должно содержать какое-либо значение, отличное от строки нулевой длины.

10)Индексированное поле - определяет индекс, создаваемый по одному полю.

Индекс поля используются для ускоренного поиска и сортировки данных в этом поле. Он содержит значение поля и его позицию в таблице. Индексированное поле может иметь как уникальные, так и повторяющиеся значения.

Возможные значения:

* Нет - индекс не создается (используется по умолчанию);

* Да(Допускаются совпадения) - индекс создается и возможны повторяющиеся значения;

* Да (Совпадения не допускаются) - создается уникальный индекс.

Индекс создается, если планируется частое выполнение сортировки или поиска записей на основе данных в поле.

Индекс не создается, если планируется частое обновление данных в поле или необходимо сохранение места на диске (т.к. индекс требует памяти для своего хранения).

 

Задание 1. 7.1

Определить свойства полей таблицы ПРЕДПРИЯТИЯ.

для поля ШИФР ПРЕДПРИЯТИЯ:

размер,

формат,

маску ввода, если данные в нем должны содержать только 5 символов:

первые 2 - цифры, затем буква, затем еще 2 цифры, причем буква должна быть прописной (например, 11А08).

Обеспечить, чтобы это поле:

обязательно содержало данные,

но не пустые строки,

и чтобы по нему был создан индекс.

для поля ГОРОД определить

значение по умолчанию: Санкт-Петербург

обеспечить создание индекса

для поля ТЕЛЕФОН определить

маску ввода с помощью построителя масок : (_ _ _) _ _ _- _ _ _ _

Задание 1. 7.2

Определить свойства полей для таблицы ЗАКАЗЫ.

для поля ШИФР ЗАКАЗА

· данные в этом поле должны вводиться в виде 8 символов:

первые 2 - цифры, затем разделитель, 2 буквы, разделитель, 2 цифры, причем буквы должны быть прописными (например, 11-FE-88),

· обеспечить, чтобы в поле реально сохранялись 6 символов (только цифры и буквы (без разделителей)).

для поля СТОИМОСТЬ и ОБЪЕМ определить

· значения по умолчанию,

· условия на значения

· и сообщения об ошибке.

Условие на значение для поля ОБЪЕМ задать в виде диапазона (не более 3000 м3) с помощью построителя выражений).

Обеспечить, чтобы эти поля могли иметь пустые значения и чтобы по ним были созданы индексы.

Задание 1. 7. 3

В таблицу ВЫПОЛНЕНИЕ

· добавить поля ШИФР ПРЕДПРИЯТИЯ и ШИФР ЗАКАЗА, скопировав в нее через буфер обмена поля из соответствующих таблиц ПРЕДПРИЯТИЯ и ЗАКАЗЫ (для этого надо открыть все 3 таблицы в режиме конструктора таблиц).

Задание 1. 7. 4

Определить свойства полей таблицы ВЫПОЛНЕНИЕ.

поля ШИФР ПРЕДПРИЯТИЯ и ШИФР ЗАКАЗА

· могут иметь повторяющиеся значения.

для полей ДАТА ВЫПОЛНЕНИЯ и ДАТА ОТГРУЗКИ определить

· формат поля,

· маску ввода (с использованием мастера по разработке масок),

· в качестве условия на значения определить диапазон дат (с использованием построителя выражений)

· задать сообщение об ошибке

· обеспечить возможность ввода пустых значений.

для поля ДАТА ВЫПОЛНЕНИЯ

· в качестве значения по умолчанию обеспечить вывод текущей даты (с использованием построителя выражений).

для поля ОТМЕТКА О ВЫПОЛНЕНИИ

· определить значение по умолчанию - Ложь