Простая сортировка записей

В ACCESS поддерживается простая и сложная сортировка.

Простой сортировкой называют сортировку, при которой все записи сортируются в определенном порядке, либо по возрастанию, либо по убыванию (но не то и другое одновременно).

Сложной сортировкой называют сортировку, после которой записи располагаются по возрастанию значений в одних полях и по убыванию значений в других полях.

Для проведения простой сортировки надо выделить поле или несколько соседних полей, по которым будет проводиться сортировка, и нажать кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию панели инструментов “Таблица в режиме таблицы”. Это эквивалентно выбору команды Сортировка из меню Записи.

Простая сортировка выполняется быстрее при сортировке в индексированных полях.

Если для сортировки выделено несколько столбцов, то сортировка выполняется сначала по крайнему левому столбцу, а затем по остальным выделенным столбцам слева направо (Рис.37).

Рис. 39. Сортировка из меню Записи.

Задание 3.3 (PrScr!):

Таблицу ЗАКАЗЫ

а) отсортировать по полю ОБЪЕМ,

б) отсортировать таблицу ЗАКАЗЫ по полям СТОИМОСТЬ и ОБЪЕМ.

При сохранении таблицы сохраняется порядок примененной сортировки.

Сложная сортировка выполняется с применением фильтра.

Применение фильтра.

Фильтр позволяет временно вывести набор записей, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, и выполнить их сортировку (простую или сложную).

В ACCESS существует 4 вида фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для и расширенный фильтр (Рис.38).

Рис.40. Виды фильтров.

При сохранении таблицы сохраняется и фильтр, но при повторном ее открытии автоматического применения этого фильтра не происходит. Фильтр применяется при необходимости.

Фильтр по выделенному фрагменту осуществляет поиск записей, содержащих выделенное пользователем значение. Для его применения надо нажать кнопку Фильтр по выделенному панели инструментов “Таблица в режиме таблицы” или вызвать соответствующую команду из контекстного меню или из меню Записи(Рис.38).

Для восстановления всех записей после применения фильтра надо нажать кнопку Удалить фильтр панели инструментов “Таблица в режиме таблицы” или вызвать соответствующую команду из контекстного меню или из меню Записи(подменю Фильтр).

Задание 3.4 (PrScr!):

Используя Фильтр по выделенному для таблицы ПРЕДПРИЯТИЯ

a) вывести записи о предприятиях, расположенных в городах, названия которых начинаются с буквы М,

b) восстановить все записи таблицы ПРЕДПРИЯТИЯ.

Контекстное меню или подменю Фильтр из меню Записи содержит команду Исключить выделенное, выполняющую поиск записей, не содержащих выделенное значение.

Задание 3.5 (PrScr!):

Используя команду Исключить выделенное для таблицы ПРЕДПРИЯТИЯ

a) вывести записи о предприятиях, расположенных в городах, названия которых не начинаются с буквы М.

Обычный фильтр осуществляет поиск записей, содержащих определенные значения в одном или нескольких полях. Для его применения надо нажать кнопку Изменить фильтр панели инструментов “Таблица в режиме таблицы” или вызвать соответствующую команду из меню Записи(подменю Фильтр).

Далее надо задать необходимые значения в полях и нажать кнопкуПрименение фильтрана панели инструментов “Фильтр” или вызвать соответствующую команду из меню Фильтр или из контекстного меню.

Задание 3.6 (PrScr!):

Используя команду Изменить фильтр для таблицы ВЫПОЛНЕНИЕ

a) вывести записи о выполненных заказах конкретного предприятия.

Поле Фильтр для осуществляет поиск записей, содержащих значение или результат выражения, введенного в поле Фильтр для контекстного меню.

Задание 3.7 (PrScr!):

Используя команду Фильтр для для таблицы ВЫПОЛНЕНИЕ

a) вывести записи об отгруженных заказах (поле ДАТА ОТГРУЗКИ - Is Not Nul).

Расширенный фильтр позволяет применять сложные фильтры. Для его создания или изменения надо перейти в окно расширенного фильтра командой Расширенный фильтр из меню Записи(подменю Фильтр)(Рис.38).

В верхней части окна выводится список полей таблицы. В нижней части окна находится бланк, в который вводятся условия отбора и задается порядок сортировки (Рис.39).

Рис.41. Расширенный фильтр

В строке “Поле” указывается поле или поля, для которых задается порядок сортировки и/или условия отбора. Способы включения поля в строку “Поле”:

1) перемещение поля из списка полей в верхней части окна с помощью мыши в соответствующую ячейку бланка в строку “Поле”;

2) двойной щелчок мышью на поле в списке полей в верхней части окна;

3) выбор ячейки бланка с помощью мыши с последующим выбором поля в раскрывающемся списке.

В списке полей верхней части окна можно выбрать группу смежных (клавиша Shift) или несмежных (клавиша Ctrl) полей с последующим перемещением их в строку “Поле”.

Для выделения всех полей в списке полей надо дважды щелкнуть в строке заголовка списка полей.

Если в фильтр включаются все поля путем переноса, то каждое из полей помещается в отдельный столбец бланка.

Для удаления поля из бланка надо выделить соответствующий столбец и нажать клавишу Del.

Порядок сортировки определяется в строке “Сортировка” путем выбора значения из раскрывающегося списка в соответствующей ячейке. При необходимости удалить сортировку надо выбрать из списка значение “Отсутствует”.

Порядок сортировки определяется последовательностью расположения полей в бланке слева направо. Для изменения порядка сортировки надо изменить расположение полей в бланке.

В строке “Условие отбора” определяются условия, по которым фильтр отбирает записи. Выражения, находящиеся в одной строке, объединяются между собой логическим оператором AND (И). Выражения в разных строках связаны логическим оператором OR (ИЛИ).

Для применения фильтра надо нажать кнопку Применение фильтра панели инструментов “Фильтр” или выбрать соответствующую команду из контекстного меню или из меню Фильтр.

Задание 3.8 (PrScr!):

Используя команду Расширенный фильтр для таблицы ЗАКАЗЫ

а) выбрать заказы, стоимость которых меньше определенной величины,

б) выбрать заказы, стоимость которых больше какой-либо величины, а объем меньше какой-либо величины,

в) выбрать заказы, стоимость которых больше какой-либо величины или объем меньше какой-либо величины.

Любой из фильтров можно сохранить как запрос. Для этого надо нажать кнопку Сохранить запроспанели инструментов “Фильтр” или вызвать соответствующую команду из контекстного меню или из меню Файл.

Задание 3.9:

Сохранить последний фильтр как запрос, дать ему имя “Фильтр, сохраненный как запрос” и посмотреть его появление в окне БД на вкладке “Запросы”.