Ввод данных в таблицу и редактирование данных

В режиме таблицы.

Данные вводятся в новую запись в процессе их набора на клавиатуре. Клавиша Tab позволяет переходить между полями записи, а после окончания заполнения полей записи - к следующей пустой записи. Во время ввода или редактирования данных в записи в области ее маркировки появляется значок “карандаш” (Рис.27), который означает, что измененные данные еще не сохранены. Данные сохраняются автоматически при выходе из записи.

Рис. 29. Ввод данных в таблицу.

Если вводимая в поле информация не помещается полностью в ячейку поля, то для просмотра всей информации можно расширить область ввода путем нажатия клавиш Shiftи F2.

В полях, для которых задано значение по умолчанию, это значение можно восстановить нажатием клавиш Ctrl, Alt, Space.

При нахождении таблицы в режиме “Таблица” возникает панель инструментов “Таблица в режиме таблицы”(Рис.28), имеющая следующие кнопки для ввода и редактирования записей:

Вырезать, Копировать, Вставить (6,7,8 кнопки слева)- редактирование через буфер обмена.

Отменить(10 кнопка слева) - отмена ввода только что набранного текста или всех изменений только что сохраненной записи;

Новая запись (18 кнопка слева)- переход в конец таблицы на новую запись;

Удалить запись (19 кнопка слева)- удаление выделенной записи;

Рис. 30. Панель инструментов Таблица в режиме таблицы.

Задание 2.3:

Открыть таблицу ПРЕДПРИЯТИЯ в режиме таблицы:

· добавить 6 записей, проверяя правильность работы всех масок ввода, значений по умолчанию и условий на значения,

· обеспечить, чтобы несколько предприятий находились в одном городе,

· закрыть таблицу.

Задание 2.4:

Открыть таблицу ЗАКАЗЫ в режиме таблицы:

· добавить 6 записей, проверяя правильность работы всех масок ввода, значений по умолчанию и условий на значения,

· закрыть таблицу.

 

При повторном открытии таблицы с имеющимися данными эти данные будут отсортированы в соответствии со значениями полей, образующих ключ.

 

Задание 2.5:

Открыть таблицы ПРЕДПРИЯТИЯ и ЗАКАЗЫ в режиме таблицы:

· убедиться в сортировке записей в соответствии со значениями ключей.

Задание 2.6:

Открыть таблицу ВЫПОЛНЕНИЕ в режиме таблицы:

· убедиться, что в эту таблицу в качестве шифров предприятий и шифров заказов можно вводить значения, которых нет в таблицах ПРЕДПРИЯТИЯ и ЗАКАЗЫ.

Создание схемы БД.

Создание схемы БД заключается в создании связей между таблицами в БД (Рис.29). Определение связей позволяет быстрее создавать запросы, формы или отчеты, включающие несколько таблиц, а также обеспечивать целостность данных, т.е. отсутствие противоречивых сведений в БД.

Рис. 31. Схема данных.

Обычно связи создаются между таблицами, если ключевые поля одной таблицы (первичной (главной) таблицы) соответствуют каким-либо полям в другой таблице (связанной (подчиненной) таблицы). Эти поля подчиненной таблицы называются внешним ключом. В связи поля главной таблицы должны быть ключевыми или иметь уникальный индекс.

Допускается установление связи между полями, имеющими разные имена, но одинаковый тип данных и размер, и содержащими данные одного рода.

Между двумя таблицами могут быть установлены связи “один к одному” или “один ко многим”.

Для создания схемы БД необходимо, находясь в окне БД, нажать кнопку Схема данных панели инструментов “База данных”. Это приведет к выводу окна “Схема данных”(Рис.29).

При первоначальном создании связей ACCESS выводит сначала диалоговое окно для добавления таблиц в схему данных (Рис.30).

Рис. 32. Окно Добавление таблицы в схему данных.

 

Задание 2.7:

Открыть окно “Схема данных”:

добавить в схему базы данных таблицы ПРЕДПРИЯТИЯ, ЗАКАЗЫ и ВЫПОЛНЕНИЕ.

Изображения таблиц в макете можно перемещать по отношению друг к другу (с помощью мыши за заголовок).

 

Задание 2.8:

В окне “Схема данных” переместить изображения таблиц в следующем порядке: ПРЕДПРИЯТИЯ, ВЫПОЛНЕНИЕ, ЗАКАЗЫ.

 

Окно “Схема данных” содержит макет связей между таблицами в текущей БД. В нем можно просматривать или изменять существующие связи или определять новые связи между таблицами.

Для установления связи между двумя таблицами (Рис.29) надо переместить с помощью мыши поле из главной таблицы на эквивалентное поле в подчиненной таблице. Для того, чтобы переместить сразу несколько полей, надо предварительно нажать клавишу Ctrl и выбрать имена этих полей.

 

Задание 2.9:

В открытом окне “Схема данных”

установить связь между таблицами ПРЕДПРИЯТИЯ и ВЫПОЛНЕНИЕ.

 

Для каждой создаваемой связи можно определить необходимость обеспечения целостности данных (Рис.31), которая:

· позволяет вводить в связанное поле подчиненной таблицы только те данные, которые имеются в соответствующем поле главной таблицы;

· не позволяет удалить запись из главной таблицы, если с ней связаны одна или несколько записей из подчиненной таблицы.

Рис. 33. Изменение параметров связей.

Для связей с обеспечением целостности данных можно дополнительно указать:

Каскадное обновление связанных полей -любое изменение в ключевом поле главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях;

Каскадное удаление связанных полей -любое удаление записи в главной таблице приведет к автоматическому удалению всех связанных записей в подчиненной таблице.

При задании параметров связи имеется кнопка Объединение, позволяющая выбрать тип объединения, который будет применяться к таблицам с данной связью при их добавлении в запрос. Имеющиеся типы объединений: внутреннее, левое внешнее и правое внешнее.

 

Задание 2.10:

В окне “Схема данных”

· обеспечить наличие каскадного обновления и каскадного удаления для связи между таблицами ПРЕДПРИЯТИЯ и ВЫПОЛНЕНИЕ,

· просмотреть имеющиеся типы объединений для устанавливаемой связи,

· создать аналогичную связь между таблицами ЗАКАЗЫ И ВЫПОЛНЕНИЕ.

 

Для изменения уже существующей связи надо дважды щелкнуть мышью на требуемой линии связи, что приведет к открытию окна, позволяющего задать параметры связи(Рис.31).

Для удаления связи надо щелкнуть на линии связи в макете и нажать клавишу Del.

Видом макета в окне “Схема данных” можно управлять. Для скрытия таблицы из макета надо нажать клавишу Del или выполнить командуУдалить из меню Правка. В этом случае таблица удаляется только из изображения макета в окне “Схема данных”. Реально она остается в схеме БД вместе со связями, к ней относящимися.

Команда Очистить макет из меню Правка позволяет убрать все таблицы из изображения макета. При этом схема БД не изменяется.

Изменять макет схемы БД можно с помощью команд меню Связиили с помощью панели инструментов “Связь”(Рис.32).

 

Рис.34.Панель инструментов Связь.

Панель инструментов “Связь”(Рис.32), имеет следующие кнопки:

Сохранить(3 кнопка слева)-сохраняет макет схемы БД;

Добавить таблицу(11 кнопка слева)-открывает диалоговое окно для добавления в макет схемы БД новой таблицы;

Отобразить прямые связи(12 кнопка слева)-отображает в макете таблицы, имеющие прямые связи с таблицей, в которой находится фокус;

Отобразить все связи(13 кнопка слева)-отображает в макете все таблицы, для которых определены связи.

 

Задание 2.11: Сохранить макет схемы БД.

Задание 2.12: Ввести данные в таблицу ВЫПОЛНЕНИЕ

· отдельные предприятия должны выполнять несколько заказов,

· отдельные заказы должны выполняться несколькими предприятиями,

Осуществить проверку установленных связей и обеспечения целостности данных (для ввода удобно иметь на экране все 3 таблицы).