Составление номенклатуры дел

КОГКУ «Кировлесцентр» является органом исполнительной власти Кировской области, напрямую подчиняется министерству лесного хозяйства Кировской области. Поэтому номенклатура дел ведется на основании номенклатуры дел утвержденной министерством лесного хозяйства Кировской области. В КОГКУ «Кировлесцентр» номенклатура дел не составляется. [Приложение 9.Номенклатура дел.]

Основные требования, изложенные в Единой государственной системе делопроизводства по составлению номенклатур дел (п. 6.1), разделяются на обязательные и рекомендательные. К обязательным относятся требования о подписании, согласовании и утверждении номенклатур дел, правила составления сводных номенклатур дел, требование включать в них все образующиеся в учреждении дела и заполнять все графы номенклатуры. Рекомендательные требования предусматривают разработку примерных номенклатур дел, раскрытие принципов построения схемы номенклатуры дел (по организационной структуре и основным направлениям деятельности учреждения), применение формы номенклатуры дел с продольным или угловым расположением ее реквизитов, а также выбор индексации дел.

Номенклатура дел должна отражать документируемые участки работы учреждения согласно разработанному им классификатору, конкретную деятельность каждого структурного подразделения или учреждения в целом, включать все дела, образующиеся в деятельности учреждения.

В связи с тем, что индексация дел, закрепленная номенклатурой, имеет важное значение для всей работы с документами, при ее выборе необходимо исходить из следующих положений. В сводной номенклатуре бесструктурного учреждения (построенной по направлениям его деятельности) целесообразно применять цифровую порядковую индексацию дел в пределах всего учреждения (в основном, это учреждения четвертой категории). Возможно также применение порядковой индексации дел в пределах направлений деятельности (рекомендуется для учреждений I, II и III категории), однако не исключена возможность такой индексации и в учреждениях IV категории. В сводной номенклатуре структурного учреждения применяется порядковая индексация в пределах каждого структурного подразделения.

В сводную номенклатуру на правах дел помещаются номенклатуры структурных подразделений, в том числе картотеки и другие учетно-справочные документы. Как правило, разработке сводной номенклатуры учреждения предшествует составление структурными подразделениями своих номенклатур дел. Номенклатуры дел структурных подразделений подписываются лицами, ответственными за делопроизводство (секретарь, инспектор, референт), согласовываются с архивом учреждения и утверждаются руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел учреждения ежегодно, до утверждения ее руководством, согласовывается с экспертной комиссией и архивом учреждения. Номенклатура дел учреждения, как правило, согласовывается и утверждается в двух экземплярах, из которых один хранится в канцелярии (секретариате, у секретаря), второй – в архивном учреждении.

К сводной номенклатуре дел обязательно составляется справочный аппарат: оглавление, список принятых сокращений, ссылка на вид перечня документов с указанием сроков их хранения, использованный при заполнении графы номенклатуры "Сроки хранения и статьи по перечню". Номенклатура дел должна иметь титульный лист.

При выборе принципа систематизации дел в номенклатуре необходимо исходить из следующих положений: по принципу организационной структуры номенклатуру дел целесообразно разрабатывать для учреждений I и II категории, в которых сложилась устойчивая структура аппарата; по функциональному принципу (в соответствии с направлениями деятельности) номенклатуры составляются в учреждениях, организационная структура в которых отсутствует или не является стабильной. Разделами номенклатуры дел, составленной по данному принципу, являются управленческие функции или основные направления деятельности учреждения (руководство, организация, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и т.д.).

Основной частью наименования дела в номенклатуре должны быть вопросы деятельности структурного подразделения (учреждения). При формулировании наименования дела необходимо использовать классификатор участков и вопросов деятельности учреждения. Не допускаются наименования дел типа «Общая переписка», «Материалы по вопросам снабжения» и т.п.

В итоговой записи номенклатуры указывается количество заведенных в течение года дел, отдельно по категориям их хранения: постоянного хранения; временного хранения свыше 10 лет и до 10 лет включительно, а также количество переходящих дел. Заполнение итоговой записи должно быть точным, так как ее сведения служат основанием для заполнения соответствующих граф паспорта архива учреждения.

Составление номенклатуры является первым этапом работы по классификации документов и учету дел. Эта работа продолжается в процессе формирования дел. Требования по формированию дел изложены в п. 6.2 основных положений ЕГСД. Группируя документы в дела, необходимо в течение всего срока действия номенклатуры наблюдать, соответствуют ли наименования дел фактическому составу и содержанию документов каждого конкретного дела, учитывать, какие вопросы не были предусмотрены при составлении номенклатуры дел. Это позволит внести необходимые коррективы в номенклатуру дел в течение календарного срока ее действия, а также учесть ее недостатки при составлении номенклатуры на следующий год. Особенно это касается формирования переходящих дел. Переходящие дела включаются в номенклатуру каждого года в течение всего периода, необходимого для их полного завершения, то есть до передачи дел в архив учреждения.

Номенклатура дел утвержденная министерством лесного хозяйства Кировской области соответствует перечню наименования дел ведущихся в КОГКУ «Кировлесцентр».

Учет и формирование дел в учреждении производится на основании данной номенклатуры.

Ежегодно в конце четвертого квартала производится учет дел для передачи в архив и переходящих на следующий год.

В учреждении разработана примерная форма Номенклатуры дел в соответствии с Правилами делопроизводства и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[47].

Основными нормативно-методическими документами, которыми руководствовались при разработке номенклатуры дел, являются:

- Основные правила работы архивов организаций. Утверждены 05.08.2005г. Федеральное архивное агентство (Росархив) Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) «Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел»;

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182(ред. от 28.04.2011);

-Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558(ред. от 16.02.2016).

Филиалы учреждения номенклатуру дел не ведут, так как все документы по истечении месяца работы в подлиннике сдаются в головное учреждение, и там уже подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Недостаток в том, что Дела, которые хранятся в филиалах не учитываются, так как в филиалах нет службы ДОУ.

Номенклатура дел для филиалов необходима .

Таким образом, для обеспечения более полноценной работы филиалов необходима номенклатура дел, для учета дел, которые формируются в процессе работы филиалов. [Приложение 10. Проект «Номенклатура дел для филиалов».]

И так в КОГКУ «Кировлесценнтр» действует журнальная форма регистрации документов входящих и исходящих, что значительно замедляет процесс направления корреспонденции руководителю для согласования и принятия решения. Взаимодействие всех структур учреждения проходит через руководителя. В данной ситуации случаются ошибки, человеческий фактор, что то не туда положил, что то не туда занес.

В учреждении и для филиалов необходимо разработать инструкции по делопроизводству и номенклатуру дел.