Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь


Сегодня в системе электронного документооборота Тульской области работает около 3000 человек, а число бумажных документов сведено к минимуму



2016-09-17 490 Обсуждений (0)
Сегодня в системе электронного документооборота Тульской области работает около 3000 человек, а число бумажных документов сведено к минимуму 0.00 из 5.00 0 оценок




Прежде всего, это был один из первых в нашей стране проектов по созданию региональной системы электронного документооборота.

Во-вторых, для Тульской области это был первый масштабный проект автоматизации, затрагивающий все региональные и муниципальные органы власти. Он потребовал развития ИТ-инфраструктуры, которая впоследствии стала основой для информатизации этих учреждений.

В-третьих, созданная в 2007 году информационная система на основе отечественной программы «Дело» сегодня активно используется и не потеряла своей актуальности.[48]

Например, можно предложить внедрить КОГКУ «Кировлесцентр» следующую систему документооборота на базе Lotus Notes.

Системы документооборота на базе Lotus Notes используются по всему миру. В России документооборот Lotus Notes часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях. Почему именно Lotus Notes выбирается в качестве платформы для автоматизации документооборота? Мы видим для этого несколько причин:

1. Сервер Lotus Domino включает в себя сервер приложений и почтовый сервер, что не требует интеграции системы документооборота Lotus Notes со сторонними почтовыми службами.

2. В Lotus Notes уже есть разработанная система разграничения прав доступа – остается ее просто использовать. Это значительно сокращает время и стоимость автоматизации документооборота Lotus Notes.

3. Пользователи могут работать с приложениями удаленно, без подключения к серверу. При этом на пользовательском ПК не требуется устанавливать дополнительное ПО – достаточно установить и настроить клиент Lotus Notes. После работы в режиме офф-лайн пользователь запускает репликацию и данные автоматически синхронизируются между клиентом и сервером.

4. Сервер Lotus Domino включает в себя web-сервер, который позволяет работать с приложениями Lotus Notes через web-браузер.

5. При доработке приложений Lotus Notes не требуется обновлять клиентские места. Изменения можно вносить в рабочих базах «на лету», не прерывая работу пользователей.

Автоматизация делопроизводства

Мы предлагаем систему классического документооборота для автоматизации делопроизводства. Данная система позволяет работать со следующими видами документов:

- Входящие и исходящие документы;

- Распоряжения и Приказы;

- Служебные записки;

- Заявления;

- Протоколы;

- Письма.

В системе реализован механизм контроля исполнительской дисциплины. Есть отдельные списки документов и резолюций, требующих исполнения. Отдельно отслеживаются документы с пометкой «На контроле».

Ко всем документам применяются правила для разграничения прав доступа таким образом, чтобы документы видели только те пользователи, которые имеют к ним отношение. Кроме того реализованы ограничения на создание, редактирование и удаление документов.

Кадровый документооборот

Кроме всего прочего, мы можем предложить систему для автоматизации кадрового документооборота. Данная система позволяет согласовывать следующие виды заявлений:

 

- Открытие вакансии;

- Прием сотрудника;

- Окончание испытательного срока;

- Изменение оклада;

- Обучение;

- Перевод на другую должность либо в другое подразделение;

- Увольнение;

- Премирование и штрафы.

Дополнительно система позволяет автоматизировать работу учебного центра: вести учебный календарь, формировать группы в удобном интерфейсе, а также хранить все анкеты участников в одном месте.

Мы экономим ваше время и деньги

Автоматизация документооборота значительно сокращает сроки согласования документов по очевидным причинам:

1. Электронный документооборот позволяет согласовывать документы параллельно, как будто один документ отправляется на стол сразу нескольким руководителям одновременно.

2. Не нужно передавать бумажную версию документа от одного руководителя к другому – экономим время на пересылке документов.

3. Не нужно распечатывать толстые пачки документов – все документы хранятся в электронном виде, распечатываются только те документы, которые необходимы для соблюдения законодательства.

Мы можем автоматизировать согласование документов любого вида

(например, наладить согласование договоров либо финансовый документооборот).[49]

Денежные средства в организации на совершенствование делопроизводства заложены в бюджете организации. Имеется статья таких расходов, поэтому данную программу организация может себе позволить. На данном этапе развития организации со специалистами старой закалки данная статья расходов не используется.

Так как учреждение все закупки осуществляются на конкурсной основе, то в начале года можно запланировать программу для ДОУ.

В результате конкурса получим программу для ДОУ по цене, которую запланируют экономисты.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

 

 

Заключение

КОГКУ «Киролесцентр» имеет 39 филиалов в районах Кировской области и осуществляет свою деятельность на основании устава.

Учреждение создано в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти Кировской области в сфере лесных отношений.

Для достижения указанных целей Учреждение осуществляет основные виды деятельности по проведению организационной и технической работы по организации использования лесов, их охраны, защиты, воспроизводства.

Проведен анализ ДОУ учреждения, выявлены нарушения в процессе работы, к примеру, учет входящих и исходящих документов ведется на бумажных носителях, что приводит к ошибкам в регистрации документов, затрудняет их поиск. А в филиалах учет входящих и исходящих документов не ведется.

Из-за увеличения потока исходящей и поступающей информации необходимо введение электронного документооборота, что значительно облегчит поиск документа и его прохождение по инстанциям.

Также одним из существенных недостатков в деятельности учреждения является то, что нет специалистов документоведов. А это, в свою очередь, значительно увеличивает время работы с документами. Хотя все специалисты, которые занимаются приемом и отправкой документов, а также работой с документацией имеют высшее образование, этого все равно недостаточно, так как оно либо юридическое, либо лесное.

Так как специфика учреждения связано с ведением лесного хозяйства, поэтому руководство учреждения при наборе специалистов руководствовалось этим аргументом, это и сказывается на ошибках в ведении документов.

Данные факты оказывают негативное влияние, но в деятельности КОГКУ «Кировлесцентр» есть один существенный плюс: вся документация ведется в соответствии с законодательством РФ и нормативными документами. То есть при проверке документации органами Прокуратуры, нарушений в сфере законодательства не будет выявлено.

Исходя из всех минусов и плюсов, мы пришли к следующим выводам и предложениям по работе с документацией. Так как Учреждение является самостоятельной единицей, то составление номенклатуры дел является первым этапом работы по классификации документов и учету дел. Эта работа должна продолжается в процессе формирования дел. Требования по формированию дел изложены в п. 6.2 основных положений ЕГСД. Группируя документы в дела, необходимо в течение всего срока действия номенклатуры наблюдать, соответствуют ли наименования дел фактическому составу и содержанию документов каждого конкретного дела, учитывать, какие вопросы не были предусмотрены при составлении номенклатуры дел. Это позволит внести необходимые коррективы в номенклатуру дел в течение календарного срока ее действия, а также учесть ее недостатки при составлении номенклатуры на следующий год. Особенно это касается формирования переходящих дел. Переходящие дела включаются в номенклатуру каждого года в течение всего периода, необходимого для их полного завершения, то есть до передачи дел в архив учреждения.

Также необходимо внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Введение системы автоматизации это вопрос конечно денежный, но в дальнейшем система оправдает себя, так как уменьшится число бумажных носителей и повысится эффективность работы с документами.

По мимо всего прочего, необходимо разработать инструкцию ДОУ и номенклатуру дел КОГКУ «Кировлесцентр», в филиалах ввести учет входящих и исходящих документов, для более эффективного контроля за движением документов. В качестве примера мы разработали проект инструкции по делопроизводству (приложение 11)и проект номенклатуры дел (приложение 10).

Организовать службу ДОУ в филиалах одна из задач, но можно будет организовать курсы для экономистов. Экономисты и старшие лесничие в филиалах занимаются приемом корреспонденции и отчитываются по ее исполнению перед головной организацией ежемесячно. Поэтому обучение экономиста вопросам делопроизводства и работе с программами ДОУ ускорит работу с документацией поступающей для исполнения в филиалы.

 

Список литературы

1.Конституция Российской Федерации [Электронный ресурс]: принята всенародным голосованием 12.12.1993: с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ.

2. Уголовный кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс] : от 13.06.1996 № 63-ФЗ: ред. от 07.04.2015 с изм. и доп., вступ. в силу с 04.08.2014.

3.Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях [Электронный ресурс] : от 30.12.2001 № 195-ФЗ: ред. от 02.05.2015.

4.Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс] : от 30.12.2001 № 197-ФЗ: ред. от 02.05.2015.

5.О Государственном гербе Российской Федерации [Электронный ресурс] :Фед. конституц. закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ: ред. от 12.03.2014.

6.О государственном языке Российской Федерации [Электронный ресурс] :Фед. закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ: ред. от 05.05.2014.

7.Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс] :Фед. закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ: ред. от 24.11.2014.

8.О некоммерческих организациях [Электронный ресурс] :Фед. закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ: ред. от 02.05.2015.

9.Об обязательном экземпляре документов [Электронный ресурс] :Фед. закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ: ред. от 05.05.2014.

10.О персональных данных [Электронный ресурс] :Фед. закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ: ред. от 21.07.2014.

11.О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации [Электронный ресурс] :Фед. закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ: ред. от 24.11.2014.

12.Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг [Электронный ресурс] :Фед. закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ: ред. от 31.12.2014.

13.Об электронной подписи [Электронный ресурс] :Фед. закон от 06.04.2011№ 63-ФЗ: ред. от 12.03.2014).

14.Об архивном деле в Российской Федерации [Электронный ресурс] :Фед. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ: ред. от 04.10.2014. – Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=169580.

15.О государственной тайне [Электронный ресурс] : Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1: ред. от 21.12.2013.

16.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Электронный ресурс] : принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

17.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс] : утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст.

18.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Электронный ресурс] : одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.

19.Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

20.Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих [Электронный ресурс] : утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37: ред. от 12.02.2014.

21.Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [Электронный ресурс]: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477:ред. от 07.09.2011.

22.ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации [Электронный ресурс] : утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299: ред. от 27.03.2014.

23.О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 [Электронный ресурс] : Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367: ред. от 19.06.2012.

24.Основные Правила работы архивов организаций [Электронный ресурс] : одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

25.Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера [Электронный ресурс] : Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188: ред. от 23.09.2005.

26.Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне [Электронный ресурс] :Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203: ред. от 03.10.2014.

27.О структуре федеральных органов исполнительной власти [Электронный ресурс] : Указ Президента РФ от 21.05.2012 № 636: ред. от 31.03.2015.

28.О государственной информационной системе Кировской области «Система исполнения регламентов Кировской области» [Электронный ресурс] : Постановление Правительства Кировской области от 21.03.2014 № 254/216.

29.Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [Электронный ресурс] : Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

30.Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Электронный ресурс] : утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

31.Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера [Электронный ресурс] : утв. Росархивом.

32.Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003) : практич. пособие. Ростов на Дону:, 2005. 224 с.

33.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. (Документационное обеспечение управления): учеб.пособие. М., 2010. 256 с.

34.Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учеб.пособие. М., 2010. 267 с.

35.Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному: учеб.пособие. М., 2004.172 с.

36.Белоус Е.С. Терминологическое наименование сферы работы с документами: от делопроизводства к управлению документацией // Вестник Волгоградского государственного университета. 2013.№ 2 (18). С. 139-143.

37.Быкова Т.А. О некоторых проблемах сферы управления документами в Российской Федерации // Вестник Российского государственного гуманитарного университета. 2014.№ 2.С. 40-45.

38.Залипаева Е.А. К вопросу о государственном регулировании документационного обеспечения управления // Вестник Ивановского государственного энергетического университета. 2011. № 1. С. 1-4.

39.Ивонинская З.В. Методика написания дипломных проектов по документационному обеспечению управления (из опыта работы кафедры) // Вестник Северного (Арктического) федерального университета. Серия: Гуманитарные и социальные науки. 2010. № 5. С.139-144.

40.Очкур Г.В. К вопросам совершенствования информационно-документационного обеспечения управления организацией на современном этапе // Актуальные проблемы современности: наука и общество. 2014. № 4 (5). С.54-56.

41.Сонин Д.О. Системные аспекты построения документационного обеспечения управления // Документация в информационном обществе: международный опыт управления документами: доклады и сообщения на XVII Международной научно-практической конференции 25-26 ноября 2010 г. 2011.

42.Суровцева Н.Г. Перспективы развития документационного обеспечения управления в контексте институциональных трансформаций // Вестник Российского государственного гуманитарного университета. 2014. № 2. С. 216-222.

43.Фионова Л.Р. Анализ системы ДОУ организации перед внедрением автоматизированных технологий // Делопроизводство. 2014. № 2. – Режим доступа: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?332.

44.Фионова Л.Р. Документационное обеспечение управления – обязательная компонента в подготовке управленческих кадров // Теория и практика общественного развития. 2014. № 5. С. 60-62.

45.Фионова Л.Р. Построение модели специалиста в сфере документационного обеспечения управления на основе компетентностного подхода // Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Управление, вычислительная техника и информатика. 2013. № 1. С. 163-173.

 

 

Список сокращений

РФ – Российская Федерация

ДОУ – документационное обеспечение управления

ТК РФ – трудовой кодекс Российской Федерации

ФЗ – федеральный закон

КоАП РФ –кодекс административных правонарушений Российской Федерации

СЭД – система электронного документооборота

ЕГСД – единая государственная система документооборота

 

Приложение 1

Приложение 2

СОГЛАСОВАН Заместитель директора департамента государственной собственностиКировской области ________________ (Н.В. Перминова) «______» _____________ 2011 г. М.П. Директор департамента финансов Кировской области ________________ (Е.В. Ковалёва) «______» _____________ 2011 г. М.П.   УТВЕРЖДЕН Распоряжением департамента лесного хозяйства Кировской области от 22.12.2011 № 638
   

УСТАВ



2016-09-17 490 Обсуждений (0)
Сегодня в системе электронного документооборота Тульской области работает около 3000 человек, а число бумажных документов сведено к минимуму 0.00 из 5.00 0 оценок









Обсуждение в статье: Сегодня в системе электронного документооборота Тульской области работает около 3000 человек, а число бумажных документов сведено к минимуму

Обсуждений еще не было, будьте первым... ↓↓↓

Отправить сообщение

Популярное:
Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной...
Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней...
Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе...



©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (490)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.013 сек.)