Технология проведения делового совещания

В работе руководителя, связанной с организацией совещаний, можно выделить три этапа:

1) подготовка совещания;

2) проведение совещания;

3) подведение итогов совещания.

1 этап: Подготовка совещания

Подготовка совещания включает:

- планирование совещания;

- подготовка доклада и проекта решения;

- подготовка документов и помещения.

Планирование совещания

Запланированные совещания проводят обычно по графику, который составляется на месяц (квартал).

График согласовывают с общим распорядком дня предприятия. Он состоит из следующих пунктов:

1. Кто проводит совещание (директор, заместитель директора, главный бухгалтер и др.).

2. Время проведения (день недели и часы дня), например: второй и четвертый вторник в 16 час. 30 мин.

3. Место проведения.

4. Состав присутствующих.

В случае необходимости график дополняют повесткой дня.

Однако регулярные совещания типа ежедневных, а также оперативок, как правило, заранее оговоренного повестки дня не имеют. На них решают текущие, оперативные вопросы деятельности предприятия, подразделения.

Решение о проведении совещания принимает руководитель. При этом следует учитывать, что для участия в совещании от выполнения своих основных обязанностей отвлекаются, как правило, руководящие работники, имеющие высокую заработную плату. Очевидно, что принятие решения самим руководителем без привлечения широкого круга работников требует меньших затрат, чем проведение совещания. Таким образом, необходимость и целесообразность созыва совещания следует тщательно обдумать.

Цель совещания необходимо формулировать четко и однозначно. Правильная формулировка целей и задач совещания будет способствовать ее организованному проведению, предоставит возможности сосредоточить внимание коллектива на важнейших моментах, отделить второстепенные вопросы, правильно определить состав участников, повысить эффективность и целенаправленность решений, организовать контроль за их выполнением.

Цель проведения совещания может быть разной: получение и разъяснения информации (заслушивают и обсуждают отчеты подчиненных и руководителей, выясняют подробности и др.); обмен информацией, инструктирование подчиненных, консультации, обсуждения, необходимые при подготовке важных решений, определение задач и путей их выполнения; стимулирования новых идей и предложений; выработки и принятия коллективного решения, разборки конфликтных ситуаций; увязывания общих действий, координация сроков, распределение ресурсов, определения методов работы различных структур управления; обсуждения запланированных мероприятий, программ и проектов решений и др.

Определяя цель совещания, следует четко представлять ожидаемый результат (разработка рекомендаций, убеждения оппонентов, сообщение новой информации, согласования действий в сложившейся ситуации и т.д.). Повестка дня совещания должна содержать оптимальное количество вопросов (обычно он состоит из одного-двух пунктов), их формулировка должна быть четкой и понятной для всех участников совещания.

Разрабатывая повестку дня, необходимо соблюдать логично и психологично оправданной последовательности рассмотрения вопросов.

Первыми в повестку дня включают вопросы, по которым не предусматривается острая полемика. Затем обсуждают наиболее спорные проблемы, дискуссия по которым может быть острой и продолжительной.

Указанный порядок позволяет начать обсуждение дискуссионных проблем в спокойной обстановке, избежать предвзятости, ослабить внимание эмоциональных факторов. Может быть рекомендован и другой подход. Если в повестке дня несколько вопросов, первыми целесообразно обсуждать те, которые касаются всех присутствующих, а затем в более узком кругу, те которые оставшиеся.

Состав участников совещания устанавливают согласно с ее целью и повесткой дня. Он определяется степенью деловой заинтересованности потенциальных участников, их компетентностью, желанием и способностью активно участвовать в обсуждении, вносить свои предложения, предполагаемым участием в реализации решений совещания и другими факторами.

Количество участников совещания должно быть минимальным, желательно не более 20 чел. Неоправданное увеличение численности осложняет управление ходом совещания, продлевает дебаты, вызывает у присутствующих чувство неудовлетворенности, потерянного времени. С определенной степенью условности можно утверждать, что эффект от совещания обратно пропорционален количеству его участников.

В том случае, когда речь идет о регулярном проведении совещаний с утвержденной тематикой, может быть определен постоянный контингент участников.

Дата и время проведения совещания устанавливают согласно плану или по указанию руководителя. В случае необходимости их согласовывают с заинтересованными подразделениями и работниками. Продолжительность совещания не должно превышать 1,5 часа, а оперативного - 30-35 мин.

Совещание целесообразно проводить во второй половине дня, поскольку первая более производительная для самостоятельной работы. Не рекомендуется проводить более одного совещания в день, тем более с постоянным составом участников.

В графике, объявлении или сообщении о проведении совещания отмечают часы его начала и окончания. Это необходимо не только с точки зрения порядка, уважения к участникам, но и для того, чтобы каждый из них мог планировать свое рабочее время. Если совещание назначено, например на 14 ч., и работник не знает, когда оно закончится, тогда это не дает ему возможности назначить деловые встречи, договориться о совместной работе и др.

Определяя возможную длительность совещания, можно ориентироваться на такие, достаточно условные расчеты: доклад - 15-20 мин., ответы докладчика на вопросы - 5-7, выступление - 2-5, изложение проекта решения - 3-5, обсуждение и принятие решения - 8-10 мин. Итак, продолжительность обсуждения одного вопроса не должна превышать 45-50 мин. Следует учитывать, что через 20 - 30 мин. дебатов по одному вопросу люди теряют к нему интерес.

Способ оповещения участников зависит от условий работы и расположения организации, круга участников, технических средств. При этом используют график, доводят до сведения всех участников, объявления, приглашения, сообщение по телефону или радиосети и др. Не рекомендуется использовать фразу «Присутствие обязательно». Приглашение следует рассылать как можно раньше. Его текст должен быть четким и не вызывать вопросов у адресата.

Подготовка доклада и проекта решения

Подготовка доклада предусматривает: выбор докладчика, собственно подготовку доклада, его обсуждения и корректировки.

При выборе докладчика учитывают следующие факторы:

- значение проблемы; иногда целесообразно, чтобы с докладом выступал руководитель, подчеркивая тем самым важность вопроса;

- наличие среди подчиненных работника, который знает эту проблему, умеет изложить материал и пользуется авторитетом у коллег;

- необходимость в процессе совещания вести полемику по узкопрофессиональным вопросам, к которым руководитель может быть не готов (например, в период перехода предприятий и объединений на новые условия хозяйствования на многочисленных собраниях трудовых коллективов и совещаниях выступали с докладами, как правило, не первые руководители, а главные экономисты, начальники плановых, экономических, финансовых отделов и другие работники);

- желание руководителя активизировать подчиненных, повысить степень их участия в проведении тех или иных мероприятий.

Руководитель обсуждает с докладчиком цель, которую он ставит перед совещанием, основные идеи доклада, ее структуру, предполагаемые решения.

План доклада может состоять из следующих пунктов: вступление, основная часть доклада, предложения (рекомендации), заключение.

Во введении формулируют цель (задачу) совещания, положения, определяющие ее актуальность, предполагаемые результаты (выработать рекомендации, принять решение и т.д.). Следует четко определить предмет обсуждения и направление дискуссии.

В основном разделе формулируют все вопросы, подлежащие рассмотрению, подают их характеристику (причины, факторы, обстоятельства, условия) и отмечают пути решения.

Рекомендации следует выделить особо. В ряде случаев целесообразно подавать альтернативные варианты, чтобы присутствующие могли самостоятельно сделать выбор.

Вывод может быть представлен в виде итогов или выводов. В первом случае речь идет о кратком перечне основных положений доклада, во втором - на основе изложенных аргументов делают выводы и обобщения. В обоих случаях в заключении не рекомендуется использовать новые данные и аргументы.

В ряде случаев одновременно с докладом готовят проект решения. Если доклад является результатом индивидуального творчества руководителя (докладчика), то к выработке проекта решения совещания следует привлекать специалистов, руководителей, работников, которые его выполняли.

Проект решения должен быть конкретным, содержать четкие и однозначные формулировки с указанием исполнителей, сроков выполнения, предполагаемых результатов, форм контроля.

На практике при проведении совещаний во многих случаях отказываются от докладов. Подготовленную вместо доклада информацию заранее передают участникам совещания. Эффективность таких совещаний выше, чем традиционных. Участники имеют возможность серьезнее ознакомиться с материалом, тщательно продумать свою позицию.

Подготовка документов и помещения

Подготовка документов для участников совещания имеет цель:

- сократить время на изложение доклада;

- убедиться в том, что все знакомы с положениями и фактами, которые будут обсуждаться на совещании;

- сконцентрировать внимание участников на тех вопросах, которые докладчик считает основными.

Документы, которые перед началом совещания раздают участникам, содержат основные положения, выводы, предложения, а также описания, выдержки из директивных и нормативных документов, статистический материал, схемы и т.п.

Документы для участников совещания следует готовить и вручать заранее.

Подготовка участников к совещанию предусматривает:

- определение своей роли в решении задач, поставленных перед совещанием, выяснение своей позиции по вопросам, которые предполагается обсудить;

- подробное ознакомление с документами;

- четкая формулировка вопросов к ведущему и участникам;

- подготовку материалов (данных, аргументов, фактов) к полемике;

- подготовку текста выступления.

Помещение подбирают с учетом численности участников, чтобы каждый мог хорошо видеть и слушать докладчика. Помещения, где проводят совещание, как правило, это кабинет руководителя или зал (комната) для совещаний.

2-й этап: Проведение совещания

Проведение совещания включает:

- открытие совещания;

- объявления доклада;

- ответы на вопросы;

- обсуждение доклада.

Открытие совещания

Открывая совещание, руководитель, как правило, оглашает короткую вступительную речь. Он сообщает состав присутствующих, в случае необходимости поименно называет всех или некоторых участников.

Затем объявляют повестку дня совещания и извещают регламент. При этом целесообразно указать (напомнить) цель и задачи совещания, коротко охарактеризовать проблемы, поставленные перед его участниками (актуальность, важность, трудности, возникающие при их решении), подчеркнуть их практическое значение.

Продолжительность вступительной речи, как правило, составляет 5-7 мин.

Объявления доклада

Текст доклада должен содержать конкретные предложения, которые будут предметом обсуждения.

Доклад должен быть кратким и четким, при этом следует сделать необходимые акценты. Этому будут способствовать содержательная точность, логика изложения, грамотная речь, необходима эмоциональность.

Следует уделять внимание мотивации, которая способствует привлечению внимания слушателей, учитывать реакцию аудитории и менять эмоциональное построение выступления в соответствии с ней.

Достижению цели во многом способствует эмоциональность речи, которая повышает восприятие, усиливает воздействие на аудиторию, активизирует связь между тем, кто выступает, и слушателями. Особенно это важно во время полемики или дискуссии.

Ответы на вопросы

После окончания доклада (сообщения, информации) докладчик отвечает на вопросы, которые ему задают в устной или письменной форме.

Цель ответов на вопросы - разъяснить изложенное в докладе, углубить и дополнить материал согласно просьбе участников, убедить их в достоверности информации. Однако вопросы не должны выходить за пределы обсуждаемой темы, отвлекать участников от основной цели совещания.

Обсуждение доклада

Правильная и четкая организация обсуждения доклада (информации, текста) имеет большое значение для достижения цели совещания.

В процессе обсуждения доклада излагаются мнения участников совещания, раскрываются сильные и слабые стороны идей, заложенных в докладе, формулируются различные взгляды, рождаются новые идеи, подходы и методы.

Полемика должна происходить в деловой, конструктивной и доброжелательной обстановке. Право выступить на совещании должен иметь каждый ее участник.

3-й этап: Подведение итогов совещания

Подведение итогов совещания включает:

- принятие решения;

- подписание протокола;

- контроль за выполнением принятых решений.

Принятие решения - кульминация совещания.

Существуют следующие способы подготовки проекта решения и вариантов его принятия:

1) до начала совещания руководитель, его помощники или инициативная группа готовят проект решения, который вручают участникам, обсуждают в ходе совещания и принимают с изменениями и дополнениями, внесенными в ходе обсуждения; при обсуждении такой порядок может быть принципиально изменен;

2) проект готовят до начала совещания, однако участников с ним не знакомят; его авторы в ходе совещания вносят в проект изменения и дополнения, а затем предлагают его для обсуждения и принятия;

3) ведущий совещания готовит решение на основе обобщения мнений участников; как правило, такие решения должны иметь компромиссный характер и являются приемлемыми для представителей разных взглядов;

4) проект решения готовят в ходе совещания на основе внесенных предложений; таких проектов решения может быть несколько;

5) проект решения готовит руководитель, убеждая затем участников в целесообразности его принятия;

6) решения принимаются на основе единоначалия; руководитель формулирует его, игнорируя предложения всех или большинства участников, выкладывая при этом только аргументы, обусловивших такое решение.

К составлению проекта решения следует привлекать самых активных участников совещания, в частности, тех, чьи предложения вошли в этот проект.

Руководитель (ведущий совещания) обязан своевременно подписать протокол, а технический секретарь (референт, инспектор по делопроизводству или другой работник) - выполнить комплекс операций по контролю за выполнением принятых решений, своевременного их доведения до заинтересованных лиц.